Een factuur is een zakelijk document dat door een professional wordt uitgegeven en dat de verkoop van producten of diensten aan een klant bevestigt. Net als een offerte bevat het de verkoopvoorwaarden en het te betalen bedrag, en is het vereist voor elke transactie tussen professionals (lees meer over offertes voor zelfstandigen). Hoe maak je als zelfstandige je facturen? Hoe bepaal je welke informatie je erop zet? Dit artikel gaat over de specifieke details van facturering voor zelfstandigen en micro-ondernemingen, inclusief verplichte informatie en gratis factuursjablonen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het nut van facturen voor zelfstandigen?
  
• Wanneer moet je als zelfstandige een factuur sturen?
  
• Wat zijn de regels voor factureren voor zelfstandigen?
  
• Welke info moet je echt vermelden?
  
• Waar kan ik een factuursjabloon voor zelfstandigen vinden?
  

Wat is het nut van facturen voor zelfstandigen?

De factuur heeft drie belangrijke functies. Juridisch gezien dient ze als bewijs van een verkoop in geval van een geschil of niet-betaling door de klant. Ze is ook een ondersteunend document voor boekhoudkundige doeleinden, waarmee micro-ondernemingen hun jaarrekening kunnen opstellen. Ten slotte bieden facturen bij controles door het belastingkantoor concreet bewijs van de betreffende financiële transactie en onderbouwen ze de door de zelfstandige voor elke boekhoudperiode opgegeven omzet en belasting over de toegevoegde waarde (btw). Daarom is het belangrijk om te weten welke factureringsverplichtingen er voor zelfstandigen gelden.

Wanneer moet je als zelfstandige een factuur sturen?

Facturen zijn verplicht voor transacties tussen twee professionals (dat wil zeggen wanneer je een dienst verleent of een product verkoopt aan een andere zelfstandige, een bedrijf, een vereniging of een openbare dienst). Ze moeten worden uitgereikt zodra de verkoop heeft plaatsgevonden of je klaar bent met het verlenen van je dienst.

Bij verkoop aan een particulier hoef je daarentegen niet altijd een factuur te sturen, behalve in de volgende gevallen: verkoop op afstand of online, leveringen aan openbare veilingen (van gebruikte goederen, kunstwerken, verzamelobjecten of antiek), leveringen binnen de EU die niet b en onderworpen zijn aan btw, of vastgoedprojecten. Facturen zijn ook verplicht als de prijs voor het leveren van een dienst hoger is dan of gelijk is aan 25 euro, inclusief eventuele belastingen (inclusief), of als de individuele klant om een factuur vraagt.

Wat zijn de regels voor facturering voor zelfstandigen?

Net als elk ander bedrijf moeten zelfstandigen zich aan bepaalde factureringsverplichtingen houden. Facturen moeten in het Frans worden opgesteld en er moet een kopie zijn, zodat beide partijen een bewijs van de transactie hebben. Volgens het Franse Wetboek van Koophandel moeten facturen zonder uitzondering in chronologische volgorde worden genummerd en tien jaar door de zelfstandige worden bewaard. Ten slotte moeten facturen, om geldig te zijn, bepaalde verplichte informatie bevatten, zoals hieronder vermeld.

Welke info is verplicht?

Het eerste dat je in je document moet zetten, is 'factuur' of 'overzicht van kosten' als je professionele diensten aanbiedt. Daarna moet je de factuur en de afzonderlijke pagina's van het document nummeren (als je er meer dan één hebt).

De uitgiftedatum van de factuur, de verkoopdatum en de betalingstermijn moeten op je facturen staan als je zelfstandig ondernemer bent. Let op: de verkoopdatum van een product is de dag waarop het daadwerkelijk is geleverd, terwijl de datum van dienstverlening de laatste dag is waarop het werk is uitgevoerd.

Daarnaast moet je zonder uitzondering je gegevens en die van je klant vermelden: je naam en handelsnaam, de woorden "entreprise individuelle" of "EI", je bedrijfsadres (of thuisadres als je vanuit huis werkt), de naam van je klant, de naam van hun bedrijf, en ook hun factuuradres.

