Genom införandet av systemet med reducerad skattesats i oktober 2019 och antagandet av den reviderade lagen om elektronisk arkivering i januari 2022 har villkoren för transaktioner förändrats avsevärt. Mitt i denna ökande komplexitet vad gäller redovisning lanserades systemet för bevarande av skattefakturor (även kallat ”fakturasystemet”) den 1 oktober 2023.
Fakturasystemet innebär att företag som betalar konsumtionsskatt kan få göra avdrag för tillämplig inköpsskatt. Konsekvenserna av detta system är inte begränsad till säljarna (de som tar emot beställningen och utfärdar fakturan). Även för köparna (de som gör beställningen och tar emot fakturan) finns det några punkter som de bör tänka på.
Den här guiden ger dig en översikt över fakturasystemet, dess konsekvenser på ditt företag och hur Stripe kan hjälpa ditt företag att effektivisera verksamheten.
Vad är fakturasystemet?
Systemet för bevarande av skattefakturor lanserades den 1 oktober 2023. Systemet för bevarande av skattefakturor kallas vanligtvis "fakturasystemet", och syftet med detta system är att göra det möjligt för företag som betalar konsumtionsskatt att få göra avdrag för tillämplig inköpsskatt genom att utfärda och spara "fakturor (skattefakturor)" som uppfyller specifika krav.
Posterna på en skattefaktura och inköpsskatteavdraget kommer att beskrivas i ”Fakturasystemets konsekvenser på företag", medan detta avsnitt beskriver syftet med fakturasystemet.
Bakgrunden till lanseringen av fakturasystemet är den reviderade konsumtionsskattelagen som trädde i kraft den 1 oktober 2019. Som ett resultat av översynen av denna lag höjdes konsumtionsskatten från 8 % till 10 %, samtidigt som systemet med reducerad skattesats infördes. Konsumtionsskatten omfattar nu en blandning av två olika skattesatser: standardskattesatsen (10 %) och den reducerade skattesatsen (8 %). Säljare måste beräkna konsumtionsskatt baserat på dessa två skattesatser, och köpare kan ha svårt att ta reda på det exakta skattebeloppet, så det komplicerar redovisningen hos båda parter. Som svar på denna situation implementerades fakturasystemet i syfte att beräkna korrekta skattebetalningar genom att registrera de tillämpliga skattesatserna var för sig.
Ett liknande system har tidigare antagits i EU, där det finns flera olika skattesatser. I EU, som många olika europeiska länder ingår i, varierar skattesatsen för moms (mervärdesskatt), vilket motsvaras av konsumtionsskatten i Japan, inte bara från land till land, utan också beroende på vilka typer av varor eller tjänster det rör sig om. Fakturasystemet inrättades därför för att kräva utfärdande och bevarande av elektroniska fakturor med specifika momsuppgifter, i syfte att klargöra skattesatserna och göra det möjligt att göra skatteavdrag.
Fakturasystemets konsekvenser på företag
Vilka ändringar skedde när fakturasystemet lanserades den 1 oktober 2023?
Den viktigaste ändringen är kravet som gäller för inköpsskatteavdrag. Enligt fakturasystemet utfärdar en näringsidkare som är registrerad som utfärdare av skattefakturor en faktura (skattefaktura) och köparen sparar den, så att köparen kan göra tillämpligt inköpsskatteavdrag.
Vad är inköpsskatteavdrag för konsumtionsskatt?
Innan vi går vidare, låt oss börja med att titta på inköpskatteavdraget.
Inköpsskatteavdraget innebär att man beräknar en skattebetalning genom att subtrahera "konsumtionsskatt som betalats vid inköpstillfället" från "konsumtionsskatt som erhållits från affärspartners eller konsumenter, etc.", när man gör betalningar som inkluderar konsumtionsskatt.
Föreställ dig till exempel att du driver en e-handelswebbplats som säljer möbler och heminredningsartiklar. Låt oss säga att du köper en produkt för 2 200 yen inklusive moms (inköpspris: 2 000 yen + konsumtionsskatt: 200 yen) från en grossist och sedan säljer den till en kund på din e-handelswebbplats för 5 500 yen inklusive moms (inköpspris: 5 000 yen + konsumtionsskatt: 500 yen). Konsumtionsskatt tas ut av konsumenter, som i slutändan konsumerar varor och tjänster, och den betalas av företag till staten. Detta innebär dock inte att företagen betalar hela beloppet för den konsumtionsskatt som de får från konsumenterna.
I det här exemplet får återförsäljaren av möbler och heminredning 500 yen från konsumenten i konsumtionsskatt, men betalar 200 yen som konsumtionsskatt när denne köper produkten från grossisten, som de drar av från den konsumtionsskatt de fått. Med andra ord betalar de 300 yen i skatt (500 yen - 200 yen = 300 yen). Så här fungerar inköpsskatteavdraget.

