Les factures non parvenues ou paiements non comptabilisés nécessitent un traitement comptable particulier. Cet article explique ce qu’elles sont, comment elles affectent les comptes de votre entreprise et comment comptabiliser correctement vos écritures d’inventaire. Vous trouverez aussi un exemple de comptabilisation des factures non parvenues et les outils nécessaires pour accélérer vos écritures d’inventaire.

 Que contient cet article?

• Que sont les factures non parvenues et à quoi servent-elles?
  
• Quand une facture peut-elle être considérée comme non parvenue?
  
• Comment publier les factures non parvenues?
  
• Quel est le délai de prescription pour les factures non parvenues?
  

Qu’appelle-t-on factures non parvenues et à quoi servent-elles?

Une facture est considérée comme non parvenue lorsqu'un fournisseur a livré des biens ou fourni un service à un client, mais que le client n'a pas reçu la facture à la fin de sa période comptable.

L’affichage des factures non reçues neutralise (ou ajuste) l’effet du décalage entre la livraison des biens ou la prestation d’un service et la réception de la facture. Il s’agit d’un principe comptable connu sous le nom de « cut-off ».

Vous devez enregistrer une facture non parvenue lorsque la date de la facture est postérieure à la fin de la période comptable. Dans ce cas, vous enregistrez la facture comme une facture non reçue à la fin de la période comptable lorsque les écritures de stock sont enregistrées.

Quand une facture peut-elle être considérée comme non parvenue?

Dans deux cas, les factures sont considérées comme non parvenues :

• Lorsque des marchandises sont livrées ou qu’un service est fourni et que la facture n’est ni émise par le fournisseur ni reçue par le client.
  
• Lorsqu’une immobilisation est reçue ou qu’un service sous-traité est effectué au cours du mois, mais que la facture est datée ou émise le mois suivant.
  

Comment publier des factures non parvenues?

L’affichage des factures non reçues est essentiel dans le cadre de la préparation d’un bilan correct à la fin de la période comptable de l’entreprise. Les factures non parvenues affectent les comptes d’une entreprise en ce qui concerne les conditions de ses fournisseurs commerciaux et de ses dépenses prévisibles.

Pour publier une facture non parvenue, vous devez :

• Débiter le compte de charges (classe 6) du montant de l’achat taxes en sus des taxes sur les biens ou services liés à la facture non parvenue.
  
• Compte de débit 44586 « impôts sur le chiffre d’affaires sur factures non parvenues » du montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) à réajuster.
  
• Compte de crédit 408 « fournisseurs – factures non parvenues » du montant des biens ou services taxes comprises.
  

À noter que le compte 408 se décompose comme suit :

• Compte 4081 pour les fournisseurs de biens et services (ou les opérations)
  
• Compte 4084 pour les fournisseurs d’immobilisations
  
• Compte 4088 pour les intérêts courus dus aux fournisseurs (compte spécial pour enregistrer les pénalités de retard ainsi que les indemnités forfaitaires dues)
  

Assurez-vous de créditer le compte approprié.

Exemple de facture non parvenue

Imaginons que votre entreprise reçoive des marchandises d’une valeur de 1 000 € taxes en sus le 29 décembre, soit deux jours avant votre clôture de fin d’année (31 décembre). Le vendeur n’émet pas de facture lors de la livraison des marchandises.

Pour afficher la facture non parvenue, vous devez :

• Débiter le compte de dépenses (classe 6) de 1 000 € (montant taxes en sus).
  
• Débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » de 196 €.
  
• Compte créditeur 4081 « fournisseurs – factures non parvenues de fournisseurs de biens et services » d’un montant de 1 196 € (montant taxes comprises).
  

Annulation des entrées

À l’ouverture de la prochaine période comptable, il est important d’annuler les écritures d’une facture non parvenue pour les contrepasser. Ces écritures sont annulées afin d’éviter de comptabiliser la facture deux fois. La contrepassation se fait en débitant le compte 408 pour le montant toutes taxes comprises, en créditant le compte de charges pour le montant de l’achat taxes en sus et en créditant le compte 44586 du montant de la TVA.

Pour reprendre notre exemple, le 1er janvier (date d’ouverture de l’exercice), vous devez débiter le compte 4081 de 1 196 €, créditer le compte de charges de 1 000 €, et créditer le compte 44586 de 196 €.

Une fois que vous avez reçu la facture, vous pouvez la publier comme d’habitude.

Quel est le délai de prescription pour les factures non parvenues?

Le délai de prescription des factures non parvenues est de cinq ans à compter de la date de livraison ou d’exécution de la prestation : vous devez déposer ces factures en tant que dette jusqu’à réception des factures concernées. En cas de litige, vous devez conserver un justificatif de reçu du bien ou de l’exécution de la prestation.

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