Una factura es un documento empresarial emitido por un profesional que confirma la venta de productos o servicios a un cliente. Al igual que un presupuesto, establece las condiciones de venta y el importe a pagar, y es necesaria para cualquier transacción entre profesionales (obtén más información sobre los presupuestos de autónomos). Entonces, ¿cómo creas tus facturas como persona autónoma? ¿Cómo decides qué información incluir? Este artículo se centrará en los detalles específicos de facturación para autónomos y microempresas, incluida cualquier información obligatoria y plantillas de facturas gratuitas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué función cumplen las facturas para los autónomos?
  
• ¿Cuándo es obligatoria la facturación para los autónomos?
  
• ¿Cuáles son las normas de facturación para los autónomos?
  
• ¿Qué información es obligatoria?
  
• ¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura para autónomos?
  

¿Qué función cumplen las facturas para los autónomos?

La factura tiene tres funciones principales. Desde una perspectiva legal, sirve como prueba de una venta en caso de una disputa o falta de pago por parte del cliente. Asimismo, es un documento justificativo a efectos contables, que puede permitir a las microempresas elaborar sus cuentas anuales. Por último, en caso de control por parte de la agencia fiscal, las facturas son una prueba concreta de la transacción financiera en cuestión y justifican los ingresos y el impuesto sobre el valor agregado (IVA) declarado por la persona autónoma para cada período contable. Por ello, es fundamental comprender las obligaciones de facturación que se aplican a los autónomos.

¿Cuándo es obligatoria la facturación para los autónomos?

Las facturas son obligatorias para las transacciones entre dos profesionales (cuando prestas un servicio o vendes un producto a otra persona autónoma, una empresa, una asociación o un servicio público). Deben emitirse una vez que se haya realizado la venta o cuando se haya terminado de prestar el servicio.

En cambio, la facturación no siempre es obligatoria en caso de venta a una persona particular, excepto en los siguientes casos: distancia o ventas en línea, entregas realizadas en subastas públicas (de bienes usados, obras de arte, coleccionables o antigüedades), entregas dentro de la UE no sujetas al IVA o proyectos inmobiliarios. Las facturas también son obligatorias cuando el precio de la prestación de un servicio es superior o igual a 25 euros (impuestos incluidos) o cuando el cliente particular lo solicita.

¿Cuáles son las normas de facturación para los autónomos?

Como cualquier empresa, la persona autónoma debe tener en cuenta determinadas obligaciones de facturación. Las facturas deben redactarse en francés y tener una copia duplicada, de forma tal que ambas partes puedan contar con una prueba de la transacción. Según el Código de Comercio francés, las facturas deben (sin excepción) numerarse en orden cronológico y la persona autónoma debe conservarlas durante 10 años. Por último, para que sean válidas las facturas, deben contener determinada información obligatoria, que figura a continuación.

¿Qué información es obligatoria?

El primer dato que debes incluir en tu documento es la mención de «factura» o «declaración de comisiones» si ofreces servicios para profesionales. Luego debes numerar la factura, así como todas las páginas del documento (en caso de que haya más de una).

La fecha de emisión de la factura, la fecha de la venta y el plazo de pago deben figurar en tus facturas si eres un trabajador autónomo. Ten en cuenta que la fecha de venta de un producto es el día real de la entrega, mientras que la fecha de la prestación del servicio es el último día en que se realiza el trabajo.

Además, debes (sin excepción) indicar tus datos y los de tu cliente: tu nombre y nombre comercial, las palabras «entreprise individuelle» o «EI», la dirección de tu empresa (o domicilio particular si trabajas desde casa), el nombre de tu cliente, el nombre de su empresa y su dirección para fines de facturación.

Asimismo, debes indicar tu número SIREN, el registro en el que figuras, es decir, el número de «registre du commerce et des sociétés» (el registro mercantil o «RCS» por sus siglas en francés) en el caso de los minoristas y el número de «répertoire des métiers» (el directorio de oficios o «RM») en el caso de los comerciantes y el municipio o el número del departamento de Francia en el que está registrada tu microempresa. Ten en cuenta también que debes esperar a recibir tu número SIREN antes de empezar a crear facturas. Si tú y tu cliente están exentos del IVA, deberás facilitar los IVA|CIF|VIES pertinentes.

Tus facturas deben contener una descripción detallada de los productos vendidos o servicios prestados. En términos generales, debes agregar una línea para cada artículo. Empieza la descripción dando detalles del producto vendido o servicio prestado (la naturaleza, la marca, el número de referencia del producto, los materiales suministrados, la mano de obra, etc.). Luego, elabora un desglose detallado donde se muestre la cantidad, las unidades y el precio por unidad de cada artículo antes de impuestos (neto) o el tiempo empleado en el caso de los servicios. Indica las comisiones de entrega o transporte, o incluso el precio descontado (si procede), el total neto general, así como el tipo y el importe de cada IVA y el importe total, impuestos incluidos (si procede). Si tu microempresa no está sujeta al IVA, indica «IVA no aplicable, Artículo 293 B del Código General de Impuestos francés».

Ten en cuenta que, si los productos y servicios están sujetos al IVA a diferentes tipos, indica el tipo de IVA que se aplica a cada artículo facturado.

Información específica

Si realizas una transacción con un cliente extranjero, debes incluir tu IVA|CIF|VIES de la UE en tu factura (así como el IVA|CIF|VIES del cliente). Asimismo, se recomienda que indiques tu número de seguro de responsabilidad profesional y cualquier multa por retraso en un pago (según proceda).

El número de pedido de compra y las palabras «inversión del sujeto pasivo» (en relación con el IVA),
«ecotasa de contribución por RAEE» (en relación con los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos) y «miembro de una asociación autorizada, se acepta el pago por cheque y tarjeta bancaria» también deben figurar si se aplican a tu caso.

Por último, si vendes equipos eléctricos, fotográficos, telefónicos, de bricolaje o de jardinería, debes consultar la garantía legal. Esto también se aplica a los equipos informáticos, juguetes y juegos, equipamientos deportivos, relojes, gafas de sol, iluminación y muebles.

Multas

Es importante garantizar que tus facturas cumplen con las obligaciones impuestas por el Gobierno francés: si falta alguna factura entre profesionales o se crea una factura falsa, puede que debas pagar una multa de 75,000 euros. También tendrás que pagar 15 euros si algún dato es impreciso o si falta información en tus facturas.

¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura para autónomos?

URSSAF, la red de Uniones para la Recaudación de las Cotizaciones de Seguridad Social y Prestaciones Familiares de Francia, cuenta con una plantilla de factura gratuita para autónomos en su sitio web. Asimismo, puedes consultar el modelo de factura (para todas las empresas) facilitado por el Gobierno francés.

Además, puedes simplificar todo tu sistema de facturación con la ayuda de herramientas versátiles como Stripe Invoicing, una solución integrada que optimiza la creación de facturas, automatiza el reconocimiento de ingresos y acelera el cobro de facturas (la mayoría de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de tres días) sin necesidad de escribir código. Para saber cómo puede ayudarte Stripe a gestionar tu facturación de principio a fin, ponte en contacto con uno de nuestros expertos hoy mismo.