Je klant heeft je gevraagd om een betalingscertificaat uit te geven. Wat moet je doen? Wat zijn betalingscertificaten? Is er een sjabloon voor betalingscertificaten dat je kunt gebruiken? In dit artikel vind je alles wat je als bedrijf of vereniging moet weten over betalingscertificaten, inclusief hoe ze verschillen van facturen en kwitanties, en welke informatie je erop moet zetten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn betalingscertificaten en waarvoor worden ze gebruikt?
  
• Wat is het verschil tussen een betalingscertificaat en een factuur?
  
• Wat is het verschil tussen een betalingscertificaat en een ontvangstbewijs?
  
• Welke info moet er op een betalingscertificaat staan?
  
• Waar vind je een sjabloon voor een betalingscertificaat?
  

Wat zijn betalingscertificaten en waarvoor worden ze gebruikt?

Een betalingscertificaat is een document dat laat zien dat er betaald is voor diensten, geleverde goederen of sociale premies of lidmaatschapsgelden. Het document heeft een datum en is ondertekend door iemand van het bedrijf (vaak de directeur of penningmeester).

Betalingscertificaten worden op verzoek van een klant afgegeven en zijn geen standaard onderdeel van het factureringsproces. Ze zijn echter handig voor gedeeltelijke betalingen, aanbetalingen of betalingen van bijdragen of vergoedingen. In deze gevallen bevestigen ze dat een betaling heeft plaatsgevonden.

Deze certificaten kunnen worden gebruikt als bewijs van betaling voor een donatie aan een vereniging of stichting. Ze kunnen ook dienen als bewijs van betaling voor een socialezekerheidsbijdrage bij het aangeven van inkomsten bij het belastingkantoor. Als microbedrijf kun je een kopie van je certificaat downloaden van de website van Urssaf.

Ten slotte kan de bank van een klant hierom vragen. Als verkoper of dienstverlener moet je er daarom op voorbereid zijn om een betalingscertificaatbrief voor je klant op te stellen.

Wat is het verschil tussen een betalingscertificaat en een factuur?

Een factuur krijg je als je iets hebt gekocht of als je een dienst hebt gekregen. Ze zijn verplicht: ze laten de klant weten dat de verkoop of dienst is afgerond en dat het tijd is om te betalen.

Maar, betalingscertificaten zijn niet verplicht: ze krijg je pas nadat je de factuur hebt betaald en alleen als je erom vraagt. Dit document, vaak een brief, laat zien dat je hebt betaald.

Wat is het verschil tussen een betalingscertificaat en een ontvangstbewijs?

Een betalingscertificaat en een ontvangstbewijs (ook wel verkoopbon genoemd) zijn allebei bewijzen dat je iets betaald hebt. ontvangstbewijzen worden gebruikt bij commerciële transacties (zowel fysiek als online) om te laten zien dat je iets gekocht hebt. Een betalingscertificaat wordt daarentegen vaak uitgegeven door verenigingen en voor sociale zekerheidsbijdragen (bijvoorbeeld ziektekostenverzekering, beroepsopleidingsbijdragen, enz.).

Welke info moet er op een betalingscertificaat staan?

In tegenstelling tot facturen vallen betalingscertificaten niet onder de belastingregels. Meer info over de informatie die op facturen moet staan vind je in ons artikel over dit onderwerp. De informatie die op een betalingscertificaat moet staan, is dus niet verplicht, maar het is wel handig om je bewijs simpel, leesbaar en duidelijk te maken.

Vermeld in je betalingscertificaat:

• De volledige naam, contactgegevens en functie van de vertegenwoordiger van het bedrijf of de vereniging die het betalingscertificaat afgeeft
  
• De volledige naam en contactgegevens van de klant of donateur die de aankoop, bijdrage of vergoeding heeft betaald of de donatie aan de vereniging heeft gedaan
  
• Waar de brief over gaat (bijvoorbeeld om te laten weten dat je een factuur, jaarlijkse bijdrage of donatie hebt betaald).
  
• De bijdrage- of vergoedingsperiode en het factuurnummer (indien van toepassing)
  
• Het betaalde bedrag, de betalingsdatum en de betaalmethode (bijv. bankkaart, cheque, overschrijving, contant geld, enz.)
  
• De datum en plaats van afgifte van het betalingscertificaat.
  
• De handtekening van de vertegenwoordiger van het bedrijf of de vereniging
  

Waar vind je een sjabloon voor een betalingscertificaat?

Je kunt een online sjabloon downloaden en aanpassen om je betalingscertificaat te maken. De inhoud van de brief kan een beetje verschillen, afhankelijk van het soort uitgave. Je kunt dit artikel altijd weer even controleren.

Je kunt je productiviteit ook verhogen door een factureringsoplossing zoals Stripe Invoicing te gebruiken. Deze geautomatiseerde factureringssoftware versnelt het maken, verzenden, personaliseren en betalen van je facturen, zonder dat je daarvoor hoeft te programmeren. Stripe-facturen worden doorgaans binnen drie dagen betaald. Ga aan de slag met Stripe om je factureringsproces van begin tot eind te optimaliseren.