De conformidad con las enmiendas hechas a la Ley de Conservación de Libros Contables Electrónicos (Denshi Chōbo Hozon-Hō), en enero de 2024 entró plenamente en vigor la obligatoriedad de conservar copias electrónicas de facturas y otros documentos relacionados con transacciones electrónicas.
En este artículo se exploran las ventajas y los inconvenientes de digitalizar facturas y se explica cómo se crean facturas electrónicas.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una factura electrónica?
- Contexto de la digitalización de facturas y la modificación de la Ley de Conservación de Libros Contables Electrónicos
- Ventajas de las facturas electrónicas
- Inconvenientes de las facturas electrónicas
- ¿Se necesita un sello oficial («inkan») en las facturas electrónicas?
- ¿Cómo se crean facturas electrónicas?
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura que se ha digitalizado para poder enviarse por correo electrónico u otras vías electrónicas. También se conoce como «factura web». En comparación con el método tradicional de envío de facturas en papel por correo postal, el intercambio de facturas electrónicas puede reducir los costes postales y mejorar la eficiencia operativa en lo que respecta a la gestión y corrección de facturas.
El concepto de «factura electrónica» también abarca documentos creados originalmente en papel que después se han escaneado y convertido a un formato electrónico, como un PDF.
Contexto de la digitalización de facturas y la modificación de la Ley de Conservación de Libros Contables Electrónicos
Uno de los principales motivos por los que ha aumentado el interés en las facturas electrónicas en Japón fue la modificación de la Ley de Conservación de Libros Contables Electrónicos, que entró en vigor en enero de 2022. Esta ley permite conservar en formato digital libros mayores y otros documentos que se deben guardar de conformidad con la legislación fiscal. Esta ley, que se promulgó en 1998, permitía conservar en formato digital libros mayores y otros documentos necesarios con fines fiscales nacionales (que antes era obligatorio conservar en papel), siempre que se cumplieran determinadas condiciones.
La ley se sometió a varias enmiendas y se modificó considerablemente en enero de 2022. Tras finalizar el período de gracia de dos años, en enero de 2024, entró plenamente en vigor la obligatoriedad de conservar en formato digital documentos relacionados con transacciones electrónicas (facturas y otros documentos de transacciones enviados por correo electrónico u otras vías electrónicas).
La obligatoriedad de almacenar las transacciones en formato digital y la simplificación de los procedimientos de los registros digitales han hecho que aumente el interés en la digitalización de diferentes documentos.
Ventajas de las facturas electrónicas
Implementar la facturación electrónica supone diferentes ventajas e inconvenientes. Empezaremos analizando las ventajas:
Reducen los costes (incluido el franqueo)
En Japón, es habitual enviar facturas impresas por correo postal. Sin embargo, si las digitalizas y las envías por correo electrónico, puedes reducir los costes de franqueo, impresión y sobres.
Mejoran los tiempos de procesamiento
Enviar facturas por correo electrónico u otras vías electrónicas reduce no solo el tiempo empleado en imprimirlas y meterlas en sobres, sino también el necesario para enviarlas al destinatario.
Si las empresas que tienen trabajadores en remoto digitalizan las facturas, les resultará más sencillo revisarlas, aprobarlas y emitirlas, aunque sus empleados no estén en la oficina.
Son fáciles de emitir de nuevo, corregir y encontrar
Si hay algún error o el cliente solicita que se vuelva a emitir o se corrija alguna factura, las facturas en papel deben volver a imprimirse y enviarse por correo postal. En cambio, las facturas electrónicas pueden corregirse y volverse a emitir con facilidad.
Si almacenas facturas electrónicas en formato digital, puedes acceder rápido a ellas cuando lo necesites mediante las funciones de búsqueda del ordenador.
Inconvenientes de las facturas electrónicas
A continuación, te explicamos algunos posibles inconvenientes de implementar las facturas electrónicas:
Algunos socios comerciales pueden preferir las facturas impresas
Las facturas afectan al emisor y al destinatario. Si un socio comercial solicita una factura impresa, tendrás que hacer los ajustes necesarios para enviársela.
Puedes incurrir en costes de configuración y operativos, o quizá tengas que revisar tus procesos internos
Para las empresas que siempre hayan gestionado las facturas en papel, la incorporación de facturas electrónicas implica revisar sus procesos internos, lo que puede suponer costes.
¿Se necesita un sello oficial («inkan») en las facturas electrónicas?
En Japón, es una práctica habitual poner un sello («inkan») en los documentos, lo que confirma que son oficiales. Sin embargo, sellar las facturas no es ningún requisito legal. Sigue siendo así incluso tras la implantación del método de facturas cualificadas (el «sistema de facturas») en octubre de 2023.
¿Cómo se crean facturas electrónicas?
Hay varios métodos para digitalizar facturas: escanear documentos impresos, crearlos con software de hojas de cálculo o edición de textos, usar soluciones especializadas, etc.
Stripe Invoicing es una solución sencilla para crear y enviar facturas por vía electrónica y recibir pagos puntuales de los compradores. Invoicing también es compatible con el «sistema de facturas» y proporciona las funciones necesarias para crear facturas, guardar un historial de modificaciones, proteger frente a eliminaciones imprevistas de facturas emitidas, así como para buscar facturas por importe, información de facturación y otros datos. Asimismo, cumple con los requisitos de la Ley de Conservación de Libros Contables Electrónicos.