Met de invoering van een verlaagd belastingtarief in oktober 2019 en de inwerkingtreding van de herziene wet op de bewaring van elektronische gegevens in januari 2022 is de omgeving rond transacties aanzienlijk veranderd. Te midden van deze toenemende complexiteit van boekhoudkundige bewerkingen werd op 1 oktober 2023 het Tax Invoice Preservation System (ook wel bekend als het ”Factuurstelsel") gelanceerd.
Met het Factuurstelsel kunnen bedrijven die verbruiksbelasting betalen de juiste inkoopbelastingkorting ontvangen. De impact van dit systeem beperkt zich niet tot de kant van de verkoper (degenen die de bestelling ontvangen en de factuur uitgeven). Zelfs aan de kant van de koper (degenen die de bestelling plaatsen en de factuur ontvangen), zijn er enkele punten waar u rekening mee moet houden.
Deze gids geeft je een overzicht van het Factuurstelsel, de impact ervan op je bedrijf en hoe Stripe je bedrijf kunnen ondersteunen bij het stroomlijnen van de activiteiten.
Wat is het Factuurstelsel?
Het Tax Invoice Preservation System is op 1 oktober 2023 gelanceerd. Het Tax Invoice Preservation System wordt gewoonlijk het 'factuursysteem' genoemd en het doel van dit systeem is om bedrijven die verbruiksbelasting betalen in staat te stellen het juiste aankoopbelastingkrediet te ontvangen door 'facturen (belastingfacturen)' uit te geven en te bewaren die aan specifieke vereisten voldoen.
De btw-factuuritems en de aankoopkorting worden besproken in de "Business impact van het Factuurstelsel", terwijl deze sectie het doel van het factuursysteem behandelt.
De achtergrond voor de lancering van het Factuurstelsel is de herziene Wet op de verbruiksbelasting die op 1 oktober 2019 in werking is getreden. Als gevolg van de herziening van deze wet werd de verbruiksbelasting verhoogd van 8% naar 10% en tegelijkertijd werd het systeem van verlaagde belastingen ingevoerd. De verbruiksbelasting omvat nu een mix van twee verschillende belastingtarieven: het normale belastingtarief (10%) en het verlaagde belastingtarief (8%). Verkopers moeten de verbruiksbelasting berekenen op basis van deze twee belastingtarieven, en kopers kunnen moeite hebben om het exacte belastingbedrag te achterhalen, dus het bemoeilijkt het boekhoudproces aan beide kanten. Als reactie op deze situatie werd het Factuurstelsel geïmplementeerd met het oog op de berekening van nauwkeurige belastingbetalingen door de toepasselijke belastingtarieven afzonderlijk te registreren.
Een soortgelijke regeling is eerder ingevoerd in de EU, waar meerdere belastingtarieven gelden. In de EU, die uit veel verschillende Europese landen bestaat, varieert het btw-tarief (belasting over de toegevoegde waarde), dat in Japan het equivalent is van verbruiksbelasting, niet alleen van land tot land, maar ook van land tot land, maar ook van het soort goederen of diensten. Daarom is het Factuurstelsel opgezet om de uitgifte en bewaring van elektronische facturen met specifieke btw-informatie te vereisen, om belastingtarieven te verduidelijken om het mogelijk te maken belastingkrediet te ontvangen.
Zakelijke impact van het Factuurstelsel
Wat veranderde er toen het Factuurstelsel op 1 oktober 2023 van start ging?
De belangrijkste wijziging is de eis van de koopbelastingkorting. Met behulp van het Factuurstelsel geeft een bedrijfsexploitant die is geregistreerd als verstrekker van belastingfacturen een factuur (btw-factuur) uit en bewaart deze aan de kant van de koper, zodat de koper het juiste belastingkrediet voor de aankoop kan ontvangen.
Wat is de aankoopbelastingkorting voor de verbruiksbelasting?
Laten we, voordat we verder gaan, eerst eens kijken naar de aankoopkorting.
