Con gli emendamenti alla Denshi Chōbo Hozon-Hō (Legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici), il requisito di conservazione delle copie elettroniche di fatture e altri documenti relativi alle transazioni elettroniche è diventato pienamente obbligatorio a gennaio 2024.

Questo articolo analizza i vantaggi e gli svantaggi della digitalizzazione delle fatture e spiega come vengono create le fatture elettroniche.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura elettronica?
  
• Contesto della digitalizzazione delle fatture e revisione della Legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici
  
• Vantaggi della fatture elettroniche
  
• Svantaggi delle fatture elettroniche
  
• È necessario un sigillo ufficiale ("inkan") per le fatture elettroniche?
  
• Come vengono create le fatture elettroniche?
  

Che cos'è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica è una fattura digitalizzata che può essere inviata via email o con altri mezzi online, nota anche come fattura Web. Rispetto al metodo tradizionale di invio delle fatture cartacee per posta, lo scambio di fatture elettroniche online può ridurre i costi di spedizione e migliorare l'efficienza operativa per la gestione delle fatture e di eventuali rettifiche.

Le fatture elettroniche possono anche includere documenti originariamente creati su carta, che vengono poi scansionati e convertiti in formati elettronici come il PDF.

Contesto della digitalizzazione delle fatture e revisione della Legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici

Una delle ragioni principali del crescente interesse per le fatture elettroniche in Giappone è la modifica della Legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici, entrata in vigore nel gennaio del 2022. La legge consente la conservazione digitale dei libri contabili e di altri documenti che devono essere mantenuti aggiornati ai sensi della normativa fiscale. Inizialmente promulgata nel 1998, la legge consentiva di conservare in formato digitale i registri e gli altri documenti necessari ai fini dell'imposta nazionale, che tradizionalmente dovevano essere conservati in forma cartacea, a condizione che fossero soddisfatte determinate condizioni.

Dopo aver subito diversi emendamenti, la legge è stata sottoposta a una revisione significativa nel gennaio del 2022. Dopo un periodo di grazia di due anni, da gennaio 2024 è obbligatorio conservare digitalmente i documenti relativi alle transazioni elettroniche (fatture e altri documenti relativi alle transazioni inviati via email o con altri mezzi online).

Con l'obbligo di archiviazione digitale delle transazioni e le procedure semplificate per i documenti digitali, cresce l'interesse per la digitalizzazione di vari documenti.

Vantaggi della fatture elettroniche

L'implementazione della fatturazione elettronica presenta diversi vantaggi e svantaggi. Iniziamo dai vantaggi.

Riduzione dei costi (comprese le spese di spedizione)

In Giappone è consuetudine inviare le fatture cartacee per posta, ma digitalizzando le fatture e inviandole via email, si possono ridurre i costi di affrancatura, stampa e imbustamento.

Miglioramento dei tempi di elaborazione

L'invio delle fatture via email o con altri mezzi online non solo riduce il tempo impiegato per la stampa e l'imbustamento, ma anche quello necessario per la consegna al destinatario.

Per le attività che adottano il lavoro remoto, la digitalizzazione delle fatture può anche facilitare la revisione, l'approvazione e l'emissione delle stesse da parte dei colleghi che lavorano fuori ufficio.

Facilità di riemissione, modifica e recupero

In caso di errori o di richieste di riemissione o modifica delle fatture da parte del cliente, le fatture cartacee devono essere ristampate e spedite nuovamente. Le fatture elettroniche, invece, possono essere facilmente corrette e riemesse.

L'archiviazione digitale delle fatture elettroniche consente di accedervi rapidamente ogni volta che se ne ha bisogno, utilizzando le funzioni di ricerca del computer.

Svantaggi delle fatture elettroniche

Di seguito sono elencati alcuni potenziali svantaggi dell'implementazione delle fatture elettroniche:

Alcuni partner commerciali potrebbero preferire le fatture cartacee

Le fatture sono necessarie sia per l'emittente che per il destinatario. Se un partner commerciale richiede una fattura cartacea, dovrai prendere accordi individuali.

Possibilità di incorrere in costi di configurazione e operativi e/o di dover rivedere i processi interni

Per le attività abituate tradizionalmente a gestire le fatture su carta, introdurre la fattura elettronica significa rivedere i processi interni, con potenziali costi correlati.

È necessario un sigillo ufficiale ("inkan") per le fatture elettroniche?

In Giappone è prassi consolidata applicare un sigillo ("inkan") ai documenti, per confermarne lo status ufficiale. Tuttavia, non è un obbligo di legge apporre un sigillo sulle fatture. Ciò è vero anche dopo l'introduzione del metodo basato sulle fatture qualificate ("il sistema di fatturazione") nell'ottobre del 2023.

Come vengono create le fatture elettroniche?

Esistono vari metodi per la digitalizzazione delle fatture, che vanno dalla scansione dei documenti cartacei, alla creazione con software per fogli di calcolo o di elaborazione testi, fino all'utilizzo di soluzioni specializzate.

Stripe Invoicing offre una soluzione semplice per creare e inviare fatture online e ricevere pagamenti tempestivi dagli acquirenti. Invoicing è anche compatibile con "il sistema di fatturazione" e offre funzionalità per creare fatture, salvare la cronologia delle modifiche, proteggere dalla cancellazione accidentale delle fatture fatturate, nonché cercare le fatture in base a importo, informazioni di fatturazione e altro ancora. Soddisfa anche i requisiti della legge sulla conservazione dei libri contabili elettronici.