Avec les modifications apportées à la Denshi Chōbo Hozon-Hō (Electronic Books Preservation Act), l’obligation de conserver des copies électroniques des factures et autres documents relatifs aux transactions électroniques est devenue pleinement obligatoire en janvier 2024.

Cet article analyse les avantages et les inconvénients de la numérisation des factures et explique comment les factures électroniques sont créées.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’une facture électronique?
  
• Contexte de la numérisation des factures et de la révision de l’Electronic Books Preservation Act
  
• Les avantages de la facture électronique
  
• Les inconvénients de la facture électronique
  
• Un sceau officiel (« inkan ») est-il nécessaire pour les factures électroniques?
  
• Comment les factures électroniques sont-elles créées?
  

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Une facture électronique est une facture qui a été numérisée afin de pouvoir être envoyée par courriel ou par d’autres moyens en ligne. Elle est parfois aussi appelée facture web. Par rapport à la méthode traditionnelle d’envoi de factures papier par la poste, l’échange de factures électroniques en ligne permet de réduire les frais postaux et d’améliorer l’efficacité opérationnelle lorsqu’il s’agit de gérer les factures et d’y apporter des modifications.

Les factures électroniques peuvent également inclure des documents créés à l’origine sur papier, qui ont ensuite été numérisés et convertis dans des formats électroniques tels qu’un PDF.

Contexte de numérisation des factures et l’Electronic Books Preservation Act révisé

L’une des principales raisons de l’intérêt croissant pour les factures électroniques au Japon est l’Electronic Books Preservation Act, qui est entré en vigueur en janvier 2022. Cette loi permet la conservation numérique des registres et autres documents qui nécessitent d’être conservés en vertu de la loi fiscale. Initialement promulguée en 1998, elle permettait de conserver numériquement les registres et autres documents nécessaires à l’impôt national traditionnellement tenus de les conserver sous forme papier, pourvu que certaines conditions soient remplies.

Après avoir subi plusieurs amendements, cette loi a fait l’objet d’une révision importante en janvier 2022. À la fin d’un délai de grâce de deux ans, depuis janvier 2024, il est totalement impératif de conserver numériquement les documents relatifs aux transactions électroniques (factures et autres documents liés aux transactions envoyés par courriel ou par d’autres moyens en ligne).

Avec l’enregistrement numérique obligatoire des transactions et les procédures simplifiées des documents numériques, la numérisation de divers documents suscite un intérêt croissant.

Les avantages des factures électroniques

La mise en œuvre de la facturation électronique présente divers avantages et inconvénients. Commençons par les avantages.

Elle réduit les dépenses (y compris l’affranchissement)

Au Japon, il est d’usage d’envoyer des factures papier par la poste. Mais en les numérisant et en les envoyant par courriel, vous pouvez réduire les dépenses liées à l’affranchissement, à l’impression et à la mise sous pli.

Elle améliore les délais de traitement

L’envoi de factures par courriel ou par d’autres moyens en ligne réduit non seulement le temps consacré à l’impression et à la mise sous pli, mais aussi le temps nécessaire pour les livrer au bénéficiaire.

Pour les entreprises qui offrent le travail à distance, la numérisation des factures peut également faciliter leur vérification, leur approbation et leur émission par des collègues travaillant à l’extérieur du bureau.

Elle est facile à réémettre, à modifier et à récupérer

En cas d’erreurs ou de requêtes des clients en vue d’une reémission ou modification des factures, les factures papier doivent être réimprimées et renvoyées par la poste. Les factures électroniques en revanche, peuvent être facilement corrigées et réémises.

L’enregistrement numérique des factures électroniques permet d’en accéder rapidement à tout moment en utilisant les fonctions de recherche de votre ordinateur.

Les inconvénients de la facture électronique

Voici quelques possibles inconvénients de la mise en œuvre des factures électroniques :

Certains partenaires commerciaux peuvent préférer les factures papier

Les factures concernent l’émetteur et le bénéficiaire. Si un partenaire commercial demande une facture papier, vous devrez prendre des dispositions particulières pour lui.

Vous pouvez assumer les dépenses liées à la mise en page et à l’exploitation, et/ou avoir besoin de réviser votre fonctionnement interne

Pour les entreprises qui géraient traditionnellement les factures sur papier, l’introduction des factures électroniques implique une révision de leurs fonctionnements internes, ce qui peut entraîner des dépenses.

Un sceau officiel (« inkan ») est-il nécessaire pour les factures électroniques?

Au Japon, c’est une pratique de longue date d’apposer un sceau (« inkan ») sur les documents, reconnaissant leur état officiel. Cependant, la loi n’exige pas de mettre un sceau sur les factures. Cela demeure même après l’introduction de la méthode de facturation reconnue (« le système de facturation ») en octobre 2023.

Comment les factures électroniques sont-elles créées?

Il existe différentes méthodes pour numériser les factures, allant de la numérisation de documents papier, de leur création à l’aide d’un tableur ou d’un logiciel de traitement de texte, à l’utilisation de solutions spécialisées.

Stripe Invoicing offre une solution simple pour créer et envoyer des factures en ligne et recevoir des paiements rapides de la part des acheteurs. Stripe Invoicing est également compatible avec le « système facturation », Il offre la fonctionnalité de créer des factures, d’enregistrer un historique des modifications, de se protéger contre la suppression accidentelle des factures émises, ainsi que de rechercher des factures par montant, les données de facturation, etc. Il répond également auxexigences de l’Electronic Books Preservation Act.