Het aankoopbelastingkrediet verwijst naar een belastingbetaling die wordt berekend door "verbruiksbelasting betaald op het moment van aankoop" af te trekken van "verbruiksbelasting ontvangen van zakenpartners of consumenten, enz.", bij het doen van betalingen die verbruiksbelasting omvatten.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een e-commercewebsite hebt die meubels en huishoudelijke artikelen verkoopt. Stel dat u een product koopt voor 2.200 yen inclusief belasting (aankoopprijs: 2.000 yen + verbruiksbelasting: 200 yen) bij een groothandel, en het vervolgens verkoopt aan een klant op uw e-commerce website voor 5.500 yen inclusief belasting (aankoopprijs: 5.000 yen + verbruiksbelasting: 500 yen). Verbruiksbelasting wordt geheven door consumenten, die uiteindelijk goederen en diensten consumeren, en wordt door bedrijven aan de staat betaald. Dit betekent echter niet dat bedrijven het volledige bedrag aan verbruiksbelasting betalen dat ze van de consumenten ontvangen.
In dit voorbeeld ontvangt de detailhandelaar in meubels en huishoudelijke artikelen 500 yen van de consument als verbruiksbelasting, maar betaalt hij 200 yen als verbruiksbelasting wanneer hij het product bij de groothandel koopt, die hij aftrekt van de verbruiksbelasting die hij heeft ontvangen. Met andere woorden, ze betalen belasting van 300 yen (500 yen - 200 yen = 300 yen). Zo werkt de aankoopkorting.

Verplichtingen van verkopers en kopers onder het Factuurstelsel
Met de lancering van het Factuurstelsel moeten btw-facturen worden uitgegeven en bewaard om het aankoopbelastingkrediet te ontvangen. Als gevolg hiervan is de verkoper in principe door de koper verplicht om een btw-factuur uit te reiken en moet de koper een boekhouding bijhouden en btw-facturen e.d. bewaren om de koopbelastingkorting te ontvangen.
In het bovenstaande voorbeeld worden zowel de groothandel (de verkoper) als de meubel- en woonwinkel (de koper) beïnvloed door het Factuurstelsel. Dit is een van de belangrijkste kenmerken van het Factuurstelsel. Zowel de verkoper (degene die de bestelling ontvangt en de factuur uitgeeft) als de koperskant (degenen die de bestelling plaatsen en de factuur ontvangen) moeten nagaan hoe ze zich kunnen aanpassen aan het systeem.

- Aan de kant van de verkoper: Belastingfacturen uitgeven op verzoek van de koper
- Aan de kant van de koper: Het ontvangen en inhouden van btw-facturen van de kant van de verkoper, in principe om te voldoen aan de vereisten van de aankoopbelasting en het krediet
Een ander belangrijk aspect van dit systeem is dat btw-facturen alleen kunnen worden uitgegeven door uitgevers van btw-facturen. Omgekeerd kunnen niet-geregistreerde bedrijfsexploitanten geen btw-facturen uitgeven. Met andere woorden, als de verkoper niet is geregistreerd, kan de koper geen btw-factuur ontvangen en kan hij in principe de koopbelastingkorting niet ontvangen. Als gevolg hiervan kan er een grotere belastingdruk op de koper komen te liggen.
Factuurstelsel: Actiepunten
Dus wat moet je doen?
Er zijn drie belangrijke punten om op te letten bij het omgaan met het Factuurstelsel: "aanvraag voor registratie als uitgever van btw-facturen, enz.", "uitgifte van facturen (btw-facturen) die voldoen aan de gespecificeerde vereisten" en "bewaring van facturen (btw-facturen)".
(1) Aanvraag tot registratie als opsteller van btw-facturen, enz.
De eerste stap is het aanvragen van registratie als issuer van btw-facturen, enz.
Nogmaals: om btw-facturen uit te kunnen geven, moet je een geregistreerde uitgever van btw-facturen zijn. Bij het aanvragen vul je de registratieaanvraag in en dien je deze in bij de juiste belastingdienst. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt een registratienummer van 13 tekens gegenereerd, beginnend met een "T" (de volgende 12 tekens zijn het oprichtingsakte in het handelsregister), voor de opsteller van btw-facturen, enz.
Kijk op de website van de nationale belastingdienst voor de aanvraagprocedures.
