Mit der Novellierung des „Denshi Chōbo Hozon-Hō“ (Gesetz über die elektronische Buchführung) wurde die Aufbewahrung elektronischer Kopien von Rechnungen und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit elektronischen Transaktionen im Januar 2024 verbindlich vorgeschrieben.
In diesem Artikel befassen wir uns mit den Vor- und Nachteilen der Digitalisierung von Rechnungen und erklären, wie E-Rechnungen erstellt werden.
Worum geht es in diesem Artikel?
- Was ist eine E-Rechnung?
- Hintergrund der Digitalisierung von Rechnungen und des überarbeiteten Gesetzes über die elektronische Buchführung
- Vorteile von E-Rechnungen
- Nachteile von E-Rechnungen
- Ist ein amtliches Siegel („inkan“) für E-Rechnungen erforderlich?
- Wie werden E-Rechnungen erstellt?
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die digitalisiert wurde, sodass sie per E-Mail oder auf anderem Wege online versandt werden kann. Sie wird manchmal auch als Web-Rechnung bezeichnet. Im Vergleich zum herkömmlichen Versand von Papierrechnungen per Post lassen sich durch den Online-Austausch von E-Rechnungen die Portokosten senken und die betriebliche Effizienz bei der Verwaltung und Änderung von Rechnungen verbessern.
E-Rechnungen können auch Dokumente enthalten, die ursprünglich auf Papier erstellt und später gescannt und in elektronische Formate wie z. B. PDF umgewandelt wurden.
Hintergrund der Digitalisierung von Rechnungen und des überarbeiteten Gesetzes über die elektronische Buchführung
Zu den wichtigsten Gründen für das wachsende Interesse an E-Rechnungen in Japan gehört das geänderte Gesetz über die elektronische Buchführung, das im Januar 2022 in Kraft getreten ist. Das Gesetz ermöglicht die digitale Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und anderen Dokumenten, die nach dem Steuerrecht geführt werden müssen. Das ursprünglich 1998 erlassene Gesetz erlaubte die digitale Aufbewahrung von Büchern und anderen Dokumenten, die für Steuerzwecke benötigt werden und die traditionell in Papierform aufbewahrt werden mussten, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt waren.
Nach diversen Änderungen wurde das Gesetz im Januar 2022 grundlegend überarbeitet. Nach Ablauf einer zweijährigen Schonfrist ist es seit Januar 2024 zwingend erforderlich, Dokumente im Zusammenhang mit elektronischen Transaktionsdokumenten (Rechnungen und andere transaktionsrelevante Dokumente, die per E-Mail oder auf anderem Wege online versendet werden) digital aufzubewahren.
Mit der Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Transaktionsdokumenten und den vereinfachten Verfahren für digitale Aufzeichnungen wächst auch das Interesse an der Digitalisierung verschiedener Dokumente.
Vorteile von E-Rechnungen
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung bringt verschiedene Vor- und Nachteile mit sich. Betrachten wir zunächst die Vorteile.
Kostensenkung (einschließlich der Portokosten)
In Japan werden Rechnungen üblicherweise in Papierform per Post verschickt. Wenn Sie die Rechnungen digitalisieren und stattdessen per E-Mail versenden, können Sie die Kosten für Porto, Druck und Kuvertierung senken.
Kürzere Bearbeitungszeiten
Wenn Sie Rechnungen per E-Mail oder auf anderem Wege online versenden, verringert sich nicht nur der Zeitaufwand für Druck und Kuvertierung, sondern auch die Zeit, die für die Zustellung an die Empfänger/innen benötigt wird.
In Unternehmen mit Telearbeit kann die Digitalisierung von Rechnungen auch die Prozesse der Überprüfung, Genehmigung und Ausstellung der Rechnungen durch Personen, die außerhalb des Büros arbeiten, erleichtern.
Einfacheres Neuausstellen, Ändern und Abrufen
Bei Fehlern oder wenn Kundinnen und Kunden wünschen, dass Rechnungen neu ausgestellt oder geändert werden, müssen Papierrechnungen neu gedruckt und erneut verschickt werden. E-Rechnungen hingegen lassen sich leicht korrigieren und neu ausstellen.
Die digitale Speicherung von E-Rechnungen ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Zugriff, indem Sie einfach die Suchfunktion Ihres Computers nutzen.
Nachteile von E-Rechnungen
Im Folgenden finden Sie einige potenzielle Nachteile der Einführung von E-Rechnungen:
Manche Handelspartner bevorzugen u. U. Papierrechnungen
Rechnungen betreffen nicht nur das ausstellende Unternehmen, sondern auch die Empfänger/innen. Wenn ein Handelspartner eine Papierrechnung wünscht, müssen Sie individuelle Vorkehrungen treffen.
Einrichtungs- und Betriebskosten und/oder Überarbeitung interner Prozesse
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen traditionell in Papierform verwalten, bedeutet die Einführung von E-Rechnungen, dass sie ihre internen Prozesse überarbeiten müssen, was mit Kosten verbunden sein kann.
Ist ein amtliches Siegel („inkan“) für E-Rechnungen erforderlich?
In Japan ist es traditionell üblich, Dokumente mit einem Siegel („inkan“) zu versehen, um ihren offiziellen Status zu bestätigen. Ein Siegel auf Rechnungen ist jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben. Dies bleibt auch nach der Einführung des Systems der qualifizierten Rechnung („Invoice System“) im Oktober 2023 der Fall.
Wie werden E-Rechnungen erstellt?
Für die Digitalisierung von Rechnungen stehen diverse Methoden zur Verfügung, vom Scannen von Papierdokumenten über die Erstellung mit einer Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungssoftware bis hin zur Verwendung spezieller Lösungen.
Stripe Invoicing bietet eine einfache Lösung, um Rechnungen online zu erstellen und zu versenden und schnelle Zahlungen von Käuferinnen und Käufern zu erhalten. Stripe Invoicing ist auch mit dem „Invoice System“ kompatibel und bietet die Möglichkeit, Rechnungen zu erstellen, einen Verlauf der Änderungen zu speichern, Rechnungen vor versehentlichem Löschen zu schützen sowie nach Betrag, Rechnungsdaten und anderen Angaben nach Rechnungen zu suchen. Die Plattform erfüllt auch die Anforderungen des Gesetzes über die elektronische Buchführung.