未受領のインボイス (フランス語で「les factures non parvenues」または FNP) または記帳されていない支払いでは、特別な会計処理が必要となります。この記事では、その概要、企業会計に及ぶ影響、在庫入力を正しく記録する方法について説明します。インボイスを受領していない場合の記帳例と、在庫入力を迅速化するために必要なツールについても扱います。
この記事の内容
- 未受領のインボイスの概要、およびそれが使用される状況
- インボイスが未受領とみなされる場合
- 未受領のインボイスを記帳する方法
- 未受領インボイスの保持期間の概要
未受領のインボイスの概要、およびそれが使用される状況
インボイスが未受領とみなされるのは、サプライヤーが顧客に商品を納品したりサービスを提供したりしたにもかかわらず、顧客が会計期間の終わりまでにインボイスを受領していない場合です。
未受領のインボイスを記帳することで、商品の納品やサービスの提供とインボイス受領との間に生じる時間的ギャップの影響を緩和 (または調整) できます。これは「カットオフ」として知られている会計原則です。
請求日が会計期間の終了日よりも後である場合、未受領のインボイスを記帳する必要があります。この場合、在庫入力が登録される会計期間の終わりまでに、該当のインボイスを未受領のインボイスとして記帳します。
インボイスが未受領とみなされる場合
インボイスが未受領とみなされる状況は 2 つあります。
- 商品が配送されたりサービスが提供されたりしたときに、サプライヤーからインボイスが発行されず、顧客も受領していない場合。
- ある月に固定資産の受領、または外注サービスの実施があったものの、インボイスの日付または実際の発行日が翌月になっている場合。
未受領のインボイスを記帳する方法
事業の会計期間の締め日に正しい貸借対照表を準備するため、未受領のインボイスを記帳しておく必要があります。未受領のインボイスは、営業上の債務や予見可能な支出という点で、企業会計に影響を与えます。
未受領のインボイスを記帳するには、次の処理を実行します。
- 借方勘定 (クラス 6) に、インボイスが未受領である商品やサービスに関連する税抜き購入額を記載します。
- 借方勘定 44586「taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues」(「未受領のインボイスに対する付加価値税」) に、調整対象の付加価値税 (VAT) の金額を記載します。
- 貸方勘定 408「fournisseurs – factures non parvenues」(「仕入先 - 未受領のインボイス」) に、税込みの商品またはサービスの金額を記入します。
勘定 408 は以下のように細かく分類されています。
- 勘定 4081 (商品およびサービスのサプライヤー (または運営者) 向け)
- 勘定 4084 (固定資産のサプライヤー向け)
- 勘定 4088 (サプライヤーからの未払い利息向け。遅延損害金および一括補償金を計上する特別勘定)
適切な貸方勘定に計上します。
未受領のインボイスの例
貴社が 1,000 ユーロ (税抜き) 相当の商品を 12 月 29 日に受け取るとします。この日付は年末締め日 (12 月 31 日) の 2 日前です。ベンダーは、商品の配送時にインボイスを発行しません。
未受領のインボイスを記帳するには、次の処理を実行します。
- 借方勘定 (クラス 6) に 1,000 ユーロ (税抜き) を記載します。
- 借方勘定 44586「TVA à régulariser」(調整対象の VAT) に 196 ユーロを記載します。
- 貸方勘定 4081「fournisseurs – factures non parvenues de fournisseurs de biens et services」(「サプライヤー - 商品およびサービスのサプライヤーから未受領のインボイス」) に 1,196 ユーロ (税込み) を記載します。
入力の差戻し
次期会計期間の開始時には、未受領のインボイスの入力をキャンセルするため、差戻しの処理が必要になります。インボイスが重複して記帳されないよう、入力を取り消します。差戻しを行うには、すべての税金を含む金額を借方勘定 408 に記載し、税金を除いた購入金額を貸方勘定に記載します。その後 VAT の金額を貸方勘定 44586 に記載します。
前述の例に戻れば、1 月 1 日 (会計期間の開始日) には、借方勘定 4081 に 1,196 ユーロを記載し、貸方勘定に 1,000 ユーロを記載します。そして、貸方勘定 44586 に 196 ユーロを記載する必要があります。
これで、インボイスを受領した時点で、通常どおり処理できるようになります。
未受領インボイスの保持期間の概要
未受領のインボイスの保持期間は、納品日またはサービスの実施日から 5 年間です。該当するインボイスを受領するまで、未受領のインボイスを債務として記載しなければなりません。不審請求の申請が生じた場合に備え、商品の受領証明またはサービスの実施証明を保持しておく必要があります。
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