Suite à l'adoption d'un système de taux de taxe réduit en octobre 2019 et à la promulgation de la loi révisée relative à la conservation des enregistrements électroniques en janvier 2022, des changements considérables sont intervenus dans la gestion des transactions. Face à cette complexité croissante des opérations comptables, le système de conservation des factures fiscales (également appelé « système de facturation ») sera lancé le 1er octobre 2023.

La nouveauté réside dans le fait qu'il permet aux entreprises qui s'acquittent d'une taxe sur la consommation de recevoir un crédit de taxe à l'achat. Le marchand (l'entité qui reçoit la commande et émet la facture) n'est pas le seul concerné. Il convient en effet de garder quelques éléments en tête pour ce qui est du client lui-même (l'entité qui passe la commande et reçoit la facture).

Ce guide vous fournit un aperçu du système de facturation en vigueur et de ses incidences sur votre entreprise. Il vous explique également comment Stripe peut vous accompagner afin de simplifier vos opérations.

Présentation du système de facturation

Le système de conservation des factures fiscales entrera en vigueur le 1er octobre 2023. Communément appelé « système de facturation », il permet aux entreprises qui s'acquittent d'une taxe sur la consommation de recevoir un crédit de taxe à l'achat sous réserve d'émettre et de conserver des factures (fiscales) qui répondent à des exigences particulières.

Les mentions à faire figurer sur les factures fiscales et le crédit de taxe à l'achat lui-même sont présentés dans la section « Incidences du système de facturation sur les entreprises », tandis que la présente section porte sur son utilité.

L'adoption de ce système de facturation s'appuie sur la loi révisée relative à la taxe sur la consommation qui est entrée en vigueur le 1er octobre 2019. Cette révision avait alors fait passer le taux de taxe de 8 % à 10 %, avec l'adoption simultanée du système de taux réduit. La taxe sur la consommation associe désormais deux taux différents : le taux standard (10 %) et le taux réduit (8 %). Les marchands devront par conséquent calculer la taxe sur la consommation sur la base de ces deux taux, et les clients auront à charge d'établir le montant exact des taxes, ce qui complique le processus comptable pour les deux parties. Face à cette situation, le système de facturation a été mis en place afin de calculer précisément les taxes payées par le biais de l'enregistrement des taux applicables séparément.

Cette solution a déjà été adoptée par l'Union européenne, au sein de laquelle de multiples taux de taxes s'appliquent. Dans l'UE, qui se compose de nombreux pays différents, le taux de taxe pour la TVA (équivalent de la taxe sur la consommation japonaise) varie non seulement d'un pays à l'autre, mais également en fonction des biens ou des services considérés. Le système de facturation a par conséquent été mis en place pour imposer l'émission et la conservation de factures électroniques sur lesquelles figurent des informations spécifiques relatives à la TVA. Cette clarification des taux de taxe appliqués permet de bénéficier de crédits de taxe.

Incidences du système de facturation sur les entreprises

Quels seront les changements induits par l'entrée en vigueur du système de facturation le 1er octobre 2023 ?

La demande de crédit de taxe à l'achat constitue le changement le plus important. Dans ce nouveau système, un opérateur professionnel, enregistré en tant qu'émetteur de factures fiscales, émet une facture (fiscale) qui est conservée du côté du client, de façon à ce que celui-ci puisse recevoir le crédit de taxe à l'achat correspondant.

Que représente le crédit de taxe à l'achat pour la taxe sur la consommation ?

Avant d'approfondir la question, commençons par expliquer ce qu'est un crédit de taxe à l'achat.

Il fait référence au paiement d'une taxe calculée en soustrayant la « taxe sur la consommation acquittée au moment de l'achat » de la « taxe sur la consommation perçue par les partenaires commerciaux ou les consommateurs, etc. », lorsque les paiements effectués incluent cette taxe.

