El entorno de las transacciones ha cambiado considerablemente debido a la introducción de un sistema de tipo impositivo reducido en octubre de 2019 y a la promulgación de la Ley de Conservación de Registros Electrónicos Revisada en enero de 2022. A este aumento de la complejidad de las operaciones contables se le suma la entrada en vigor del sistema de conservación de facturas de impuestos (también conocido como «sistema de facturación»), que tendrá lugar el 1 de octubre de 2023.
Este nuevo sistema permite a las empresas que pagan el impuesto al consumo recibir el crédito fiscal por compra pertinente. El sistema no solo afecta a los vendedores (quienes reciben el pedido y emiten la factura), sino también a los compradores (quienes hacen el pedido y reciben la factura), por lo que hay que tener algunos aspectos en cuenta.
En esta guía te damos información general sobre el sistema de facturación, cómo afecta a tu empresa y cómo Stripe te puede ayudar a simplificar las operaciones.
¿Qué es el sistema de facturación?
El sistema de conservación de facturas de impuestos, que también se conoce como «sistema de facturación», entrará en vigor el 1 de octubre de 2023. Su objetivo es permitir a las empresas que pagan el impuesto al consumo recibir el crédito fiscal por compra pertinente; para ello, deberán emitir y conservar «facturas de impuestos» que cumplan unos requisitos concretos.
Trataremos las partidas de las facturas de impuestos y el crédito fiscal por compra en la sección «Cómo afecta el sistema de facturación a las empresas», y en esta explicaremos el objetivo del sistema de facturación.
Este sistema de facturación se va a poner en marcha en el marco de la Ley del Impuesto al Consumo Revisada, que entró en vigor el 1 de octubre de 2019. Con la revisión de esta ley, el impuesto al consumo pasó del 8 % al 10 % y también se implantó el sistema de tipo impositivo reducido. Ahora, el impuesto al consumo integra dos tipos impositivos diferentes: el estándar (10 %) y el reducido (8 %). Los vendedores tendrán que calcular el impuesto al consumo según estos dos tipos y a los compradores les resultará complicado conocer el importe exacto del impuesto, por lo que el proceso de contabilidad será más difícil para ambos. El sistema de facturación se implantó para hacer frente a esta situación: los tipos impositivos se registran por separado para calcular los pagos del impuesto con precisión.
En la UE, que está formada por muchos países europeos diferentes, ya se había adoptado un sistema parecido en aquellos casos en los que hay varios tipos impositivos. En esta región, el tipo impositivo del impuesto sobre el valor añadido (IVA), que es el equivalente del impuesto al consumo de Japón, varía no solo en función del país, sino también según los tipos de bienes y servicios. Por lo tanto, se implantó un sistema de facturación que exige que se emitan y conserven facturas electrónicas con información específica sobre el IVA que ayude a aclarar los tipos impositivos y permita recibir créditos fiscales.
¿Cómo afecta el sistema de facturación a las empresas?
¿Qué cambiará cuando entre en vigor el sistema de facturación el 1 de octubre de 2023?
El cambio más importante es el requisito para el crédito fiscal por compra. Con el sistema de facturación, el gerente de una empresa que se haya registrado como emisor de facturas de impuestos emite una factura y la conserva para que el comprador pueda recibir el crédito fiscal por compra pertinente.
¿Qué es el crédito fiscal por compra del impuesto al consumo?
Antes de continuar, hablemos del crédito fiscal por compra.
Se trata de un pago del impuesto al consumo que se calcula de la siguiente forma cuando se hacen pagos que incluyen este impuesto: al «impuesto al consumo recibido de socios comerciales, consumidores, etc.» se le resta el «impuesto al consumo pagado al hacer una compra».
Por ejemplo, imagina que tienes un sitio web de e-commerce en el que vendes muebles y menaje. Compras un producto por 2200 yenes con el impuesto incluido (2000 yenes de precio de compra + 200 yenes de impuesto al consumo) a un mayorista y después se lo vendes a un cliente en tu sitio web de e-commerce por 5500 yenes con el impuesto incluido (5000 yenes de precio de compra + 500 yenes de impuesto al consumo). Los clientes, que son quienes consumen bienes y servicios, incurren en el impuesto al consumo, que las empresas pagan al estado. Sin embargo, esto no implica que las empresas paguen todo el importe del impuesto al consumo que hayan recibido de los clientes.
