Niet-ontvangen facturen ("les factures non parvenues" of FNP's in het Frans) of betalingen die niet zijn geboekt, vragen om een speciale boekhoudkundige behandeling. In dit artikel wordt uitgelegd wat deze zijn, hoe ze de boekhouding van je bedrijf beïnvloeden en hoe je je voorraadgegevens correct kunt registreren. Je vindt hier ook een voorbeeld van hoe niet-ontvangen facturen worden geboekt en welke tools je nodig hebt om je voorraadgegevens sneller te registreren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn niet-ontvangen facturen en waarvoor worden ze gebruikt?
  
• Wanneer kan een factuur als niet ontvangen worden beschouwd?
  
• Hoe boek je niet-ontvangen facturen?
  
• Hoe lang moet je wachten met het boeken van niet-ontvangen facturen?
  

Wat zijn niet-ontvangen facturen en waarvoor worden ze gebruikt?

Een factuur wordt als niet ontvangen beschouwd wanneer een leverancier goederen heeft geleverd of een dienst heeft verleend aan een klant, maar de klant de factuur niet heeft ontvangen tegen het einde van zijn boekhoudkundige periode.

Door niet-ontvangen facturen te boeken, wordt het effect van de tijd tussen de levering van goederen of het verlenen van een dienst en de ontvangst van de factuur geneutraliseerd (of aangepast). Dit is een boekhoudkundig principe dat bekend staat als 'cut-off'.

Je moet een niet-ontvangen factuur registreren wanneer de factuurdatum later is dan het einde van de boekhoudperiode. In dit geval registreer je de factuur als een factuur die niet is ontvangen aan het einde van de boekhoudperiode wanneer de voorraadboekingen worden geregistreerd.

Wanneer kan een factuur als niet ontvangen worden beschouwd?

Er zijn twee situaties waarin facturen als niet ontvangen worden beschouwd:

• Als er goederen zijn geleverd of een dienst is gedaan en de leverancier geen factuur heeft gestuurd en de klant deze ook niet heeft gekregen.
  
• Als er in de maand een vast actief wordt ontvangen of een uitbestede dienst wordt geleverd, maar de factuur pas in de volgende maand wordt gedateerd of uitgegeven.
  

Hoe boek je niet-ontvangen facturen?

Het boeken van niet-ontvangen facturen is essentieel om aan het einde van de boekhoudperiode van het bedrijf een correcte balans op te stellen. Niet-ontvangen facturen hebben invloed op de boekhouding van een bedrijf wat betreft zijn handelsschulden en te verwachten uitgaven.

Om een niet-ontvangen factuur te boeken, moet je het volgende doen:

• Debiteer de onkostenrekening (klasse 6) met het aankoopbedrag exclusief belastingen op de goederen of diensten die bij de niet-ontvangen factuur horen.
  
• Debiteer rekening 44586 "taxes sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues" ("Omzetbelasting op niet-ontvangen facturen") met het bedrag aan aan te passen belasting over de toegevoegde waarde (btw).
  
• Creditrekening 408 "leveranciers – niet-ontvangen facturen" met het bedrag van de goederen of diensten inclusief alle belastingen.
  

Let op: rekening 408 is als volgt opgesplitst:

• Rekening 4081 voor leveranciers van goederen en diensten (of activiteiten)
  
• Rekening 4084 voor leveranciers van vaste activa
  
• Rekening 4088 voor opgebouwde rente verschuldigd aan leveranciers (een speciale rekening om boetes voor te late betaling en forfaitaire schadevergoedingen te registreren)
  

Zorg ervoor dat je de juiste rekening crediteert.

Voorbeeld van een niet-ontvangen factuur

Stel dat je bedrijf op 29 december, twee dagen voor de jaarafsluiting (31 december), goederen ontvangt ter waarde van € 1.000 exclusief belastingen. De leverancier stuurt geen factuur bij levering van de goederen.

Om de niet-ontvangen factuur te boeken, moet je het volgende doen:

• Debiteer de onkostenrekening (klasse 6) met € 1.000 (bedrag exclusief belastingen).
  
• Debiteer rekening 44586 "TVA à régulariser" ("Te corrigeren btw") met € 196.
  
• Creditrekening 4081 "fournisseurs – factures non parvenues de fournisseurs de biens et services" ("Leveranciers – niet-ontvangen facturen van leveranciers van goederen en diensten") met € 1.196 (bedrag inclusief belastingen).
  

Terugboeking van boekingen

Aan het begin van de volgende boekhoudperiode is het belangrijk om de boekingen van een niet-ontvangen factuur terug te draaien om ze te annuleren. De boekingen worden geannuleerd zodat je de factuur niet twee keer boekt. De terugdraaiing gebeurt door rekening 408 te debiteren met het bedrag inclusief alle belastingen, de kostenrekening te crediteren met het bedrag van de aankoop exclusief belastingen en rekening 44586 te crediteren met het btw-bedrag.

Om terug te komen op ons voorbeeld: op 1 januari (de openingsdatum van de boekhoudperiode) moet je rekening 4081 debiteren met € 1.196, de onkostenrekening crediteren met € 1.000 en rekening 44586 crediteren met € 196.

Zodra je de factuur hebt ontvangen, kun je deze zoals gewoonlijk boeken.

Wat is de verjaringstermijn voor niet-ontvangen facturen?

De verjaringstermijn voor niet-ontvangen facturen is vijf jaar vanaf de datum van levering of uitvoering van de dienst: je moet deze facturen als een schuld boeken totdat je de betreffende facturen krijgt. In geval van een geschil moet je het bewijs van ontvangst van de goederen of uitvoering van de dienst bewaren.

Als bedrijf kun je je boekhoudoplossing integreren met Stripe om je voorraadboekingen te automatiseren. Ga naar Stripe Apps voor meer info over hoe je je bestaande tools (zoals NetSuite en QuickBooks Desktop) kunt synchroniseren met Stripe. Je kunt vandaag nog aan de slag met Stripe om je bedrijfsdoelen te bereiken.