Imaginez, par exemple, que vous gérez un site Web e-commerce qui vend de l'ameublement et des articles pour la maison. Supposons que vous achetez un produit 2 200 yens, taxes comprises (prix d'achat : 2 000 yens + taxe sur la consommation : 200 yens), auprès d'un grossiste, puis que vous le vendez à un client sur votre site Web e-commerce pour 5 500 yens, taxes comprises (prix d'achat : 5 000 yens + taxe sur la consommation : 500 yens). La taxe sur la consommation est facturée aux consommateurs finaux des biens et des services, et elle est payée à l'État par les entreprises. Néanmoins, cela ne signifie pas que les entreprises s'acquittent de l'intégralité du montant de la taxe sur la consommation perçue auprès des consommateurs.

Dans cet exemple, le marchand d'ameublement et d'articles pour la maison en ligne reçoit 500 yens du consommateur au titre de la taxe sur la consommation, mais paye 200 yens au titre de cette même taxe lorsqu'il achète le produit auprès du grossiste, qu'il soustrait de celle qu'il a perçue. Il s'acquitte donc d'une taxe de 300 yens (500 yens - 200 yens = 300 yens). C'est ainsi que fonctionne le crédit de taxe à l'achat.

Obligations imposées aux marchands et aux clients par le système de facturation

L'entrée en vigueur du système de facturation marque l'obligation d'émettre et de conserver les factures fiscales pour bénéficier du crédit de taxe à l'achat. Le client doit, par conséquent et en principe, demander au marchand d'émettre une facture fiscale, tenir un livre de comptes et conserver cette facture et les documents similaires afin de percevoir ce crédit.

Dans l'exemple précédent, le système de facturation a une incidence tant sur le grossiste (le marchand) que sur le marchand d'ameublement et d'articles pour la maison (le client). Il s'agit là d'une des principales caractéristiques du système de facturation. Tant le marchand (qui reçoit la commande et émet la facture) que le client (qui passe la commande et reçoit la facture) doivent faire en sorte de s'y adapter.

• Marchand : émission de factures fiscales à la demande du client
  
• Client : réception et conservation des factures fiscales émises par le marchand, en principe, pour répondre aux exigences relatives au crédit de taxe correspondant à ses achats.
  

Autre aspect important de ce système : les factures fiscales ne peuvent être émises que par des émetteurs autorisés à le faire. Les opérateurs professionnels non enregistrés ne peuvent en effet pas émettre ce type de facture. Autrement dit, si le marchand n'est pas enregistré, le client ne pourra pas recevoir de facture fiscale et ne pourra en principe pas bénéficier du crédit de taxe à l'achat. Le client pourrait, par conséquent, avoir à s'acquitter d'une taxe d'un montant plus important que celui logiquement dû.

Système de facturation : éléments d'action

Quelles mesures devez-vous prendre ?

Lorsque vous utilisez ce système de facturation, vous devez être vigilants sur trois éléments majeurs : la « demande d'enregistrement en tant qu'émetteur de factures fiscales et de documents similaires », leur « émission conformément aux exigences spécifiées » et leur « conservation ».

(1) Demande d'enregistrement en tant qu'émetteur de factures fiscales et de documents similaires
La première démarche à entreprendre est de demander à être enregistré.

C'est une condition obligatoire pour pouvoir émettre des factures fiscales et des documents similaires. Cette demande consiste à remplir un formulaire et à le transmettre à l'autorité fiscale pertinente. Une fois votre demande approuvée, un numéro d'enregistrement de 13 caractères est généré. Il commence par la lettre « T » (les 12 caractères suivants correspondent au numéro de l'acte constitutif sur le registre des entreprises).

Les demandes d'enregistrement ont pu être formulées dès le 1er octobre 2021 et doivent l'être au plus tard le 30 septembre 2023. Il s'agit de remplir les conditions requises lorsque le système de facturation entrera en vigueur le 1er octobre 2023. Pour connaître la procédure à suivre, veuillez consulter le site Web de l'Agence nationale japonaise des impôts.

