随着《电子账簿保存法》(Denshi Chōbo Hozon-Hō) 的修订，从 2024 年 1 月起，保留与电子交易有关的发票和其他文件的电子副本完全成为强制性要求。

本文探讨了发票数字化的利弊，并解释了如何创建电子发票的方法。

本文内容

• 什么是电子发票？
  
• 发票数字化和《电子账簿保存法》修订版的背景
  
• 电子发票的优点
  
• 电子发票的缺点
  
• 电子发票是否需要公章 (inkan)？
  
• 如何创建电子发票？
  

什么是电子发票？

电子发票是一种数字化的发票，可通过电子邮件或其他方式在线发送。有时也称为网络发票。与通过邮件发送纸质发票的传统方法相比，在线交换电子发票可降低邮资成本，并在管理发票和修改发票时提高运营效率。

电子发票还可包括最初在纸张上创建的文件，然后将其扫描并转换成 PDF 等电子格式。

发票数字化和《电子账簿保存法》修订版的背景

日本对电子发票的兴趣与日俱增，其中一个主要原因是 2022 年 1 月生效的《电子账簿保存法》修订版。该法允许以数字方式保存根据税法必须保存的分类账和其他文件。该法案允许对必须根据税法保存的分类账和其他文件进行数字保留。该法案最初于 1998 年颁布，在满足某些条件的情况下，允许为国家税收目的而需要的分类账和其他文件（传统上要求以纸质形式保存）以数字形式保存。

经过多次修订后，该法于 2022 年 1 月进行了重大修订。在两年宽限期结束后，自 2024 年 1 月起，全面强制要求以数字方式保留与电子交易文件（通过电子邮件或其他方式在线发送的发票和其他交易相关文件）有关的文件。

随着交易的强制数字化存储和数字记录程序的简化，人们对各种文件的数字化越来越感兴趣。

电子发票的优点

实施电子发票有各种优点和弊端。我们先说优点。

降低成本（包括邮费）

在日本，人们习惯于邮寄纸质发票。但如果将发票数字化，改用电子邮件发送，就可以减少邮费、印刷费和信封费。

其改善了流程时间

通过电子邮件或其他方式在线发送发票，不仅可以减少打印和装信封的时间，还可以减少将发票送到收款人手中所需的时间。

对于采用远程工作方式的企业来说，将发票数字化还能让在办公室以外工作的同事更容易审查、批准和签发。

其易于重新签发、修改和检索

如果出现错误，或者客户端请求重新开具或修改发票，则必须重新打印和邮寄纸质发票。而电子发票则可容易地修改和重新开具。

已将电子发票存储为数字格式，可在需要时使用电脑上的搜索功能快速访问。

电子发票的缺点

以下是实施电子发票的一些潜在缺点：

有些贸易伙伴可能更喜欢纸质发票

发票既影响开证方，也影响收款人。如果贸易伙伴请求使用纸质发票，您应按需为其提供。

您可能会产生设置和运行成本，和/或需要修改内部流程

对于传统上使用纸张管理发票的企业来说，引入电子发票意味着修改内部流程--这可能涉及成本。

电子发票是否需要公章 (inkan)？

在日本，在文件上加盖印章 (inkan) 以确认其官方状态是一种由来已久的做法。但是，在发票上加盖印章并非法律要求。即使在 2023 年 10 月引入基于合格发票的方法（“发票系统”）之后，情况亦是如此。

如何创建电子发票？

发票数字化的方法多种多样，从扫描纸质文档、使用电子表格或文字处理软件创建，到使用专门的解决方案，不一而足。

Stripe Invoicing 为在线创建和发送发票以及及时接收买家付款提供了简便的解决方案。Stripe Invoicing 还与“发票系统”兼容，提供创建发票、保存修改历史记录、防止意外删除账单发票以及按金额、账单信息等搜索发票的功能。其还符合《电子账簿保存法》的要求。