Mit der Einführung eines ermäßigten Steuersatzes im Oktober 2019 und der Verabschiedung des überarbeiteten Gesetzes zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen im Januar 2022 hat sich das Umfeld für Transaktionen erheblich verändert. Inmitten dieser zunehmenden Komplexität der Buchhaltungsprozesse wurde am 1. Oktober 2023 das Tax Invoice Preservation System (auch bekannt als das „Invoice System“) eingeführt.
Das Invoice System ermöglicht es Unternehmen, die Verbrauchssteuer zahlen, die entsprechende Erwerbssteuergutschrift zu erhalten. Die Auswirkungen dieses Systems beschränken sich nicht nur auf die Verkäuferseite (diejenigen, die die Bestellung erhalten und die Rechnung ausstellen). Auch auf der Käuferseite (diejenigen, die die Bestellung aufgeben und die Rechnung erhalten) gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten.
Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen Überblick über das Invoice System, seine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und wie Stripe Ihr Unternehmen bei der Optimierung Ihrer Abläufe unterstützen kann.
Was ist das Invoice System?
Das Tax Invoice Preservation System wurde am 1. Oktober 2023 eingeführt. Das Tax Invoice Preservation System wird gemeinhin als das „Invoice System“ bezeichnet. Sein Zweck besteht darin, Unternehmen, die Verbrauchssteuer zahlen, zu ermöglichen, die entsprechende Erwerbssteuergutschrift zu erhalten, indem sie „Rechnungen mit Steuerausweis“ ausstellen und aufbewahren, die bestimmte Anforderungen erfüllen.
Die Elemente für Rechnungen mit Steuerausweis und die Erwerbssteuergutschrift werden im Abschnitt „Geschäftliche Auswirkungen des Invoice System“ beschrieben, wobei in diesem Abschnitt der Zweck des Invoice System behandelt wird.
Hintergrund für die Einführung des Invoice System ist das am 1. Oktober 2019 in Kraft getretene revidierte Verbrauchssteuergesetz. Infolge der Revision dieses Gesetzes wurde die Verbrauchssteuer von 8 auf 10 % erhöht und gleichzeitig das System des ermäßigten Steuersatzes eingeführt. Bei der Verbrauchssteuer gelten nun zwei verschiedene Steuersätze: der Normalsteuersatz (10 %) und der ermäßigte Steuersatz (8 %). Verkäufer/innen müssen die Verbrauchssteuer auf Grundlage dieser beiden Steuersätze berechnen, und Käufer/innen könnten Schwierigkeiten haben, den genauen Steuerbetrag herauszufinden, was den Buchhaltungsprozess auf beiden Seiten erschwert. Als Reaktion auf diese Situation wurde das Invoice System eingeführt, um die korrekten Steuerzahlungen zu berechnen, indem die anwendbaren Steuersätze separat erfasst werden.
Eine ähnliche Regelung wurde bereits in der EU eingeführt, wo es mehrere Steuersätze gibt. In der EU, die aus vielen verschiedenen europäischen Ländern besteht, variiert der Steuersatz für die USt. (Umsatzsteuer), die der Verbrauchssteuer in Japan entspricht, nicht nur von Land zu Land, sondern auch je nach Art der Waren oder Dienstleistungen. Aus diesem Grund wurde das Invoice System so eingerichtet, dass elektronische Rechnungen mit spezifischen Verbrauchssteuerinformationen ausgestellt und aufbewahrt werden müssen, um die Steuersätze zu klären und den Erhalt von Steuergutschriften zu ermöglichen.
Geschäftliche Auswirkungen des Invoice System
Was hat sich mit der Einführung des Invoice System am 1. Oktober 2023 geändert?
Die wichtigste Änderung betrifft die Voraussetzungen für eine Erwerbssteuergutschrift. Mit Hilfe des Invoice System stellt ein Unternehmen, das als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis registriert ist, eine Rechnung mit Steuerausweis aus und bewahrt sie auf der Käuferseite auf, damit Käufer/innen die entsprechende Erwerbssteuergutschrift erhalten können.
