Die meisten Unternehmen müssen im Rahmen von Geschäftstransaktionen Rechnungen ausstellen. Daher ist es wichtig, mit den Anforderungen der Steuerbehörden an die Rechnungsstellung vertraut zu sein. Wann ist eine Rechnung zwingend erforderlich? Sind die vorgeschriebenen Angaben je nach Art des Geschäftsvorgangs unterschiedlich? Gibt es eine Rechnungsvorlage zur Orientierung? In diesem Artikel finden Sie Antworten auf diese Fragen und erfahren, wie Sie eine regelkonforme Rechnung ausstellen.

Zudem können Sie sich über die Pflichtangaben auf Rechnungen von Selbstständigen informieren und mehr über die Reform der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen in unseren verwandten Artikeln lesen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung und wozu dient sie?
  
• Ist die Ausstellung einer Rechnung verpflichtend?
  
• Was sind die Regeln für die Rechnungsstellung?
  
• Welche Angaben müssen auf einer Rechnung stehen?
  
• Was geschieht im Falle von Fehlern bei der Rechnungsstellung?
  
• So erstellen Sie eine regelkonforme Rechnung
  

Was ist eine Rechnung und wozu dient sie?

Eine Rechnung ist ein kaufmännisches, steuerliches und buchhalterisches Dokument, das eine Transaktion zwischen einem Unternehmen und seinen Kundinnen bzw. Kunden dokumentiert. Sie ist der Nachweis für den Kauf und enthält die Bedingungen der Transaktion sowie den von der Kundin oder dem Kunden zu zahlenden Betrag. Sie ist entscheidend für die Berechnung des Jahresumsatzes eines Unternehmens und der im Rahmen der Umsatzsteuererklärung an den Staat abzuführenden Steuer (falls das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist).

Hinweis: Wenn Sie selbstständig tätig sind, wird Ihre Rechnung in Form einer sogenannten „note d'honoraire“ ausgestellt, wenn es sich um eine Dienstleistung für Privatkundinnen bzw. -kunden handelt. Dieses Dokument ähnelt einer normalen Rechnung und muss die selben Angaben enthalten. Das Gleiche gilt für Mietquittungen.

Ist die Ausstellung einer Rechnung verpflichtend?

Bei allen Business-to-Business(B2B)-Transaktionen muss gemäß den Vorschriften der Steuerbehörden eine Rechnung ausgestellt werden. Die Ausstellung einer Rechnung an eine Privatperson ist jedoch nicht immer zwingend erforderlich, außer in den folgenden Fällen:

• Wenn die Privatperson eine solche verlangt
  
• Bei einem Ferngeschäft
  
• Im Rahmen einer Lieferung innerhalb der EU, die nicht der Umsatzsteuer unterliegt
  
• Wenn Ihre Dienstleistung mehr als 25 Euro inklusive aller Steuern kostet („toutes taxes comprises“ oder „TTC“)
  

In allen oben nicht aufgeführten Fällen ist die Privatkundin bzw. der Privatkunde dafür verantwortlich, eine Rechnung von der Anbieterin oder dem Anbieter anzufordern, wenn sie bzw. er einen Beleg für die Transaktion wünscht.

Was sind die Regeln für die Rechnungsstellung?

Die französischen Steuerbehörden verlangen, dass die Rechnungen in zwei Exemplaren und in französischer Sprache ausgestellt werden. Damit die Rechnung gültig ist, muss die Nummerierung durchgehend chronologisch sein und darf nicht unterbrochen werden. Außerdem muss das Unternehmen seiner Kundschaft die Rechnung zum Zeitpunkt der Lieferung der Waren oder der Erbringung der Dienstleistung ausstellen und sie für den Fall einer Steuerprüfung mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.

Ein französisches Unternehmen kann eine Rechnung in einer Fremdwährung ausstellen, sofern diese Währung international anerkannt ist und in Euro umgerechnet werden kann (um die Buchhaltung des Unternehmens nicht zu erschweren). In bestimmten Fällen (und nach Ermessen der Steuerbehörden) kann ein Unternehmen eine Rechnung in einer Fremdsprache ausstellen, muss aber den Steuerbehörden eine französische Übersetzung vorlegen.

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung stehen?