Les opérateurs professionnels exemptés de taxes, notamment les entreprises individuelles ou les travailleurs indépendants, dont les ventes taxables n'excèdent pas 100 millions de yens et qui ont été exemptés du paiement de la taxe sur la consommation à ce jour, peuvent néanmoins s'enregistrer en tant qu'émetteur de factures fiscales et de documents similaires. En parallèle, ils devront cependant établir une déclaration de taxe sur la consommation en tant qu'entreprise taxable et doivent s'attendre à voir leurs charges fiscales et administratives s'alourdir. Des mesures d'accompagnement ont également été mises en place. Par conséquent, si vous envisagez de vous enregistrer, veuillez consulter le site Web du ministère des Finances Est-il exact qu'il existe des mesures d'accompagnement concernant le système de facturation ?

(2) Émission de factures (fiscales) conformes aux exigences spécifiées
Les méthodes de conservation des factures et des documents similaires évolueront, passant d'un système de factures catégorisées à celui de factures fiscales, et des informations complémentaires, notamment le numéro d'enregistrement, le taux de taxe applicable et la taxe sur la consommation associée seront également exigées. Pour s'adapter à ce nouveau système japonais, il sera nécessaire d'ajouter de nouvelles mentions aux factures, d'en modifier la présentation et de prévoir un système de comptabilité qui permet l'émission et la réception de ces documents.

Les marchands en ligne, les restaurants et les entreprises de taxi, etc., qui ont un nombre indéterminé de clients, peuvent également émettre une « facture fiscale simplifiée (facture simple) ». Pour plus d'informations, veuillez vous référer au site de l'Agence fiscale nationale « Aperçu du système de conservation des factures fiscales ».

Ce guide détaille toutes les informations requises pour l'établissement des factures fiscales. Le système de conservation des factures impose d'ajouter désormais trois nouvelles mentions à celles que l'on trouve classiquement sur les factures fiscales.

Mentions obligatoires pour le système de conservation des factures fiscales (nouvelles mentions ajoutées en gras) :
(1) Nom ou titre et numéro d'enregistrement (numéro d'enregistrement de 13 caractères commençant par la lettre « T ») de l'émetteur de la facture fiscale
(2) Date de la transaction
(3) Détails de la transaction (éligibilité à un taux de taxe réduit)
(4) Montant total réparti par taux de taxe (excluant ou incluant les taxes) et taux de taxe applicable
(5) Taxe sur la consommation répartie par taux de taxe, etc.
(6) Nom ou titre du destinataire du document

Vous devrez en outre modifier les factures fiscales émises si elles contiennent des erreurs, et vous aurez également l'obligation d'émettre des « factures de remboursement de taxes » si les biens sont renvoyés.

Les émetteurs doivent également conserver une copie de chaque facture fiscale émise.

(3) Conservation des factures (fiscales)
La « conservation de la facture » constitue l'un des principaux éléments requis pour le crédit de taxe à l'achat défini dans le système de facturation.

Le marchand doit émettre une facture fiscale à la demande du client et en conserver une copie pendant un certain temps. D'autre part, le client est en principe lui aussi dans l'obligation de conserver pendant un certain temps toute facture fiscale reçue afin de percevoir le crédit de taxe à l'achat. Il est important de noter que les factures reçues de la part de marchands non enregistrés en tant qu'émetteurs de factures fiscales ou de documents similaires ne peuvent pas être utilisées pour percevoir ce crédit. (Des mesures provisoires vous permettront cependant d'effectuer les déductions des taxes à l'achat. Veuillez donc vous référer au site de l'Agence nationale des impôts « Aperçu du système de conservation des factures fiscales » pour plus de détails.)

Nous avons limité nos explications à trois éléments principaux, mais il convient également de prendre en compte les tâches requises pour effectuer les vérifications nécessaires qui portent notamment sur le statut des partenaires commerciaux, l'exactitude des informations renseignées sur les factures fiscales reçues et la validité des numéros d'enregistrement.