Was ist die Erwerbssteuergutschrift für die Verbrauchssteuer?
Bevor wir fortfahren, schauen wir uns zunächst die Erwerbssteuergutschrift an.
Die Erwerbssteuergutschrift wird berechnet, indem die „zum Zeitpunkt des Kaufs gezahlte Verbrauchssteuer“ von der „von Geschäftspartnerinnen/Geschäftspartnern oder Verbraucherinnen/Verbrauchern erhaltenen Verbrauchssteuer“ abgezogen wird.
Angenommen, Sie betreiben eine E-Commerce-Website, auf der Möbel und Haushaltswaren verkauft werden. Sie kaufen ein Produkt für 2.200 Yen (2.000 Yen + 200 Yen Verbrauchssteuer) im Großhandel und verkaufen es dann für 5.500 Yen inklusive Steuern über Ihre E-Commerce-Website (5.000 Yen + 500 Yen Verbrauchssteuer). Die Verbrauchssteuer wird von den Verbraucherinnen/Verbrauchern erhoben, welche die Waren und Dienstleistungen letztlich konsumieren, und sie wird von den Unternehmen an den Staat gezahlt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Unternehmen den vollen Betrag der von den Verbrauchern erhaltenen Verbrauchssteuer zahlen.
In diesem Beispiel erhält die/der Möbel- und Haushaltswarenhändler/in von der Verbraucherin/vom Verbraucher 500 Yen als Verbrauchssteuer, zahlt aber beim Kauf des Produkts im Großhandel 200 Yen als Verbrauchssteuer, die er von der erhaltenen Verbrauchssteuer abzieht. Mit anderen Worten, sie/er entrichtet Steuern in Höhe von 300 Yen (500 Yen – 200 Yen = 300 Yen). So funktioniert die Erwerbssteuergutschrift.
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Pflichten auf Verkäufer- und Käuferseite im Rahmen des Invoice System
Seit der Einführung des Invoice System müssen Rechnungen mit Steuerausweis ausgestellt und aufbewahrt werden, um eine Erwerbssteuergutschrift zu erhalten. Infolgedessen sind Verkäufer/innen grundsätzlich verpflichtet, Käuferinnen/Käufern eine Rechnung mit Steuerausweis auszustellen, währen Käufer/innen Bücher führen und Rechnungen mit Steuerausweis aufbewahren müssen, um eine Erwerbssteuergutschrift zu erhalten.
Im oben genannten Beispiel sind sowohl Großhändler/in (hier Verkäufer/in) als auch der Möbel- und Haushaltswarenhändler (hier Käufer/in) vom Invoice System betroffen. Dies ist eine der Hauptfunktionen des Invoice System. Sowohl die Verkäuferseite (diejenigen, die die Bestellung erhalten und die Rechnung ausstellen) als auch die Käuferseite (diejenigen, die die Bestellung aufgeben und die Rechnung erhalten) müssen sich an das System halten.
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- Verkäuferseite: Ausstellung von Rechnungen mit Steuerausweis auf Verlangen der Käuferseite.
- Käuferseite: Empfang und Aufbewahrung von Rechnungen mit Steuerausweis von der Verkäuferseite, grundsätzlich, um die Anforderungen an Erwerbssteuergutschriften zu erfüllen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt dieses Systems ist, dass Rechnungen mit Steuerausweis nur von registrierten Ausstellerinnen/Ausstellern von Rechnungen mit Steuerausweis ausgestellt werden dürfen. Umgekehrt dürfen nicht registrierte Unternehmen keine Rechnungen mit Steuerausweis ausstellen. Mit anderen Worten, wenn die/der Verkäufer/in nicht registriert ist, können Käufer/innen keine Rechnung mit Steuerausweis und grundsätzlich auch keine Steuergutschrift erhalten. Infolgedessen könnte es zu einer höheren Steuerbelastung für Käufer/innen kommen.