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen müssen alle Rechnungen folgende Angaben enthalten:

• Die Bezeichnung „facture“ (Rechnung)
  
• Rechnungsnummer
  
• Ausstellungsdatum der Rechnung
  
• Kontaktangaben des Unternehmens: Name und Handelsbezeichnung, SIREN- oder SIRET-Nummer, Rechtsform und Höhe des eingetragenen Kapitals
  
• Melderegister – Die Handelsregisternummer (RCS) und den Ort der Eintragung bei gewerblichen Kaufleuten bzw. die Gewerberegisternummer (RM) bei handwerklichen Tätigkeiten
  
• Geschäftsadresse und Rechnungsadresse (falls abweichend)
  
• Kontaktdaten der Kundin oder des Kunden: Name, Unternehmensname, Rechnungs- und Lieferadresse
  
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen)
  
• Bestellnummer (falls zutreffend)
  
• Datum des Kaufs oder der Dienstleistung
  
• Beschreibung und detaillierte Aufschlüsselung jedes verkauften Artikels oder jeder erbrachten Dienstleistung (allgemeine Übersicht, eine separate Zeile pro Artikel), einschließlich: Einheit, Menge, Art, Marke, Artikelnummer, verwendetes Material, Arbeitsaufwand
  
• Der Preis pro Einheit ohne Steuern („hors taxe“ oder „HT“) für jeden Warenposten bzw. jede Dienstleistung
  
• Gesamtbetrag ohne Steuern (oder Katalogpreis)
  
• Den geltenden Umsatzsteuersatz für jeden in Rechnung gestellten Artikel oder den Vermerk „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“ („USt. nicht anwendbar, Art. 293 B der französischen Abgabenordnung“), sofern Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind
  
• Umsatzsteuerbetrag, falls zutreffend
  
• Betrag einschließlich aller Steuern („TTC“), falls zutreffend
  

Weitere verpflichtende Angaben

Je nach Art des Umsatzes müssen auf einer Kundenrechnung zusätzliche Angaben gemacht werden. Bei Transaktionen mit ausländischen Kundinnen und Kunden muss die innergemeinschaftliche Umsatzsteuernummer beider Parteien auf der Rechnung angegeben werden.

Außerdem müssen etwaige Ermäßigungen, das Zahlungsdatum, die Zahlungsbedingungen und -methoden (sowie das Fälligkeitsdatum), die Verkaufsbedingungen, der Strafzins bei Nichtzahlung, die Versand- oder Lieferkosten sowie gegebenenfalls die Gebühren für Rückforderung und Zahlungsverzug angegeben werden.

Weitere wichtige Informationen, die in bestimmten Fällen erforderlich sind:

• Angaben zur Berufshaftpflichtversicherung für Personen, die eine handwerkliche Tätigkeit ausüben
  
• Den Hinweis „eco-participation WEEE“ (Öko-Beitrag zu Elektro- und Elektronikgeräte-Abfall)
  
• Den Hinweis „membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté“ (Mitglied eines anerkannten Verbandes, Zahlung per Scheck und Kreditkarte möglich)
  
• Hinweis auf die zweijährige gesetzliche Konformitätsgarantie
  
• Die Angabe „autoliquidation de la TVA“ (Umkehrung der Steuerschuld)
  

Was geschieht im Falle von Fehlern bei der Rechnungsstellung?

Jede fehlende oder falsche Angabe auf einer übermittelten Rechnung kostet Sie 15 Euro pro Angabe. Andererseits riskieren Sie eine Geldstrafe von bis zu 75.000 Euro für natürliche Personen und 375.000 Euro für Unternehmen, wenn Sie eine fiktive Rechnung erstellen oder überhaupt keine B2B-Rechnung ausstellen. Es ist daher wichtig, dass Sie sich über die für Ihre Geschäftstätigkeit erforderlichen Vorschriften zur Rechnungsstellung auf dem Laufenden halten.

Wenn in einer bereits erstellten Rechnung ein Fehler entdeckt wird, können Sie diese entweder korrigieren (wenn sie noch nicht an die Kundin den Kunden versandt wurde) oder komplett stornieren und eine neue Rechnung erstellen. Die neue Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben, die sich von der vorherigen unterscheidet, damit Sie die vorgenommenen Änderungen leichter nachvollziehen können.

So erstellen Sie eine regelkonforme Rechnung

Auf der offiziellen Website der französischen Behörden finden Sie eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben, die in Ihren Unterlagen enthalten sein müssen. Es sind zwei Beispiele verfügbar: eine für Geschäftskundinnen bzw. -kunden und eine für Privatkundinnen bzw. -kunden.

Darüber hinaus können Sie Ihre Buchhaltungsaufgaben vereinfachen, indem Sie eine Software zur Rechnungsstellung verwenden, die automatisch Rechnungen erstellt, ohne dass Sie dafür Programmierkenntnisse benötigen. Stripe Invoicing bietet eine Lösung, die vollständig in Ihre bestehenden Tools integriert werden kann: Sie optimiert Ihre Buchhaltungsprozesse, indem sie die Rechnungsanpassung erleichtert, die Umsatzabrechnung automatisiert und den Prozess der Rechnungszahlung beschleunigt (Stripe-Rechnungen werden in der Regel innerhalb von drei Tagen bezahlt). Kontaktieren Sie ein Mitglied unseres Expertenteams, um mehr über dieses Thema zu erfahren.