Nello svolgimento della tua attività è possibile che ti venga richiesta la creazione di una fattura proforma. In determinati casi questo speciale documento di fatturazione è obbligatorio, in particolare su richiesta del cliente e per attività di import/export. In cosa si differenzia da una fattura standard? E quali sono le normative da considerare? Di seguito troverai tutte le informazioni necessarie sulla funzione di una fattura proforma e su come crearne una.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è una fattura proforma?
- A cosa serve una fattura proforma?
- È obbligatoria una fattura proforma?
- Quali informazioni sono richieste su una fattura proforma?
- Dove posso trovare un modello di fattura proforma?
Che cos'è una fattura proforma?
Una fattura proforma (cioè "per la forma" in latino) è una fattura provvisoria che non ha valore commerciale e pertanto non può essere pagata. Esiste esclusivamente per motivi formali e fornisce dettagli sui termini e le condizioni di vendita (allo stesso modo di un preventivo). Mentre un preventivo assume valore contrattuale una volta accettato, una fattura proforma non impegna né il cliente né il professionista in un rapporto commerciale. Questo documento, creato esclusivamente a scopo informativo, ha lo scopo di informare i potenziali clienti sulla natura dell'impegno proposto dal venditore. È modificabile e negoziabile e non ha alcun valore di carattere legale, contabile o fiscale.
A cosa serve una fattura proforma?
La fattura proforma è importante nel commercio internazionale: viene utilizzata per notificare alle autorità doganali la tipologia e il valore delle merci in transito. Viene utilizzata anche come prova dal cliente al momento di richiedere un anticipo o un credito alla propria banca. Il documento consente alla banca di verificare la legittimità e l'idoneità del cliente prima di procedere con il prestito di una somma di denaro.
Una fattura proforma è utile anche durante le trattative commerciali. Permette al cliente di valutare la proposta di vendita confrontandola con offerte di altri fornitori. Entrambe le parti possono modificare il documento come necessario man mano che le trattative procedono, senza alcun impegno formale. Qualora si decida di contrarre un impegno dovrà poi essere emessa una fattura standard.
Le attività esenti da IVA possono utilizzare una fattura proforma come prova delle proprie operazioni commerciali per l'ufficio tributario.
È obbligatoria una fattura proforma?
La redazione di una fattura proforma è un requisito obbligatorio per determinate attività di import/export. È questo il caso delle importazioni di veicoli nuovi, delle spedizioni intracomunitarie di opere d'arte e delle esportazioni di esplosivi verso paesi al di fuori dell'UE. Una fattura proforma è inoltre obbligatoria se il cliente la richiede per presentarla alla propria banca (ad esempio per un prestito).
Quali informazioni sono richieste su una fattura proforma?
Il contenuto di una fattura proforma è in genere simile a quello di una fattura standard, tranne per il fatto che deve iniziare con le parole "Fattura proforma". Il documento proforma deve includere l'indirizzo e altre informazioni di contatto dell'azienda, nonché i dati del potenziale cliente: nome, ragione sociale, indirizzo, numero SIREN e partita IVA (se applicabile). Sono richiesti anche la data di emissione e il numero della fattura (tenere presente che la numerazione delle fatture proforma è indipendente da quella delle fatture standard).
Una fattura proforma deve contenere il dettaglio della proposta commerciale, con una descrizione del servizio o del prodotto previsto, nonché la quantità, il prezzo unitario, il prezzo della manodopera e dei materiali richiesti (se applicabili), il prezzo totale tasse escluse, l'aliquota IVA applicabile, l'importo dell'IVA e il prezzo totale comprensivo di tutte le tasse (se applicabili). Se l'azienda non è tenuta al pagamento dell'IVA deve indicare "TVA non applicable, art. 293 B du CGI" (IVA non imponibile, Art. 293 B del codice generale delle imposte francese).
Informazioni specifiche
Altre informazioni importanti da inserire nella fattura proforma, se pertinenti per la transazione, includono eventuali sconti, modalità di pagamento, termini di pagamento e scadenze di consegna, penalità per eventuali ritardi, termini e condizioni di vendita e durata della validità della proposta.
Se la transazione riguarda un'operazione commerciale internazionale, devi specificare anche la valuta di fatturazione e i termini commerciali internazionali (Incoterms), il luogo in cui è previsto il ritiro della merce, il tuo numero di assicurazione aziendale e il trasferimento del titolo.
Dove posso trovare un modello di fattura proforma?
Puoi seguire il modello di fattura proforma fornito da La Poste oppure scaricare un software di fatturazione che ti aiuterà a creare la fattura. La soluzione Stripe Invoicing ti consente anche di automatizzare la creazione di fatture personalizzate e l'elaborazione di tutti i tipi di fatture, integrandosi perfettamente con il tuo software CRM (e senza richiedere alcuna riga di codice). Contatta un esperto Stripe oggi stesso per scoprire come semplificare l'intero processo di fatturazione della tua attività.