Du kan behöva skapa en proformafaktura som en del av dina företagsaktiviteter. Detta särskilda faktureringsdokument är obligatoriskt i vissa fall – särskilt på kundens begäran och vid import/export. Hur skiljer den sig från en vanlig faktura? Och vilka regler måste man ta hänsyn till? Nedan hittar du all information du behöver om vilken funktion en proformafaktura har och hur du skapar en sådan.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en proformafaktura?
  
• Vad är syftet med en proformafaktura?
  
• Är en proformafaktura obligatorisk?
  
• Vilken information krävs på en proformafaktura?
  
• Var hittar jag en proformafakturamall?
  

Vad är en proformafaktura?

En proformafaktura (dvs. ”för formens skull” på latin) är en provisorisk faktura som inte har något kommersiellt värde och därför inte kan betalas. Den existerar enbart ”för formens skull” och den ger detaljer om försäljningsvillkoren (på samma sätt som en offert). Medan en offert blir avtalsmässigt bindande när den väl har godkänts innebär en proformafaktura inte att vare sig kund eller företaget är bunden till en affärsförbindelse. Detta dokument har skapats uteslutande i informationssyfte och är avsett att informera potentiella kunder om vilken typ av åtagande som säljaren föreslår. Den kan ändras och förhandlas, och den har inget juridiskt, redovisningsmässigt eller skattemässigt värde.

Vad är syftet med en proformafaktura?

En proformafaktura är viktig inom internationell handel: den används för att meddela tullmyndigheterna om typen och värdet på de varor som skickas. Den används också som bevis av kunden när de ansöker om ett förskott eller kredit från sin bank. Dokumentet gör det möjligt för banken att verifiera kundens legitimitet och behörighet innan de lånar ut en summa pengar.

En proformafaktura är också användbar under affärsförhandlingar. Det gör det möjligt för kunden att bedöma försäljningsförslaget genom att jämföra det med erbjudanden från andra leverantörer. Båda parter kan ändra dokumentet efter behov i takt med att förhandlingarna fortskrider, utan något formellt åtagande. En standardiserad faktura måste sedan utfärdas om de beslutar sig för att göra ett åtagande.

Alla företag som är momsbefriade kan använda en proformafaktura som bevis av sin kommersiella verksamhet för skattemyndigheter.

Är en proformafaktura obligatorisk?

Att upprätta en proformafaktura är ett obligatoriskt krav för vissa import-/exportverksamheter. Detta är fallet för import av nya fordon, transporter av konstverk inom unionen och export av sprängämnen till länder utanför EU. En proformafaktura är också obligatorisk om en kund begär att den ska presenteras för sin bank (t.ex. för ett lån).

Vilken information krävs på en proformafaktura?

Innehållet i en proformafaktura liknar i allmänhet innehållet i ett standardfaktura, förutom att det måste börja med orden”Proformafaktura”. Proformadokumentet måste innehålla företagets adress och andra kontaktuppgifter samt den potentiella kundens kontaktuppgifter: namn, företagsnamn, adress, SIREN-nummer och momsregistreringsnummer (om tillämpligt). Datum då fakturan utfärdades och fakturanumret krävs också (observera att proformafakturor numreras fristående från standardfakturor).

En proformafaktura måste innehålla en detaljerad uppdelning av företagets förslag, med en beskrivning av den planerade tjänsten eller produkten samt kvantiteten, enhetspriset, priset på arbete och material som krävs (om tillämpligt), det totala priset exklusive skatt, den tillämpliga momssatsen, beloppet för moms; och det totala priset inklusive alla skatter (om tillämpligt). Om företaget inte är momspliktigt måste det ange ”TVA non applicable, art. 293 B du CGI” (”moms ej tillämpligt, art. 293 B i den franska allmänna skattelagen”).

Specifik information

Annan viktig information som ska ingå på din proformafaktura inkluderar eventuella rabatter; betalningsmetoder; betalningsvillkor och leveranstider, påföljder för eventuella förseningar, försäljningsvillkor samt giltighetsperioden för förslaget – förutsatt att dessa är relevanta för din transaktion.

Om transaktionen omfattar en internationell företagsverksamhet måste du också ange faktureringsvalutor och internationella kommersiella villkor (Incoterms), plats där varorna ska hämtas, ditt företags försäkringsnummer och överförande av äganderätten.

Var kan jag hitta en proformafakturamall?

Du kan följa proformafakturamallen som tillhandahålls av La Poste, eller ladda ner faktureringsprogram som hjälper dig att skapa fakturan. Lösningen Stripe Invoicing låter dig också automatisera anpassade fakturor och behandla alla typer av fakturor, vilket möjliggör sömlös integration med ditt CRM-program (utan att kräva någon programmering). Tala med en Stripe-expert idag för att se hur du kan förenkla din faktureringsprocess från början till slut.