Genom ändringar i Denshi Chōbo Hozon-Hō (lagen om elektronisk bokföring) i januari 2024 blev kravet på att spara elektroniska kopior av fakturor och andra dokument som rör e-transaktioner helt obligatoriskt.

I den här artikeln berättar vi om för- och nackdelar med att digitalisera fakturor och förklarar hur e-fakturor skapas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en e-faktura?
  
• Bakgrund till digitaliseringen av fakturor och ändringarna i lagen om elektronisk bokföring
  
• Fördelarna med e-fakturor
  
• Nackdelarna med e-fakturor
  
• Krävs ett officiellt sigill ("inkan") för e-fakturor?
  
• Så här skapas e-fakturor
  

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som har digitaliserats så att den kan skickas via e-post eller på annat sätt online. Den kallas ibland även för en webb-faktura. Jämfört med den traditionella metoden att skicka pappersfakturor per post kan utbyte av e-fakturor online minska portokostnaderna och förbättra den operativa effektiviteten när det gäller att hantera fakturor och göra ändringar i dem.

E-fakturor kan också inkludera dokument som ursprungligen skapades på papper och som sedan har skannats och konverterats till elektroniska format som en PDF.

Bakgrunden till digitaliseringen av fakturor och ändringarna i lagen om elektronisk bokföring

En av huvudorsakerna till det växande intresset för e-fakturor i Japan är den ändrade lagen om elektronisk bokföring, sedan den trädde i kraft i januari 2022. Lagen tillåter digital lagring av liggare och andra dokument som måste bevaras enligt skattelagstiftningen. Lagen infördes ursprungligen 1998 och gjorde det möjligt att spara liggare och andra dokument som behövdes för nationella skattesyften digitalt istället för att, enligt traditionellt krav bevara dem i pappersform, förutsatt att vissa villkor uppfylldes.

Efter att ha genomgått flera ändringar ändrades lagen avsevärt i januari 2022. Efter att den tvååriga fristen löpt ut, är det sedan januari 2024 helt obligatoriskt att spara dokument som rör elektroniska transaktioner (fakturor och andra transaktionsrelaterade dokument som skickas via e-post eller på annat sätt online).

Med obligatorisk digital lagring av transaktioner och förenklade förfaranden för digital bokföring finns det ett växande intresse för digitaliseringen av olika dokument.

Fördelarna med e-fakturor

Det finns olika för- och nackdelar med att implementera elektronisk fakturering. Låt oss börja med fördelarna.

De minskar kostnaderna (inklusive porto)

I Japan är det vanligt att skicka pappersfakturor per post, men genom att istället digitalisera fakturorna och skicka dem via e-post kan du minska kostnaderna för porto, utskrift och kuvertering.

De förbättrar behandlingstiderna

Att skicka fakturor via e-post eller på annat sätt online minskar inte bara den tid som läggs på utskrift och kuvertering, utan också den tid som krävs för att leverera dem till mottagaren.

För företag med distansarbete kan digitalisering av fakturor också göra det lättare för kollegor som arbetar utanför kontoret att granska, godkänna och utfärda dem.

De är enkla att utfärda, ändra och hämta

Om det uppstår fel, eller om klient begär att fakturor ska utfärdas på nytt eller ändras, måste pappersfakturor skrivas ut på nytt och skickas ut på nytt. E-fakturor kan däremot enkelt korrigeras och utfärdas på nytt.

Genom att lagra e-fakturor digitalt kan du snabbt komma åt dem när du behöver dem med hjälp av sökfunktionerna på din dator.

Nackdelarna med e-fakturor

Följande är några möjliga nackdelar med att implementera e-fakturor:

Vissa handelspartner kanske föredrar pappersfakturor

Fakturor påverkar utfärdaren och även mottagaren. Om en handelspartner begär en faktura i pappersform måste du vidta individuella åtgärder för dem.

Du kan ådra dig etablerings- och driftskostnader och/eller behöva ändra dina interna processer

För företag som traditionellt har hanterat pappersbaserade fakturor kan införandet av e-fakturor innebära att de ser över sina interna processer, vilket i sin tur kan medföra kostnader.

Krävs ett officiellt sigill ("inkan") för e-fakturor?

I Japan är det sedan länge vanligt att förse dokument med ett sigill ("inkan") som bekräftelse på deras officiella status. Det är dock inte ett juridiskt krav att förse fakturor med sigill och detsamma gäller även efter att metoden baserad på kvalificerade fakturor ("faktureringssystemet") infördes i oktober 2023.

Så här skapas e-fakturor

Det finns olika metoder för att digitalisera fakturor, allt från att skanna pappersdokument, skapa dem med hjälp av kalkylblad eller ordbehandlingsprogram till att använda specialiserade lösningar.

Stripe Invoicing erbjuder en enkel lösning för att skapa och skicka fakturor online och ta emot snabb betalning från köpare. Stripe Invoicing är också kompatibelt med "faktureringssystemet", vilket ger funktionaliteten att skapa fakturor, spara ändringshistorik, skydda mot oavsiktlig radering av utfärdade fakturor samt söka efter fakturor efter belopp, faktureringsinformation och mer. Det uppfyller också kraven för lagen om elektronisk bokföring.