Una factura es un documento empresarial emitido por un profesional que confirma la venta de productos o servicios a un cliente. Al igual que un presupuesto, establece las condiciones de venta y el importe a pagar, y es necesaria para cualquier transacción entre profesionales (más información sobre los presupuestos de autónomos). Entonces, ¿cómo creas tus facturas cuando trabajas por cuenta propia? ¿Cómo decides qué información incluir? Este artículo se centrará en los detalles específicos de facturación para autónomos y microempresas, incluida cualquier información obligatoria y plantillas de facturas gratuitas.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué función tienen las facturas para las personas autónomas?
- ¿Cuándo es obligatoria la facturación para las personas autónomas?
- ¿Cuáles son las normas de facturación para las personas autónomas?
- ¿Qué información es obligatoria?
- ¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura para autónomos?
¿Qué función tienen las facturas para las personas autónomas?
La factura tiene tres funciones principales. Desde una perspectiva legal, sirve como prueba de una venta en caso de una disputa o impago por parte del cliente. Asimismo, es un documento de apoyo con fines de contabilidad, que pueden permitir a las microempresas compilar sus cuentas anuales. En última instancia, en caso de comprobaciones por parte de la oficina fiscal, las facturas son una prueba concreta de la transacción financiera en cuestión y justifican los ingresos y el impuesto sobre el valor añadido (IVA) declarado por la persona autónoma por cada período contable. Por ello, es esencial entender las obligaciones de facturación aplicables a las personas autónomas.
¿Cuándo es obligatoria la facturación para las personas autónomas?
Las facturas son obligatorias para las transacciones entre dos profesionales (cuando prestas un servicio o vendes un producto a otra persona autónoma, una empresa, una asociación o un servicio público). Deben emitirse una vez que se haya realizado la venta o que hayas terminado de prestar tu servicio.
En cambio, la facturación no siempre es obligatoria en caso de venta a una persona particular, excepto en los siguientes casos: distancia o ventas en línea, entregas realizadas en subastas públicas (de bienes utilizados, obras de arte, coleccionables o antigüedades), entregas dentro de la UE no sujetas al IVA o proyectos inmobiliarios. Las facturas también son obligatorias cuando el precio de la prestación de un servicio es superior o igual a 25 euros (impuestos incluidos) o cuando el cliente particular pide una.
¿Cuáles son las normas de facturación para las personas autónomas?
Como cualquier empresa, la persona autónoma debe tener en cuenta determinadas obligaciones de facturación. Las facturas deben redactarse en francés y tener una copia duplicada, de forma ambas partes puedan contar con una prueba de la transacción. Según el Código de Comercio francés, las facturas deben (sin excepción) numerarse en orden cronológico y la persona autónoma debe conservarlas durante 10 años. Por último, para que sean válidas las facturas, deben contener determinada información obligatoria, que figura a continuación.
¿Qué información es obligatoria?
El primer dato que debes incluir en tu documento es la mención de «factura» o «declaración de comisiones» si ofreces servicios para profesionales. Luego debes numerar la factura, así como todas las páginas del documento (en caso de que haya más de una).
La fecha de emisión de la factura, la fecha de la venta y el plazo de pago deben figurar en tus facturas si trabajas por cuenta propia. Ten en cuenta que la venta de un producto es el día real de la entrega, mientras que la fecha de la prestación del servicio es el último día en que se realiza el trabajo.
Además, debes (sin excepción) indicar tus datos y los de tu cliente: tu nombre y DBA, las palabras «entreprise individuelle» o «EI», la dirección de tu empresa (o domicilio particular si trabajas desde casa), el nombre de tu cliente, el nombre de su empresa y su dirección para fines de facturación.
Asimismo, debes indicar tu número SIREN, el registro en el que figuras —es decir, el número de «registre du commerce et des sociétés» (el registro mercantil o «RCS» por sus siglas en francés) en el caso de los minoristas y el número de «répertoire des métiers» (el directorio de oficios o «RM») en el caso de los comerciantes— y el municipio o el número del departamento de Francia en el que está registrada tu microempresa. Ten en cuenta también que debes esperar a recibir tu número SIREN antes de empezar a crear facturas. Si tú y tu cliente estáis exentos del IVA, deberás facilitar los IVA|CIF|VIES pertinentes.
Tus facturas deben contener una descripción detallada de los productos vendidos o servicios prestados. En términos generales, debes añadir una línea para cada artículo. Empieza la descripción dando detalles del producto vendido o servicio prestado (la naturaleza, la marca, el número de referencia del producto, los materiales suministrados, la mano de obra, etc.). Luego, elabora un desglose detallado donde se muestre la cantidad, la unidad y el precio por unidad de cada artículo antes de impuestos (neto) o el tiempo empleado en el caso de los servicios. Indica las comisiones de entrega o transporte, o incluso el precio descontado (si aplica), el total neto general, así como el tipo y el importe de cada IVA y el importe total, impuestos incluidos (si aplica). Si tu microempresa no está sujeta al IVA, indica «IVA no aplicable, artículo 293 B del Código General de Impuestos francés».
Ten en cuenta que, si los productos y servicios están sujetos al IVA a diferentes tipos, indica el tipo de IVA que se aplica a cada artículo facturado.
Información específica
Si realizas una transacción con un cliente extranjero, debes incluir tu IVA|CIF|VIES de la UE en tu factura (así como el IVA|CIF|VIES del cliente). Asimismo, se recomienda que indiques tu número de seguro de responsabilidad profesional y cualquier multa por retraso en un pago (según proceda).
El número de pedido y las palabras «inversión del sujeto pasivo» (en relación con el IVA),
«ecotasa de contribución por RAEE» (en relación con los residuos de aparatos eléctricos y electrónicos) y «miembro de una asociación autorizada, se acepta el pago por cheque y tarjeta bancaria» también deben figurar si se te aplican.
Por último, si vendes equipos eléctricos, fotográficos, telefónicos, de bricolaje o de jardinería, debes consultar la garantía legal. Esto también se aplica a los equipos informáticos, juguetes y juegos, equipamientos deportivos, relojes, gafas de sol, iluminación y muebles.
Multas
Es importante garantizar que tus facturas cumplen con las obligaciones impuestos por el Gobierno francés: si falta alguna factura entre profesionales o se crea una factura falsa, puede que debas pagar una sanción de 75.000 euros. También tendrás que pagar 15 euros si algún dato es impreciso o si falta información en tus facturas.
¿Dónde puedo encontrar una plantilla de factura para autónomos?
URSSAF, la red de Uniones para la Recaudación de las Cotizaciones de Seguridad Social y Prestaciones Familiares de Francia, cuenta en su sitio web con una plantilla de factura gratuita para autónomos. Asimismo, puedes consultar el ejemplo de factura (para todas las empresas) que ofrece el Gobierno francés.
Además, puedes simplificar todo tu sistema de facturación con la ayuda de herramientas versátiles como Stripe Invoicing, una solución integrada que optimiza la creación de facturas, automatiza el reconocimiento de ingresos y acelera el cobro de facturas (la mayoría de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de tres días) sin necesidad de escribir código. Para saber cómo puede ayudarte Stripe a gestionar tu facturación de principio a fin, contacta con uno de nuestros expertos hoy mismo.