Säljares och köpares skyldigheter enligt fakturasystemet
Genom lanseringen av fakturasystemet måste skattefakturor utfärdas och sparas för att man ska få göra inköpsskatteavdraget. Till följd av detta är säljaren i princip skyldig att utfärda en skattefaktura till köparen, och köparen måste bokföra och spara skattefakturor etc. för att få göra inköpsskatteavdraget.
I exemplet ovan kommer både grossisten (säljaren) och återförsäljaren av möbler och heminredning (köparen) att påverkas av fakturasystemet. Detta är en av de viktigaste funktionerna i fakturasystemet. Både säljarna (de som tar emot beställningen och utfärdar fakturan) och köparna (de som gör beställningen och tar emot fakturan) måste ta reda på hur de ska anpassa sig till systemet.

- Säljarna: Utfärdning av skattefakturor på begäran av köparna
- Köparna: Mottagande och bevarande av skattefakturor från säljarna för att uppfylla kraven för att få göra inköpsskatteavdrag
En annan viktig aspekt av detta system är att skattefakturor endast kan utfärdas av utfärdare av skattefakturor. Omvänt kan oregistrerade näringsidkare inte utfärda skattefakturor. Om säljaren inte är registrerad kommer köparen med andra ord inte att kunna få en skattefaktura och kommer i princip inte att kunna få göra inköpsskatteavdraget. Som ett resultat av detta kan det bli en större skattebörda för köparen.
Fakturasystem: Åtgärder
Vad behöver du då göra?
Det finns tre viktiga punkter att känna till när man berörs av fakturasystemet: "ansökan om registrering som utfärdare av skattefakturor, etc.", "utfärdande av fakturor (skattefakturor) som uppfyller de angivna kraven" och ”bevarande av fakturor (skattefakturor)."
(1) Ansökan om registrering som utfärdare av skattefakturor, etc.
Det första steget är att ansöka om registrering som utfärdare av skattefakturor, etc.
Återigen, för att kunna utfärda skattefakturor måste du vara en registrerad utfärdare av skattefakturor, etc. När du ansöker fyller du i registreringsansökan och lämnar in den till tillämplig skattemyndighet. När ansökan har godkänts genereras ett registreringsnummer på 13 tecken, som börjar med ett "T" (de efterföljande 12 tecken kommer att vara registreringsbevisets nummer i företagsregistret), för utfärdare av skattefakturor etc.
Se den nationella skattemyndighetens webbplats för information om ansökningsförfarandena.
Även skattebefriade näringsidkare, t.ex. enskilda näringsidkare eller frilansare, som har en skattepliktig försäljning på högst 100 miljoner yen och som hittills har varit befriade från att betala konsumtionsskatt, kan registrera sig som utfärdare av skattefakturor, etc. Men samtidigt innebär detta att du måste lämna in skattedeklarationer för konsumtionsskatt som ett skattepliktigt företag, så du kan förvänta dig ökade skatte- och administrativa bördor. Stödåtgärder etc. har också införts, så om du funderar på att registrera dig bör du kontrollera finansministeriets webbplats: Stämmer det att det finns stödåtgärder för fakturasystemet?
(2) Utfärdande av fakturor (skattefakturor) som uppfyller kraven
I fakturasystemet har metoderna för att bevara fakturor etc. ändrats från systemet för bevarande av kategoriserade fakturor till systemet för bevarande av skattefakturor, och ytterligare krav på information har lagts till, till exempel registreringsnummer, tillämplig skattesats samt konsumtionsskatt klassificerad efter skattesats. Man måste lägga till nya poster på fakturor, ändra layouten och förbereda ett system för bokföring, utfärdande av fakturor och kvitton för detta nya system.
Återförsäljare, restauranger och taxiföretag m.fl. som har ett ospecificerat antal kunder kan också utfärda en förenklad version av en skattefaktura: "Förenklad skattefaktura (enkel faktura)." För mer information, se den nationella skattemyndighetens dokument "Översikt över systemet för bevarande av skattefakturor."
I den här guiden hittar du detaljerad information om vilka krav som gäller för skattefakturor. Skattefakturor måste innehålla tre poster utöver de vanliga artikelkategorierna i systemet för bevarande av fakturor.
Poster som krävs i systemet för bevarande av skattefakturor (med nyligen tillagda poster i fetstil):
(1) Namn eller titel och registreringsnummer (registreringsnummer med 13 tecken som börjar med ett "T") för utfärdaren av skattefakturor
(2) Transaktionsdatum
(3) Transaktionsuppgifter (berättigande till reducerad skattesats)
(4) Totalt belopp klassificerat efter skattesats (antingen exklusive eller inklusive skatt) och tillämplig skattesats
(5) Konsumtionsskatt klassificerad efter skattesats etc.