Invoice System: Aktionspunkte
Was müssen Sie also tun?
Es gibt drei wichtige Punkte, die beim Umgang mit dem Invoice System zu beachten sind: „Antrag auf Registrierung als Aussteller/in von Rechnungen mit Steuerausweis“, „Ausstellung von Rechnungen mit Steuerausweis, die den angegebenen Anforderungen entsprechen“ und „Aufbewahrung von Rechnungen mit Steuerausweis“.
(1) Antrag auf Registrierung als Aussteller/in von Rechnungen mit Steuerausweis etc.
Der erste Schritt ist die Beantragung der Registrierung als Aussteller/in von Rechnungen mit Steuerausweis.
Denn: Um Rechnungen mit Steuerausweis ausstellen zu können, müssen Sie registrierte/r Aussteller/in von Rechnungen mit Steuerausweis sein. Bei der Beantragung füllen Sie den Registrierungsantrag aus und reichen ihn bei der zuständigen Steuerbehörde ein. Sobald der Antrag genehmigt wurde, wird eine 13-stellige Registrierungsnummer generiert, die mit einem „T“ beginnt (die folgenden 12 Zeichen sind die Gründungsnummer im Handelsregister), für die/den Aussteller/in von Rechnungen mit Steuerausweis.
Informationen zum Antragsverfahren finden Sie auf der Website der Nationalen Steuerbehörde.
Auch steuerbefreite Unternehmer/innen, wie Einzelunternehmer/innen oder Freiberufler/innen, die einen steuerpflichtigen Umsatz von nicht mehr als 100 Mio. Yen haben und bisher von Verbrauchssteuerzahlungen befreit waren, können sich weiterhin als Aussteller/in von Rechnungen mit Steuerausweis registrieren. Gleichzeitig bedeutet dies jedoch, dass Sie als steuerpflichtiges Unternehmen Verbrauchssteuererklärungen abgeben müssen, so dass Sie mit einem Anstieg des Steuer- und Verwaltungsaufwands rechnen müssen. Es wurden auch unterstützende Maßnahmen eingeführt. Wenn Sie also eine Registrierung in Betracht ziehen, überprüfen Sie bitte die Website des Finanzministeriums: Stimmt es, dass es unterstützende Maßnahmen für das Invoice System gibt?.
(2) Ausstellung von Rechnungen mit Steuerausweis, die den Anforderungen entsprechen
Im Invoice System wurden die Methoden zur Aufbewahrung von Rechnungen vom „Categorized Invoice Preservation System“ zum „Tax Invoice Preservation System“ geändert, und zusätzliche Informationen wie Registrierungsnummer, anwendbarer Steuersatz und Verbrauchssteuer, klassifiziert nach Steuersatz, wurden zu den Anforderungen hinzugefügt. Es ist notwendig, den Rechnungen neue Elemente hinzuzufügen, das Layout zu ändern und ein Buchhaltungs- und Rechnungsausstellungs- und Empfangssystem für dieses neue System vorzubereiten.
Einzelhändler, Restaurants, Taxiunternehmen usw., die für eine unbestimmte Anzahl von Kundinnen/Kunden tätig sind, können auch eine vereinfachte Version einer Rechnung mit Steuerausweis ausstellen: „Vereinfachte Rechnung mit Steuerausweis (einfache Rechnung)“. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Studie „Übersicht über das System zur Erhaltung von Rechnungen mit Steuerausweis“ der Nationalen Steuerbehörde.
In diesem Leitfaden werden die erforderlichen Informationen für Rechnungen mit Steuerausweis aufgeführt. Für Rechnungen mit Steuerausweis sind zusätzlich zu den regulären Angaben für das Invoice Preservation System drei weitere erforderlich.
