Com as emendas à Denshi Chōbo Hozon-Hō (Lei de Preservação de Livros Eletrônicos), a exigência de reter cópias eletrônicas de faturas e outros documentos relativos a transações eletrônicas tornou-se totalmente obrigatória em janeiro de 2024.

Este artigo explora os benefícios e as desvantagens da digitalização de faturas e explica como as faturas eletrônicas são criadas.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é uma fatura eletrônica?
  
• Histórico da digitalização de faturas e da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos revisada
  
• Os benefícios das faturas eletrônicas
  
• As desvantagens das faturas eletrônicas
  
• É necessário um selo oficial ("inkan") para as faturas eletrônicas?
  
• Como são criadas as faturas eletrônicas?
  

O que é uma fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica é uma fatura que foi digitalizada para que possa ser enviada por e-mail ou por outros meios on-line. Às vezes, também é chamada de fatura web. Em comparação com o método tradicional de envio de faturas em papel pelo correio, a troca de faturas eletrônicas on-line pode reduzir os custos de postagem e melhorar a eficiência operacional quando se trata de gerenciar faturas e fazer alterações nelas.

As faturas eletrônicas também podem incluir documentos originalmente criados em papel, que foram digitalizados e convertidos em formatos eletrônicos, como PDF.

Histórico da digitalização de faturas e da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos revisada

Um dos principais motivos para o crescente interesse em faturas eletrônicas no Japão é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos alterada, que entrou em vigor em janeiro de 2022. A lei permite a retenção digital de livros contábeis e outros documentos que devem ser mantidos de acordo com a legislação tributária. Inicialmente promulgada em 1998, a lei permitia que os livros contábeis e outros documentos necessários para fins tributários nacionais - tradicionalmente obrigados a serem mantidos em formato fiscal - fossem retidos digitalmente, desde que determinadas condições fossem atendidas.

Depois de passar por várias alterações, a lei foi revisada significativamente em janeiro de 2022. Após o término de um período de carência de dois anos, desde janeiro de 2024, é totalmente obrigatória a retenção digital de documentos relacionados a documentos de transações eletrônicas (faturas e outros documentos relacionados a transações enviados por e-mail ou outros meios on-line).

Com o armazenamento digital obrigatório de transações e procedimentos simplificados para registros digitais, há um interesse crescente na digitalização de vários documentos.

Os benefícios das faturas eletrônicas

Há vários benefícios e desvantagens na implementação de faturas eletrônicas. Vamos começar com os benefícios.

Reduzem os custos (inclusive de postagem)

No Japão, é costume enviar faturas em papel pelo correio. Mas, ao digitalizar as faturas e enviá-las por e-mail, você pode reduzir os custos de postagem, impressão e envelopamento.

Melhoram os tempos de processo

O envio de faturas por e-mail ou por outros meios on-line não só reduz o tempo gasto com impressão e envelopamento, mas também o tempo necessário para entregá-las ao destinatário.

Para empresas com práticas de trabalho remoto, a digitalização de faturas também pode facilitar a revisão, a aprovação e a emissão com colegas que trabalham fora do escritório.

São fáceis de reemitir, alterar e recuperar

Em caso de erros ou solicitações de clientes para que as faturas sejam reemitidas ou alteradas, as faturas em papel devem ser reimpressas e enviadas novamente pelo correio. As faturas eletrônicas, por outro lado, podem ser facilmente corrigidas e reemitidas.

O armazenamento digital de faturas eletrônicas permite acesso rápido sempre que você precisar delas, usando as funções de pesquisa do seu computador.

As desvantagens das faturas eletrônicas

A seguir estão algumas possíveis desvantagens da implementação de faturas eletrônicas:

Alguns parceiros comerciais podem preferir faturas em papel

As faturas afetam tanto o emissor quanto o destinatário. Se um parceiro comercial solicitar uma fatura em papel, você precisará fazer acordos individuais com ele.

Você pode incorrer em custos operacionais e de instalação e/ou precisar revisar seus processos internos

Para as empresas que tradicionalmente gerenciam faturas em papel, a introdução de faturas eletrônicas significa revisar seus processos internos, o que pode envolver custos.

É necessário um selo oficial (“inkan”) para as faturas eletrônicas?

No Japão, é uma prática de longa data aplicar um selo ("inkan") aos documentos, reconhecendo seu status oficial. Entretanto, não é um requisito jurídico colocar um selo nas faturas. Esse continua sendo o caso, mesmo após a introdução do método estabelecido pela fatura qualificada ("o sistema de fatura") em outubro de 2023.

Como criar faturas eletrônicas?

Há vários métodos de digitalização de faturas, desde a digitalização de documentos em papel, sua criação usando planilhas ou software de processamento de texto, até o uso de soluções especializadas.

O Stripe Invoicing oferece uma solução fácil para criar e enviar faturas online e receber pagamentos imediatos dos compradores. O Stripe Invoicing também é compatível com "o sistema de faturas", fornecendo funções para criar faturas, salvar um histórico de modificações, proteger contra a exclusão acidental de faturas faturadas, bem como pesquisar faturas por valor, informações de faturamento e muito mais. Ele também atende aos requisitos da Lei de Preservação de Livros Eletrônicos.