Zelfs van belasting vrijgestelde ondernemers, zoals eenmanszaken of freelancers, die een belastbare omzet van niet meer dan 100 miljoen yen hebben en tot nu toe zijn vrijgesteld van verbruiksbelasting, kunnen zich nog steeds registreren als uitgever van btw-facturen, enz. Tegelijkertijd betekent dit echter dat u als belastingplichtige onderneming aangifte verbruiksbelasting moet doen, waardoor u een toename van de fiscale en administratieve lasten kunt verwachten. Er zijn ook ondersteunende maatregelen genomen, dus als je registratie overweegt, kijk dan op de website van het ministerie van Financiën: Klopt het dat er ondersteunende maatregelen zijn voor het Factuurstelsel?
(2) Uitgifte van facturen (btw-facturen) die voldoen aan de vereisten
In het Factuurstelsel zijn de methoden voor het bewaren van facturen, enz. gewijzigd van het systeem voor het bewaren van gecategoriseerde facturen naar het Tax Invoice Preservation System, en aanvullende informatie, zoals registratienummer, toepasselijk belastingtarief en verbruiksbelasting geclassificeerd op basis van belastingtarief, is toegevoegd aan de vereisten. Het is noodzakelijk om nieuwe items aan facturen toe te voegen, de lay-out te wijzigen en een boekhoud- en factuuruitgifte- en ontvangstsysteem voor dit nieuwe systeem voor te bereiden.
Detailhandels, restaurants en taxibedrijven die voor een niet-gespecificeerd aantal klanten werken, kunnen ook een vereenvoudigde versie van een btw-factuur verstrekken: "Vereenvoudigde btw-factuur (eenvoudige factuur)." Voor meer informatie verwijzen wij je naar het „Overzicht van het Tax Invoice Preservation System" van de nationale belastingdienst.
In deze gids wordt de vereiste informatie voor btw-facturen beschreven. Voor belastingfacturen zijn naast de reguliere artikelcategorieën nog drie items vereist voor het Invoice Preservation System.
Items vereist voor het Tax Invoice Preservation System (met nieuw toegevoegde items vetgedrukt):
(1) Naam of titel en registratienummer (registratienummer van 13 tekens dat begint met een 'T') van de verstrekker van de belastingfactuur
(2) Transactiedatum
(3) Transactiegegevens (in aanmerking komen voor verlaagd belastingtarief)
(4) Totaalbedrag ingedeeld naar belastingtarief (exclusief of inclusief belasting) en het toepasselijke belastingtarief
(5) Verbruiksbelasting ingedeeld naar belastingtarief, enz.
(6) Naam of titel van de geadresseerde van het stuk

Naast btw-facturen bent u ook verplicht om 'terugbetaalde btw-facturen' uit te geven als goederen worden geretourneerd of 'gewijzigde btw-facturen' als een factuur fouten bevat.
Naast het uitreiken van btw-facturen is het ook een verplichting voor opstellers van btw-facturen e.d. om een kopie van een uitgegeven btw-factuur te bewaren.
(3) Bewaring van facturen (btw-facturen)
Als vereiste van de aankoopbelastingkorting in het Factuurstelsel is "factuurbewaring" een van de belangrijkste punten.
De verkoper moet op verzoek van de koper een btw-factuur uitreiken en een kopie gedurende een bepaalde periode bewaren. Aan de andere kant is de koper in principe ook verplicht om eventueel ontvangen btw-facturen gedurende een bepaalde periode te bewaren om het aankoopbelastingkrediet te ontvangen. Het is belangrijk op te merken dat facturen die zijn ontvangen van verkopers die niet zijn geregistreerd als uitgevers van btw-facturen e.d., niet kunnen worden gebruikt om het aankoopbelastingkrediet te ontvangen. (Zie het "Overzicht van het systeem voor het bewaren van belastingfacturen" voor meer informatie.)
Hoewel we onze uitleg hebben beperkt tot drie hoofdpunten, is het ook noodzakelijk om rekening te houden met taken die nodig zijn om de nodige bevestigingscontroles uit te voeren, zoals het controleren van de registratiestatus van zakenpartners, controleren of ontvangen belastingfacturen correct zijn ingevuld en controleren of de registratienummers correct zijn.