Je moet ook je Siren-nummer vermelden, het register waarin je bent ingeschreven, d.w.z. het nummer van het "registre du commerce et des sociétés" (handels- en vennootschapsregister, afgekort RCS) voor detailhandelaren en het nummer van het "répertoire des métiers" (beroepenregister, afgekort RM) voor ambachtslieden – en de stad of het departement in Frankrijk waar je microbedrijf is geregistreerd. Houd er ook rekening mee dat je moet wachten tot je je Siren-nummer hebt ontvangen voordat je facturen gaat maken. Als jij en je klant btw-plichtig zijn, moet je de relevante btw-nummers opgeven.

Je facturen moeten een gedetailleerde beschrijving bevatten van de verkochte producten of geleverde diensten. Over het algemeen moet je voor elk artikel een regel toevoegen. Begin je beschrijving met details over het product of de dienst (de aard, het merk, het referentienummer van het product, de geleverde materialen, arbeid, enz. ). Maak vervolgens een gedetailleerd overzicht met de hoeveelheid, eenheid en eenheidsprijs voor elk artikel vóór belasting (netto) of de tijd die nodig is in het geval van diensten. Vermeld de leverings- of transportkosten of zelfs de kortingsprijs (indien van toepassing), het totale nettototaal, evenals het tarief en het bedrag van de btw en het totale bedrag inclusief belastingen (inclusief), indien van toepassing. Als je micro-onderneming niet btw-plichtig is, vermeld dan "btw niet van toepassing, artikel 293 B van de Franse algemene belastingwet".

Let op: als producten en diensten onderworpen zijn aan verschillende btw-tarieven, vermeld dan het btw-tarief dat van toepassing is op elk gefactureerd artikel.

Specifieke info

Als je zaken doet met een buitenlandse klant, moet je je EU-btw-nummer op je factuur zetten (en ook het btw-nummer van je klant). Het is ook handig om je beroepsaansprakelijkheidsverzekeringsnummer en eventuele boetes voor te late betaling (indien van toepassing) te vermelden.

Het inkoopordernummer en de woorden "verleggingsregeling" (met betrekking tot btw),
'milieubijdrage voor AEEA' (in verband met afgedankte elektrische en elektronische apparatuur) en 'lid van een erkende vereniging, betaling per cheque en bankkaart wordt geaccepteerd' moeten ook worden vermeld als deze op jou van toepassing zijn.

Tot slot, als je elektrische, fotografische, telefonische, doe-het-zelf- of tuinapparatuur verkoopt, moet je verwijzen naar de wettelijke garantie. Dit geldt ook voor computerapparatuur, speelgoed en spelletjes, sportartikelen, klokken en horloges, zonnebrillen, verlichting en meubels.

Boetes

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je facturen voldoen aan de regels van de Franse overheid: als er facturen tussen professionals ontbreken of als er een nep-factuur wordt gemaakt, kun je een boete van 75.000 euro krijgen. Je moet ook 15 euro betalen als er iets niet klopt of ontbreekt op je facturen.

Waar kan ik een factuursjabloon voor zelfstandigen vinden?

URSSAF, het Franse bureau voor de inning van sociale premies, heeft een gratis factuursjabloon voor zelfstandigen op zijn website. Je kunt ook kijken naar het voorbeeld van een factuur (voor alle bedrijven) dat de Franse overheid heeft gemaakt.

Bovendien kun je je hele factureringssysteem vereenvoudigen met behulp van veelzijdige tools zoals Stripe Invoicing, een geïntegreerde oplossing die het aanmaken van facturen optimaliseert, de opname van inkomsten automatiseert en de vereffening van facturen versnelt (de meeste Stripe-facturen worden binnen drie dagen betaald), zonder dat je daarvoor code hoeft te schrijven. Neem vandaag nog contact op met een van onze experts om te ontdekken hoe Stripe je kan helpen bij het end-to-end beheer van je facturering.