Las facturas pendientes de recibir («les factures non parvenues» o FNP en francés) —o los pagos no contabilizados— requieren un tratamiento contable especial. Este artículo explica qué son, cómo afectan a la contabilidad de tu empresa y cómo registrar correctamente las entradas de inventario. También encontrarás un ejemplo de cómo se contabilizan las facturas pendientes de recibir y las herramientas que necesitas para agilizar tus entradas de inventario.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué son las facturas pendientes de recibir y para qué sirven?
- ¿Cuándo se puede considerar una factura como pendiente de recibir?
- ¿Cómo se contabilizan las facturas pendientes de recibir?
- ¿Cuál es el plazo de prescripción de las facturas pendientes de recibir?
¿Qué son las facturas pendientes de recibir y para qué sirven?
Una factura se considera pendiente de recibir cuando un proveedor ha entregado bienes o prestado un servicio a un cliente, pero este no ha recibido la factura al final de su período contable.
La contabilización de facturas pendientes de recibir neutraliza (o ajusta) el efecto del desfase temporal entre la entrega de bienes o la prestación de un servicio y la recepción de la factura. Se trata de un principio contable conocido como «corte».
Es necesario registrar una factura pendiente de recibir cuando la fecha de la factura es posterior al final del período contable. En este caso, se registra la factura como factura pendiente de recibir al final del período contable cuando se registran las entradas de inventario.
¿Cuándo se puede considerar una factura como pendiente de recibir?
Hay dos situaciones en las que las facturas se consideran pendientes de recibir:
- Cuando se entregan bienes o se presta un servicio y la factura no es emitida por el proveedor ni recibida por el cliente.
- Cuando se recibe un activo fijo o se realiza un servicio subcontratado durante el mes, pero la factura está fechada o emitida en el mes siguiente.
¿Cómo se contabilizan las facturas pendientes de recibir?
La contabilización de las facturas pendientes de recibir es clave para preparar un balance correcto al final del período contable de la empresa. Las facturas pendientes de recibir afectan a las cuentas de una empresa en lo que respecta a sus deudas comerciales y gastos previsibles.
Para contabilizar una factura pendiente de recibir, es necesario lo siguiente:
- Cargar en la cuenta de gastos (clase 6) el importe de la compra sin impuestos del bien o servicio relacionado con la factura pendiente de recibir.
- Cargar la cuenta 44586 «Taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues» («Impuesto sobre el volumen de negocios de facturas pendientes de recibir») por el importe del impuesto sobre el valor añadido (IVA) que deba regularizarse.
- Abonar en la cuenta 408 «Fournisseurs - factures non parvenues» («Proveedores: facturas pendientes de recibir») el importe del bien o servicio, impuestos incluidos.
Ten en cuenta que la cuenta 408 se desglosa como sigue:
- Cuenta 4081 para los proveedores de bienes y servicios (u operaciones)
- Cuenta 4084 para proveedores de activos fijos
- Cuenta 4088 para los intereses devengados debidos por los proveedores (una cuenta especial para registrar las penalizaciones por demora debidas, así como las indemnizaciones a tanto alzado)
Asegúrese de realizar el abono en la cuenta apropiada.
Ejemplo de factura pendiente de recibir
Supongamos que tu empresa recibe mercancías por valor de 1000 €, impuestos excluidos, el 29 de diciembre, dos días antes del cierre del ejercicio (31 de diciembre). El proveedor no emite una factura cuando se entregan las mercancías.
Para contabilizar la factura pendiente de recibir, deberás:
- Cargar en la cuenta de gastos (clase 6) 1000 € (importe sin impuestos).
- Cargar la cuenta 44586 «TVA à régulariser» («IVA a regularizar») con 196 €.
- Abonar la cuenta 4081 «Fournisseurs - factures non parvenues de fournisseurs de biens et services» («Proveedores: facturas pendientes de recibir de proveedores de bienes y servicios») con 1196 € (importe impuestos incluidos).
Anulación de entradas
En la apertura del siguiente período contable, es importante anular las entradas de una factura pendiente de recibir para cancelarlas. Las entradas se anulan para no contabilizar la factura dos veces. La anulación se realiza cargando en la cuenta 408 el importe con todos los impuestos incluidos, abonando en la cuenta de gastos el importe de la compra sin impuestos y abonando en la cuenta 44586 el importe del IVA.
Volviendo a nuestro ejemplo, el 1 de enero (fecha de apertura del período contable), debes cargar la cuenta 4081 con 1196 €, abonar la cuenta de gastos con 1000 € y abonar la cuenta 44586 con 196 €.
Una vez recibida la factura, puedes contabilizarla como de costumbre.
¿Cuál es el plazo de prescripción de las facturas pendientes de recibir?
El plazo de prescripción de las facturas pendientes de recibir es de cinco años a partir de la fecha de entrega o prestación del servicio: debes contabilizar estas facturas como deuda hasta que recibas las facturas correspondientes. En caso de disputa, debes conservar un justificante de la recepción de la mercancía o de la prestación del servicio.
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