Factuurstelsel ondersteund door Stripe
Stripe biedt een betaalplatform dat is uitgerust met alle functies die je nodig hebt. Met de introductie van het factuursysteem bieden we manieren om je te helpen eenvoudig en efficiënt verder te gaan met je facturering op de Dashboard. We ondersteunen ook het bewaren van facturen met behulp van een methode die voldoet aan de herziene wet op het bewaren van elektronische gegevens.
- Stripe Invoicing: Stripe Invoicing is een tool om eenvoudig online facturen te maken en te versturen en om stipte betalingen van kopers te ontvangen. Functies zijn onder meer het maken van facturen, het bewaren van de wijzigingsgeschiedenis, een veiligheidsfunctie om te voorkomen dat gefactureerde facturen per ongeluk worden verwijderd, de mogelijkheid om te zoeken op bedragen of factureringsgegevens, en meer. We ondersteunen ook het maken van btw-facturen. Met Stripe Invoicing kun je wijzigingen in factuurgegevens doorvoeren en btw-facturen op de Dashboard maken en bewaren.
- Stripe Tax: Stripe Tax is een tool waarmee je automatisch belasting kunt innen voor je Stripe transacties. Stripe Tax berekent en int altijd het juiste bedrag aan belastingen. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met wijzigingen in belastingregels en -tarieven.
- Stripe Billing: Stripe Billing is een tool om abonnementen, terugkerende facturen en maandelijkse facturatie eenvoudig te beheren. Net als bij Stripe Invoicing ondersteunen we het maken van btw-facturen, waardoor je btw-facturen kunt maken en bewaren op de Dashboard.
- Eenvoudig te implementeren: Met Stripe Invoicing en Stripe Billing kun je het proces van het maken, aanpassen en verzenden van facturen binnen enkele minuten voltooien vanaf de Dashboard met behulp van de facturen die Stripe online aanbiedt. Er is geen enkele regel code nodig. Ga hier om facturatie met Stripe uit te proberen.
- Als je Stripe Invoicing niet gebruikt en ontvangstbewijzen wilt gebruiken als vereenvoudigde factuurdocumenten (適格簡易請求書), kun je onze gids volgen.
Ontdek hoe je documenten kunt indienen wanneer daarom wordt gevraagd tijdens een belastingcontrole en wat de vereisten zijn om te voldoen aan de wet op de bewaring van elektronische gegevens, zelfs voor andere elektronische transacties dan facturen die zijn gemaakt en uitgegeven met behulp van Stripe.
Voor meer informatie over configuratiemethoden, zie Beste praktijken voor het instellen van facturen in Japan.
Referentie: Nationale belastingdienst (website). "Elektronische transacties." Geraadpleegd op 26 mei 2023. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
Woordenlijst
- Factuur (btw-factuur): Facturen die door de verkoper worden gemaakt om het geldende belastingtarief en het exacte belastingbedrag aan de koper door te geven. Deze kunnen alleen worden uitgegeven door geregistreerde issuers van btw-facturen.
- Verkoper: Bij B2B-transacties, een leverancier van goederen of diensten waarvoor bestellingen zijn ontvangen en waarvoor facturen worden uitgeschreven.
- Koper: Bij B2B-transacties, een ontvanger van goederen of diensten en een ontvanger van facturen.
- Systeem met verlaagd belastingtarief: Een systeem, dat op 1 oktober 2019 werd ingevoerd, waarbij de belasting op sommige producten onder het standaardtarief kwam te liggen.
- Belastingkrediet voor aankopen: Bij het betalen van verbruiksbelasting verwijst dit naar een belastingbetaling die wordt berekend door de 'verbruiksbelasting betaald op het moment van aankoop' af te trekken van de 'verbruiksbelasting die is ontvangen van zakenpartners of consumenten, enz.'.
- Issuers van btw-facturen: Een ondernemer die, na screening door de nationale belastingdienst, een registratienummer heeft gekregen als ondernemer die in staat wordt geacht btw-facturen (facturen) uit te geven.