Door de wijzigingen in de Denshi Chōbo Hozon-Hō (Wet op het bewaren van elektronische boeken) is het sinds januari 2024 echt verplicht om elektronische kopieën van facturen en andere documenten over e-transacties te bewaren.

Dit artikel gaat in op de voor- en nadelen van het digitaliseren van facturen en legt uit hoe e-facturen worden gemaakt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een e-factuur?
  
• Achtergrond van de digitalisering van facturen en de herziene Wet op het bewaren van elektronische boeken
  
• De voordelen van e-facturen
  
• De nadelen van e-facturen
  
• Moet je een officiële stempel ("inkan") op e-facturen zetten?
  
• Hoe worden e-facturen gemaakt?
  

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur die is gedigitaliseerd, zodat deze via e-mail of andere online middelen kan worden verzonden. Deze wordt ook wel een webfactuur genoemd. In vergelijking met de traditionele methode waarbij papieren facturen per post worden verzonden, kan het online uitwisselen van e-facturen de verzendkosten verlagen en de operationele efficiëntie verbeteren als het gaat om het beheren van facturen en het aanbrengen van wijzigingen daarin.

E-facturen kunnen ook documenten bevatten die oorspronkelijk op papier zijn gemaakt en vervolgens zijn gescand en omgezet naar elektronische formaten zoals pdf.

Achtergrond van de digitalisering van facturen en de herziene Wet op het bewaren van elektronische boeken

Een van de belangrijkste redenen voor de groeiende belangstelling voor e-facturen in Japan is de gewijzigde Wet op het bewaren van elektronische boeken, die in januari 2022 van kracht is geworden. De wet maakt het mogelijk om grootboeken en andere documenten die volgens de belastingwetgeving moeten worden bewaard, digitaal te bewaren. De wet, die oorspronkelijk in 1998 werd aangenomen, maakte het mogelijk om grootboeken en andere documenten die nodig zijn voor nationale belastingdoeleinden – die traditioneel in papieren vorm moesten worden bewaard – digitaal te bewaren, mits aan bepaalde voorwaarden werd voldaan.

Na een paar wijzigingen is de wet in januari 2022 flink aangepast. Na een uitstelperiode van twee jaar is het sinds januari 2024 echt verplicht om documenten over elektronische transacties (zoals facturen en andere transactiegerelateerde documenten die via e-mail of online worden verstuurd) digitaal te bewaren.

Door de verplichte digitale opslag van transacties en de vereenvoudigde procedures voor digitale documenten, is er steeds meer interesse in het digitaliseren van allerlei documenten.

De voordelen van e-facturen

Er zijn verschillende voor- en nadelen aan het invoeren van elektronische facturering. Laten we beginnen met de voordelen.

Ze verlagen de kosten (inclusief verzendkosten)

In Japan is het normaal om papieren facturen per post te versturen. Maar door facturen te digitaliseren en ze via e-mail te versturen, kun je kosten besparen op verzending, afdrukken en enveloppen.

Ze verbeteren de verwerkingstijden

Door facturen via e-mail of andere online manieren te versturen, bespaar je niet alleen tijd op het printen en in enveloppen stoppen, maar ook op het bezorgen bij de ontvanger.

Voor bedrijven die op afstand werken, kan het digitaliseren van facturen het ook makkelijker maken om ze te controleren, goed te keuren en uit te geven met collega's die niet op kantoor zitten.

Ze zijn makkelijk opnieuw uit te geven, aan te passen en terug te vinden

Als er fouten zijn of als klanten vragen om facturen opnieuw uit te geven of aan te passen, moeten papieren facturen opnieuw worden afgedrukt en verstuurd. E-facturen kunnen daarentegen makkelijk worden aangepast en opnieuw worden uitgegeven.

Door e-facturen digitaal op te slaan, kun je ze snel terugvinden wanneer je ze nodig hebt met de zoekfuncties op je computer.

De nadelen van e-facturen

Hieronder staan een paar mogelijke nadelen van het gebruik van e-facturen:

Sommige handelspartners geven misschien de voorkeur aan papieren facturen

Facturen hebben invloed op zowel de uitgever als de ontvanger. Als een handelspartner een papieren factuur vraagt, moet je daar individuele afspraken voor maken.

Er kunnen installatie- en operationele kosten ontstaan en/of je moet je interne processen mogelijk aanpassen.

Voor bedrijven die hun facturen altijd op papier hebben gedaan, betekent de invoering van e-facturen dat ze hun interne processen moeten aanpassen, wat kosten met zich mee kan brengen.

Is er een officieel stempel ("inkan") nodig voor e-facturen?

In Japan is het al heel lang gebruikelijk om een stempel ('inkan') op documenten te zetten om hun officiële status te bevestigen. Het is echter niet wettelijk verplicht om een stempel op facturen te zetten. Dit blijft zo, zelfs na de invoering van de gekwalificeerde factuurgebaseerde methode ('het factuursysteem') in oktober 2023.

Hoe worden elektronische facturen gemaakt?

Er zijn verschillende manieren om facturen te digitaliseren, van het scannen van papieren documenten, het maken ervan met spreadsheet- of tekstverwerkingssoftware, tot het gebruik van speciale oplossingen.

Stripe Invoicing biedt een makkelijke oplossing voor het online maken en versturen van facturen en het snel ontvangen van betalingen van kopers. Stripe Invoicing werkt ook samen met 'het factuursysteem' en biedt de mogelijkheid om facturen te maken, een overzicht van wijzigingen op te slaan, te voorkomen dat facturen per ongeluk worden verwijderd en te zoeken op factuurbedrag, factuurgegevens en meer. Het voldoet ook aan de eisen van de Electronic Books Preservation Act.