(6) Namn eller titel på mottagaren av dokumentet

Förutom skattefakturor är du också skyldig att utfärda "återbetalade skattefakturor" om varor returneras, eller ”ändrade skattefakturor" om en utfärdad faktura innehåller fel.
Förutom att utfärda skattefakturor är utfärdare av skattefakturor etc. även skyldiga att behålla en kopia av en utfärdad skattefaktura.
(3) Bevarande av fakturor (skattefakturor)
Som ett krav för inköpsskatteavdraget enligt fakturasystemet är ”bevarande av fakturor" en av de viktigaste punkterna.
Säljaren måste utfärda en skattefaktura på köparens begäran och behålla en kopia under en viss tid. Å andra sidan är köparen också i princip skyldig att behålla mottagna skattefakturor under en viss tid för att få göra inköpsskatteavdraget. Det är viktigt att notera att fakturor som tas emot från säljare som inte är registrerade som utfärdare av skattefakturor etc. inte kan användas för att få göra inköpsskatteavdraget. (Se den nationella skattemyndighetens dokument "Översikt över systemet för bevarande av skattefakturor" för mer information.)
Även om vi har begränsat vår beskrivning till tre huvudpunkter, måste man också beakta uppgifter som krävs för att kunna göra nödvändiga kontroller, till exempel kontrollera affärspartners registreringsstatus, bekräfta om mottagna skattefakturor är korrekt ifyllda samt kontrollera om registreringsnumren är korrekta.
Fakturasystem som stöds av Stripe
Stripe erbjuder en betalningsplattform utrustad med alla funktioner du behöver. Till följd av införandet av fakturasystemet erbjuder vi sätt som hjälper dig att enkelt och effektivt fortsätta med din fakturering på Dashboard. Vi stöder också bevarande av fakturor med en metod som är kompatibel med den reviderade lagen om elektronisk arkivering.
- Stripe Invoicing: Stripe Invoicing är ett verktyg för att enkelt skapa och skicka fakturor online och för att få snabba betalningar från köpare. Funktioner som tillhandahålls inkluderar skapande av fakturor, bevarande av ändringshistorik, en säkerhetsfunktion för att förhindra oavsiktlig radering av skickade fakturor, möjligheten att söka efter belopp eller faktureringsinformation med mera. Vi stöder också skapandet av skattefakturor. Med Stripe Invoicing kan du göra ändringar i fakturainformation samt skapa och spara skattefakturor på Dashboard.
- Stripe Tax: Stripe Tax är ett verktyg för att automatisera skatteuppbörden för dina Stripe-transaktioner. Stripe Tax beräknar och tar alltid ut rätt skattebelopp. Lösningen har stöd för hundratals produkter och tjänster och är uppdaterad med ändade skatteregler och skattesatser.
- Stripe Billing: Stripe Billing är ett verktyg för att enkelt hantera abonnemang, återkommande fakturering och månadsfakturering. Precis som med Stripe Invoicing stödjer vi skapandet av skattefakturor, vilket gör det möjligt att skapa och spara skattefakturor på Dashboard.
- Lätt att implementera: Med Stripe Invoicing och Stripe Billing kan du skapa, anpassa och skicka fakturor på några minuter från Dashboard med hjälp av de fakturor som Stripe tillhandahåller online. Det behövs noll rader kod. Klicka här för att prova på att fakturera med Stripe.
- Om du inte använder Stripe Invoicing och vill använda kvitton som förenklade fakturadokument (適格簡易請求書) kan du följa vår guide.
Ta reda på hur du skickar in dokument när det begärs vid en skatterevision och läs om kraven för att följa lagen om elektronisk arkivering – även för andra elektroniska transaktioner än fakturor som skapats och utfärdats med Stripe.
För mer information om konfigurationsmetoder, se Bästa praxis för att konfigurera fakturor i Japan.
Referens: Nationell skattemyndighet (webbplats). "Elektroniska transaktioner." Åtkomst 26 maj 2023. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
Glossary
- Invoice (tax invoice): Invoices created by the seller to communicate the applicable tax rate and the exact tax amount to the buyer. These can be issued by registered tax invoice issuers only.
- Seller: In B2B transactions, a provider of goods or services for which orders have been received and for which invoices will be issued.
- Buyer: In B2B transactions, a recipient of goods or services and a recipient of invoices.
- Reduced-tax-rate system: A system, which was introduced on October 1, 2019, that set the tax on some products to be below the standard tax rate.
- Purchase tax credit: When paying consumption tax, this refers to a tax payment calculated by subtracting “consumption tax paid at the time of purchase” from “consumption tax received from business partners or consumers, etc.”
- Tax invoice issuers: A business operator who, after screening by the National Tax Agency, has obtained a registration number as a business operator deemed capable of issuing tax invoices (invoices).