En este ejemplo, el minorista de muebles y menaje recibe 500 yenes en concepto de impuesto al consumo del cliente, pero cuando le compra el producto al mayorista paga 200 yenes de este impuesto, que deberá restarle al impuesto recibido. Es decir, acaba pagando 300 yenes de impuesto al consumo (500 yenes - 200 yenes = 300 yenes). Así funciona el crédito fiscal por compra.
Obligaciones de los vendedores y compradores en virtud del sistema de facturación
Cuando entre en vigor el sistema de facturación, será obligatorio emitir y conservar facturas de impuestos para recibir el crédito fiscal por compra. Por lo tanto, el vendedor debe emitir una factura de impuestos y el comprador debe llevar la contabilidad y conservar las facturas de impuestos para recibir el crédito fiscal por compra.
En el ejemplo anterior, el sistema de facturación afectará tanto al mayorista (el vendedor) como al minorista de muebles y menaje (el comprador). Este es uno de los aspectos clave del sistema de facturación. Tanto los vendedores (quienes reciben el pedido y emiten la factura) como los compradores (quienes hacen el pedido y reciben la factura) deben determinar cómo adaptarse al sistema.
- Vendedores: emitirán facturas de impuestos cuando lo requieran los compradores.
- Compradores: recibirán y conservarán las facturas de impuestos de los vendedores para cumplir los requisitos del crédito fiscal por compra.
Otro aspecto importante de este sistema es que las facturas de impuestos solo las pueden emitir quienes se hayan registrado para hacerlo (los gerentes de empresas que no se hayan registrado no pueden emitirlas). Es decir, si el vendedor no se ha registrado, el comprador no podrá recibir una factura de impuestos y, en principio, no podrá recibir el crédito fiscal por compra. Por lo tanto, el comprador podría soportar una mayor carga fiscal.
Líneas de actuación del sistema de facturación
¿Qué tienes que hacer?
Debes conocer estos tres puntos importantes del sistema de facturación: «solicitud de registro como emisor de facturas de impuestos», «emisión de facturas de impuestos que cumplan los requisitos pertinentes» y «conservación de las facturas de impuestos».
(1) Solicitud de registro como emisor de facturas de impuestos
El primer paso es solicitar el registro como emisor de facturas de impuestos.
Como ya hemos explicado, para poder emitir factura de impuestos debes haberte registrado. Para ello, debes rellenar la solicitud de registro y enviarla a la autoridad fiscal correspondiente. Cuando se haya aprobado, se generará un número de registro de 13 caracteres que empieza por una «T» (los otros 12 caracteres serán el número del acta de constitución que aparece en el registro de la empresa) para el emisor de facturas de impuestos.
El plazo para enviar las solicitudes de registro empezó el 1 de octubre de 2021. Debes enviarla antes del 30 de septiembre de 2023 para poder emitir facturas de impuestos el 1 de octubre de 2023, cuando entra en vigor el sistema de facturación. Consulta los procedimientos de envío de solicitudes en el sitio web de la National Tax Agency.
Los gerentes de empresas que tengan menos de 100 millones de yenes en ventas sujetas a impuestos y que hasta ahora hayan estado exentos de los pagos del impuesto al consumo (como los empresarios individuales o los autónomos) también pueden registrarse como emisores de facturas de impuestos. Sin embargo, en este caso también será necesario presentar declaraciones del impuesto al consumo como empresa sujeta a impuestos, por lo que aumentará la carga fiscal y administrativa. Se han establecido medidas de ayuda, por lo que, si estás pensando en registrarte, consulta el sitio web del Ministerio de Hacienda de Japón: ¿Es verdad que hay medidas de ayuda para el sistema de facturación? (en japonés).
(2) Emisión de facturas de impuestos que cumplan los requisitos
Los métodos de conservación de facturas cambiarán del sistema actual de conservación de facturas categorizadas al sistema de conservación de facturas de impuestos. A estos requisitos se incorporará también alguna información adicional, como el número de registro, el tipo impositivo aplicable y la clasificación del impuesto al consumo según su tipo. Será necesario añadir nuevas partidas a las facturas, cambiar su diseño y preparar un sistema de contabilidad y emisión y recepción de facturas.
Los minoristas, restaurantes, empresas de taxis, etc. que tengan un número indeterminado de clientes también pueden emitir una versión reducida de la factura de impuestos (es decir, una factura de impuestos simplificada). Para obtener más información, consulta el documento «Resumen del sistema de conservación de facturas de impuestos» (en japonés) de la National Tax Agency.
En esta guía se detallará la información que debe aparecer obligatoriamente en las facturas de impuestos. A partir de ahora, deberán incluirse tres nuevas partidas además de las categorías habituales del sistema de conservación de facturas.
