Ihre Kundin oder Ihr Kunde hat Sie gebeten, ein Zahlungszertifikat auszustellen. Wie gehen Sie vor? Was sind Zahlungszertifikate? Gibt es eine Vorlage für Zahlungszertifikate? In diesem Artikel finden Sie alles, was Sie als Unternehmen oder Verein über Zahlungszertifikate wissen müssen, darunter auch, inwieweit sie sich von Rechnungen und Zahlungsbelegen unterscheiden und welche Informationen sie enthalten müssen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Zahlungszertifikate und wofür werden sie verwendet?
  
• Was ist der Unterschied zwischen einem Zahlungszertifikat und einer Rechnung?
  
• Was ist der Unterschied zwischen einem Zahlungszertifikat und einem Zahlungsbeleg?
  
• Welche Informationen sollte ein Zahlungszertifikat enthalten?
  
• Wo finden Sie eine Vorlage für Zahlungszertifikate?
  

Was sind Zahlungszertifikate und wofür werden sie verwendet?

Ein Zahlungszertifikat ist ein Dokument, das eine Zahlung für Dienstleistungen, eine Warenlieferung oder die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen oder Mitgliedsgebühren zertifiziert. Das Dokument wird von einer Unternehmensvertreterin oder einem Unternehmensvertreter (häufig Vorstand oder Schatzmeister/in) datiert und unterzeichnet.

Zahlungszertifikate werden auf Kundenanfrage ausgestellt und stellen keinen notwendigen Schritt bei der Rechnungsstellung dar. Sie sind aber für Teilzahlungen, Anzahlungen oder Zahlungen von Beiträgen oder Gebühren nützlich. In diesen Fällen bestätigen sie, dass eine Zahlung stattgefunden hat.

Diese Zertifikate können auch als Zahlungsnachweis für eine Spende an einen Verein oder eine Stiftung verwendet werden. Sie können zudem als Zahlungsnachweis für einen Sozialversicherungsbeitrag bei der Einkommenssteuererklärung beim Finanzamt dienen. Als Kleinstunternehmen haben Sie die Möglichkeit, eine Kopie von der Urssaf-Website herunterzuladen.

Zu guter Letzt kann auch die Bank der Kundin oder des Kunden ein Zertifikat anfordern. Als Anbieter/in oder Dienstleister/in sollten Sie daher darauf vorbereitet sein, ein Zahlungszertifikat für Ihre Kundinnen und Kunden auszustellen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Zahlungszertifikat und einer Rechnung?

Eine Rechnung wird ausgestellt, wenn eine Dienstleistung bereitgestellt wird oder Waren geliefert werden. Rechnungen sind obligatorisch: Sie informieren die Kundinnen und Kunden darüber, dass der Verkauf oder die Dienstleistung abgeschlossen ist und sie jetzt dafür bezahlen müssen.

Zahlungszertifikate sind dagegen optional. Sie werden an Kundinnen und Kunden ausgestellt, nachdem die Rechnung bezahlt wurde, und zwar nur auf Kundenanforderung. Dieses Dokument bestätigt, meist in Form eines Schreibens, dass die Zahlung getätigt wurde.

Was ist der Unterschied zwischen einem Zahlungszertifikat und einem Zahlungsbeleg?

Zahlungszertifikate und Zahlungsbelege dienen beide als Zahlungsnachweis. Zahlungsbelege werden bei kommerziellen Transaktionen (sowohl physisch als auch online) verwendet, um die Zahlung für einen Kauf zu bestätigen. Ein Zahlungszertifikat wird dagegen oft von Vereinen und für Sozialversicherungsbeiträge (z. B. Krankenversicherung, Berufsausbildungsbeiträge usw.) ausgestellt.

Welche Informationen sollte ein Zahlungszertifikat enthalten?

Im Gegensatz zu Rechnungen unterliegen Zahlungszertifikate keinen Steuervorschriften. Mehr über die erforderlichen Informationen auf Rechnungen erfahren Sie in unserem entsprechenden Artikel. Daher gibt es keine speziellen Vorgaben, welche Informationen in einem Zahlungszertifikat enthalten sein müssen. Sie sollten jedoch dafür sorgen, dass Ihr Zertifikat einfach, lesbar und verständlich ist.

Die folgenden Informationen sollten Sie in Ihr Zahlungszertifikat aufnehmen:

• Vollständiger Name, Kontaktinformationen und Rolle des/der Unternehmens- oder Vereinsverantwortlichen, der bzw. die das Zahlungszertifikat ausstellt
  
• Vollständiger Name und Kontaktinformationen der Kundin oder des Kunden bzw. der Spenderin oder des Spenders, die bzw. der für den Kauf, den Beitrag oder die Gebühr bezahlt bzw. die Spende an den Verein getätigt hat
  
• Zweck des Schreibens (z. B. Bestätigung der Zahlung einer Rechnung, Jahresgebühr, Spende usw.)
  
• Beitrag oder Gebührenzeitraum und Rechnungsnummer (falls zutreffend)
  
• Bezahlter Betrag, Zahlungsdatum und Zahlungsmethode (z. B. Bankkarte, Scheck, Überweisung, Bargeld usw.)
  
• Ausstellungsdatum und -ort des Zahlungszertifikats
  
• Unterschrift des/der Unternehmens- oder Vereinsverantwortlichen
  

Wo finden Sie eine Vorlage für Zahlungszertifikate?

Sie können eine Onlinevorlage herunterladen und personalisieren, um Ihr eigenes Zahlungszertifikat zu erstellen. Der Inhalt des Schreibens variiert etwas abhängig vom Typ der Ausgabe. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, in diesem Artikel nachzuschlagen.

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