Las facturas no recibidas («les factures non parvenues» o FNP, en francés), o los pagos no contabilizados, requieren un tratamiento contable especial. En este artículo, se explica qué son, cómo afectan a las cuentas de tu empresa y cómo debes registrar correctamente las entradas de inventario. También encontrarás un ejemplo de contabilización de las facturas no recibidas y las herramientas que necesitas para agilizar tus entradas de inventario.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son las facturas no recibidas y para qué se utilizan?
  
• ¿Cuándo se considera que una factura es no recibida?
  
• ¿Cómo se contabilizan las facturas no recibidas?
  
• ¿Cuál es el plazo de prescripción de las facturas no recibidas?
  

¿Qué son las facturas no recibidas y para qué se utilizan?

Una factura se considera no recibida cuando un proveedor entregó bienes o prestó servicios a un cliente, pero este último no recibe la factura antes del cierre de su período contable.

La contabilización de las facturas no recibidas neutraliza (o ajusta) el efecto del desfase temporal entre la entrega de los bienes o la prestación de un servicio y la recepción de la factura. Se trata de un principio contable conocido como «corte».

Debes registrar una factura no recibida cuando la fecha de la factura sea posterior al cierre del período contable. En este caso, debes registrar la factura como no recibida al cierre del período contable, cuando registres las entradas de inventario.

¿Cuándo se considera que una factura es no recibida?

Hay dos situaciones en las que las facturas se consideran no recibidas:

• Cuando se entregan bienes o se presta un servicio, pero el proveedor no emite la factura o el cliente no la recibe.
  
• Cuando se recibe un bien inmueble o se presta un servicio subcontratado durante el mes, pero la factura se fecha o emite en el mes siguiente.
  

¿Cómo se contabilizan las facturas no recibidas?

Contabilizar las facturas no recibidas es clave para elaborar un balance correcto al cierre del período contable de la empresa. Las facturas no recibidas afectan las cuentas de una empresa en lo que respecta a sus deudas comerciales y gastos previsibles.

Para contabilizar una factura no recibida, debes hacer lo siguiente:

• Debitar de la cuenta de gastos (clase 6) el importe de la compra sin incluir los impuestos sobre los bienes o servicios relacionados con la factura no recibida.
  
• Acreditar en la cuenta 44586 «taxes sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues» («Impuesto sobre el volumen de negocios sobre facturas no recibidas») el importe del impuesto al valor agregado (IVA) que deba ajustarse.
  
• Acreditar en la cuenta 408 «fournisseurs – factures non parvenues» («Proveedores: facturas no recibidas») por el importe de los bienes o servicios, incluidos todos los impuestos.
  

Ten presente que la cuenta 408 se desglosa del siguiente modo:

• Cuenta 4081 para proveedores de bienes y servicios (u operaciones)
  
• Cuenta 4084 para proveedores de bienes inmuebles
  
• Cuenta 4088 para intereses por mora acumulados de los proveedores (una cuenta especial para registrar las penalizaciones por mora en el pago adeudadas, así como la compensación de pago único)
  

Asegúrate de acreditar en la cuenta correcta.

Ejemplo de factura no recibida

Supongamos que tu empresa recibe bienes por un valor de €1,000, sin impuestos, el 29 de diciembre, dos días antes del cierre del ejercicio (31 de diciembre). El vendedor no emite factura cuando se entregan los bienes.

Para contabilizar la factura no recibida, debes hacer lo siguiente:

• Debitar €1,000 de la cuenta de gastos (clase 6) (importe sin incluir impuestos).
  
• Debitar €196 de la cuenta 44586 «TVA à régulariser» («IVA pendiente de ajuste»).
  
• Acreditar en la cuenta 4081 «fournisseurs – factures non parvenues de fournisseurs de biens et services» («Proveedores: facturas no recibidas de los proveedores de bienes y servicios») el importe de €1,196 (con impuestos).
  

Revocación de entradas

En la apertura del siguiente período contable, es importante revocar las entradas de una factura no recibida para anularlas. Las entradas se anulan para no contabilizar la factura dos veces. Para proceder con la revocación, se debita de la cuenta 408 el importe con todos los impuestos incluidos, se acredita en la cuenta de gastos el importe de la compra sin impuestos y se acredita el importe del IVA en la cuenta 44586.

Volviendo a nuestro ejemplo, el 1 de enero (fecha de apertura del período contable), deberás debitar €1,196 de la cuenta 4081, acreditar €1,000 en la cuenta de gastos y acreditar €196 en la cuenta 44586.

Una vez recibida la factura, puedes contabilizarla como lo haces habitualmente.

¿Cuál es el plazo de prescripción de las facturas no recibidas?

El plazo de prescripción de las facturas no recibidas es de cinco años a partir de la fecha de entrega o prestación del servicio: tendrás que contabilizar estas facturas como deuda hasta que recibas las facturas correspondientes. En caso de disputa, deberás conservar la prueba de recepción de la mercancía o de la prestación del servicio.

Como empresa, puedes integrar tu solución de contabilidad con Stripe para automatizar las entradas de inventario. Para aprender a sincronizar tus herramientas existentes (como NetSuite y QuickBooks Desktop) con Stripe, visita Stripe Apps. Puedes empezar a utilizar Stripe hoy mismo para alcanzar tus objetivos empresariales.