Erforderliche Angaben für das System zur Erhaltung von Rechnungen mit Steuerausweis (neu hinzugefügte fett gedruckte Posten):
(1) Name oder Titel und Registrierungsnummer (13-stellige Registrierungsnummer, die mit einem „T“ beginnt) der Ausstellerin/des Ausstellers der Rechnung mit Steuerausweis
(2) Transaktionsdatum
(3) Einzelheiten der Transaktion (Anspruch auf Ermäßigung des Steuersatzes)
(4) Gesamtbetrag, klassifiziert nach Steuersatz (entweder ohne oder einschließlich Steuern) und dem anwendbaren Steuersatz
(5) Verbrauchssteuer, klassifiziert nach Steuersatz usw.
(6) Name oder Titel der Empfängerin/des Empfängers des Dokuments
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Zusätzlich zu den Rechnungen mit Steuerausweis sind Sie auch verpflichtet, im Falle der Rückgabe von Waren „Rechnungen mit zurückerstatteter Steuer“ bzw. „Rechnungen mit geänderter Steuer“ auszustellen, wenn eine ausgestellte Rechnung Fehler enthält.
Neben der Ausstellung von Rechnungen mit Steuerausweis ist es auch eine Verpflichtung der Aussteller/innen, eine Kopie aller ausgestellten Rechnungen mit Steuerausweis aufzubewahren.
(3) Aufbewahrung von Rechnungen mit Steuerausweis
Als Voraussetzung für die Erwerbssteuergutschrift im Invoice System ist die „Rechnungsaufbewahrung“ einer der wichtigsten Punkte.
Verkäufer/innen müssen auf Verlangen der Käufer/innen eine Rechnung mit Steuerausweis ausstellen und eine Kopie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Auf der anderen Seite sind Käufer/innen grundsätzlich auch verpflichtet, alle erhaltenen Rechnungen mit Steuerausweis für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, um die Erwerbssteuergutschrift zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass Rechnungen von Verkäuferinnen/Verkäufern, die nicht als Aussteller/in von Rechnungen mit Steuerausweis registriert sind, nicht für den Erhalt der Erwerbssteuergutschrift verwendet werden können. (Weitere Informationen finden Sie im Artikel „Übersicht über das Tax Invoice Preservation System“.)
Obwohl wir unsere Erklärung auf drei Hauptpunkte eingegrenzt haben, ist es auch notwendig, die Aufgaben zu berücksichtigen, die für die Durchführung der erforderlichen Bestätigungsprüfungen erforderlich sind, wie z. B. die Überprüfung des Registrierungsstatus von Geschäftspartnerinnen/Geschäftspartnern, die Bestätigung, ob die erhaltenen Rechnungen mit Steuerausweis ordnungsgemäß ausgefüllt werden, und die Überprüfung, ob die Registrierungsnummern korrekt sind.
Das Invoice System wird von Stripe unterstützt
Stripe bietet eine Zahlungsplattform, die mit allen Funktionen ausgestattet ist, die Sie benötigen. Mit der Einführung des Invoice System bieten wir Möglichkeiten, Ihre Rechnungsstellung einfach und effizient im Dashboard durchzuführen. Wir unterstützen auch die Aufbewahrung von Rechnungen mit einer Methode, die mit dem überarbeiteten Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen konform ist.
- Stripe Invoicing: Stripe Invoicing ist ein Tool für die einfache Online-Erstellung und den Versand von Rechnungen sowie für den zeitnahen Zahlungseingang von Käuferinnen und Käufern. Zu den bereitgestellten Funktionen gehören die Erstellung von Rechnungen, die Aufbewahrung der Änderungshistorie, eine Sicherheitsfunktion, die das versehentliche Löschen von abgerechneten Rechnungen verhindert, die Möglichkeit, nach Beträgen oder Rechnungsinformationen zu suchen, und vieles mehr. Wir unterstützen auch die Erstellung von Rechnungen mit Steuerausweis. Mit Stripe Invoicing können Sie im Dashboard Änderungen an Rechnungsinformationen vornehmen sowie Rechnungen mit Steuerausweis erstellen und aufbewahren.