Prise en charge par Stripe du système de facturation

Stripe propose une plateforme de paiement dotée de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Avec l'entrée en vigueur du nouveau système de facturation, nous prévoyons de vous fournir des outils qui vous permettront de traiter simplement et efficacement votre facturation depuis le Dashboard. Nous prendrons également en charge la conservation des factures par le biais d'une méthode conforme à la loi révisée relative à la conservation des enregistrements électroniques.

• Stripe Invoicing : Stripe Invoicing est un outil qui simplifie la création et l'envoi en ligne de factures et accélère la réception des paiements émis par les clients. Les fonctionnalités proposées incluent la création de factures, la conservation de l'historique des modifications apportées, la prévention de la suppression accidentelle des factures réglées, la recherche de montants ou d'informations de facturation, et plus encore. Nous prévoyons également de prendre en charge la création de factures fiscales, vraisemblablement en juin 2023. Vous serez ainsi en mesure de créer et de conserver ces factures et de modifier les informations de facturation via le Dashboard.
  
• Stripe Tax : Stripe Tax est un outil d'automatisation de la collecte des taxes applicables à vos transactions Stripe. Stripe Tax calcule et collecte toujours le montant exact des taxes. Il prend en charge des centaines de produits et de services et suit les changements de réglementations fiscales et de taux de taxe.
  
• Stripe Billing : Stripe Billing est un outil qui facilite la gestion des abonnements et de la facturation récurrente et mensuelle. Tout comme pour Stripe Invoicing, nous prévoyons de prendre en charge la création des factures fiscales vraisemblablement en juin 2023. Vous pourrez ainsi créer et conserver ces documents sur le Dashboard.
  
• Mise en place facilitée : grâce à Stripe Invoicing et à Stripe Billing, créez, personnalisez et envoyez vos factures en quelques minutes depuis le Dashboard, en utilisant les factures fournies en ligne par Stripe. Le tout sans avoir à écrire une seule ligne de code. Consultez cette page pour tester la facturation avec Stripe.
  
• Si vous n'utilisez pas Stripe Invoicing et souhaitez utiliser les reçus comme documents de facturation simplifiée (適格簡易請求書), suivez notre guide.
  

Découvrez de façon anticipée comment soumettre les documents requis à l'occasion d'un audit fiscal et les exigences de conformité avec la loi relative à la conservation des enregistrements électroniques. Ces procédures sont également applicables aux transactions électroniques autres que la création et l'émission de factures par l'intermédiaire de Stripe.

Pour en savoir plus sur les méthodes de configuration, consultez les bonnes pratiques de facturation au Japon.

 Référence : Agence nationale des impôts (site Web). « Transactions électroniques ». Dernière consultation : 26 mai 2023. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm

Glossaire

• Facture (fiscale) : facture créée par le marchand pour informer le client du taux de taxe applicable et du montant exact de la taxe. Elle ne peut être établie que par un émetteur enregistré.
  
• Marchand : dans le cadre de transactions B2B, fournisseur de biens ou de services qui reçoit des commandes et émet des factures.
  
• Client : dans le cadre de transactions B2B, bénéficiaire de biens ou de services et destinataire de factures.
  
• Système de taux de taxe réduit : système entré en vigueur le 1er octobre 2019 qui, sur certains produits, fixe le taux de taxe en dessous du taux standard applicable.
  
• Crédit de taxe à l'achat : lorsque la taxe sur la consommation est acquittée, fait référence au paiement d'une taxe calculée en soustrayant la « taxe sur la consommation acquittée au moment de l'achat » de la « taxe sur la consommation perçue par les partenaires commerciaux ou les consommateurs, etc. ».
  
• Émetteur de factures fiscales : opérateur professionnel qui, après avoir été contrôlé par l'Agence nationale des impôts, a obtenu un numéro d'enregistrement et est autorisé à émettre des factures fiscales.