- Stripe Tax: Stripe Tax ist ein Tool, mit dem Sie die Steuererhebung für Ihre Stripe-Transaktionen automatisieren können. Stripe Tax berechnet und erhebt immer den korrekten Steuerbetrag. Stripe Tax unterstützt unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist stets bezüglich Steuerregelungen und Steuersatzänderungen auf dem Laufenden.
- Stripe Billing: Stripe Billing ist ein Tool zur einfachen Verwaltung von Abonnements, wiederkehrenden Rechnungsstellung und monatlicher Abrechnung. Wie bei Stripe Invoicing unterstützen wir die Erstellung von Rechnungen mit Steuerausweis, sodass Sie diese im Dashboard erstellen und aufbewahren können.
- Einfach zu implementieren: Mit Stripe Invoicing und Stripe Billing können Sie den Prozess der Erstellung, Anpassung und des Versands von Rechnungen innerhalb von Minuten vom Dashboard aus abschließen, indem Sie die von Stripe online bereitgestellten Rechnungen verwenden. Es ist keine einzige Codezeile erforderlich. Klicken Sie hier, um die Rechnungsstellung mit Stripe auszuprobieren.
- Wenn Sie Stripe Invoicing nicht nutzen und Belege als vereinfachte Rechnungsdokumente (適格簡易請求書) verwenden möchten, können Sie unserem Leitfaden folgen.
Erfahren Sie, wie Sie Dokumente einreichen, wenn sie während einer Steuerprüfung angefordert werden, und welche Anforderungen Sie erfüllen müssen, um das Gesetz zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen einzuhalten – auch für andere elektronische Transaktionen als Rechnungen, die mit Stripe erstellt und ausgestellt wurden.
Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie unter Best Practices für die Einrichtung von Rechnungen in Japan.
Referenz: Nationale Steuerbehörde (Website). „Elektronische Transaktionen.“ Abgerufen am 26. Mai 2023. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
Glossar
- Rechnung (Rechnung mit Steuerausweis): Rechnungen, die von Verkäufer/innen zur Übermittlung des anwendbaren Steuersatzes und des genauen Steuerbetrags an Käufer/innen erstellt werden. Diese Rechnungen können nur von registrierten Ausstellern von Rechnungen mit Steuerausweis ausgegeben werden.
- Verkäufer/in: Im Bereich der B2B-Transaktionen Anbieter/in von Waren oder Dienstleistungen, für die Bestellungen eingegangen sind und Rechnungen ausgestellt werden.
- Käufer/in: Im Bereich der B2B-Transaktionen Empfänger/in von Waren oder Dienstleistungen und ein Empfänger von Rechnungen.
- System für ermäßigte Steuersätze: Ein System, das am 1. Oktober 2019 eingeführt wurde und vorsieht, dass die Steuer auf bestimmte Produkte unter dem Regelsteuersatz liegt.
- Gutschrift für die Erwerbssteuer: Bei der Zahlung von Verbrauchssteuer bezieht sich die Gutschrift für die Erwerbssteuer auf eine Steuerzahlung, die durch Abzug der „gezahlten Verbrauchssteuer zum Zeitpunkt des Erwerbs“ von der „erhaltenen Verbrauchssteuer von Geschäftspartnerinnen und -partnern oder Verbraucherinnen und Verbrauchern usw.“ berechnet wird.
- Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis: Unternehmer/innen, die nach Prüfung durch die National Tax Agency eine Registrierungsnummer als Unternehmer/in erhalten haben und dazu berechtigt sind, Rechnungen mit Steuerausweis (Rechnungen) auszustellen.