Partidas obligatorias en el sistema de conservación de facturas de impuestos (las nuevas partidas que se han añadido aparecen en negrita):
(1) nombre y número de registro (empieza por una «T» y tiene 12 caracteres más) del emisor de la factura de impuestos;
(2) fecha de la transacción;
(3) detalles de la transacción (idoneidad para el tipo impositivo reducido);
(4) importe total desglosado por tipo impositivo (con el impuesto incluido o excluido) y el tipo aplicable;
(5) impuesto al consumo clasificado según su tipo;
(6) nombre del destinatario del documento.
Además de las facturas de impuestos, también tendrás la obligación de emitir «facturas de impuestos reembolsadas» si se devuelven los bienes o «facturas de impuestos modificadas» en caso de que hubiera errores en las originales.
Los emisores no solo tendrán la obligación de emitir facturas de impuestos, sino también de conservar una copia de ellas.
(3) Conservación de las facturas de impuestos
Uno de los requisitos clave del crédito fiscal por compra del sistema de facturación es la «conservación de las facturas».
El vendedor debe emitir una factura de impuestos cuando lo pida el comprador y conservar una copia durante un período determinado. El comprador también tiene la obligación de conservar cualquier factura de impuestos que haya recibido durante un tiempo determinado para poder recibir el crédito fiscal por compra. Es importante tener presente que las facturas recibidas de vendedores que no se hayan registrado como emisores de facturas de impuestos no se pueden usar para recibir dicho crédito. Sin embargo, durante un período determinado habrá medidas provisionales que te pueden permitir hacer deducciones fiscales por compra. Consulta el documento «Resumen del sistema de conservación de facturas de impuestos» (en japonés) de la National Tax Agency para obtener más información.
Si bien hemos reducido esta explicación a los tres aspectos principales, también debes tener en cuenta las tareas que deberás llevar a cabo para confirmar la información necesaria: comprobar el estado de registro de los socios comerciales, confirmar si las facturas de impuestos que has recibido se han rellenado correctamente y comprobar si los números de registro son correctos, entre otras.
Stripe admite este sistema de facturación
Stripe ofrece una plataforma de pagos que cuenta con todas las funciones que necesitas. Ahora que se va a implantar el nuevo sistema de facturación, tenemos pensado ofrecerte nuevas formas para que sigas facturando de modo sencillo y eficaz en el Dashboard. También permitiremos conservar las facturas con un método que cumpla los requisitos de la Ley de Conservación de Registros Electrónicos Revisada.
- Stripe Invoicing: Invoicing es una herramienta para crear y enviar facturas por Internet de forma sencilla y para recibir los pagos puntuales de los compradores. Entre las funciones que ofrece se incluyen la creación de facturas, la conservación del historial de cambios, una función de seguridad para impedir que se eliminen sin querer facturas cobradas y la posibilidad de buscar por importes o información de facturación, entre otras. En torno a junio de 2023 también tenemos planeado permitir crear facturas de impuestos. Con Invoicing puedes hacer cambios en la información de las facturas, así como crear y conservar facturas de impuestos, desde el Dashboard.
- Stripe Tax: Tax es una herramienta que automatiza el cobro de impuestos en tus transacciones de Stripe. Tax siempre calcula y cobra el importe correcto de los impuestos. Admite cientos de productos y servicios, y siempre se mantiene al día en lo que respecta a los cambios en los tipos impositivos y las normativas fiscales.
- Stripe Billing: Billing es una herramienta para gestionar fácilmente las suscripciones, la facturación recurrente y la facturación mensual. Como ocurre con Invoicing, en torno a junio de 2023 tenemos planeado permitir crear y conservar facturas de impuestos mediante el Dashboard.
- Implementación sencilla: con Invoicing y Billing, puedes completar el proceso de crear, personalizar y enviar las facturas en cuestión de minutos desde el Dashboard, con las facturas que Stripe proporciona en línea. No tendrás que escribir ni una línea de código. Accede aquí para probar la facturación con Stripe.
Conoce de antemano cómo enviar documentos si te los piden en una auditoría fiscal y cuáles son los requisitos para cumplir la Ley de Conservación de Registros Electrónicos (también en el caso de las transacciones electrónicas que no incluyan las facturas creadas y emitidas mediante Stripe).
Si quieres obtener más información sobre los métodos para configurar las facturas, consulta Best practices for setting up invoices in Japan.
Referencia: National Tax Agency (sitio web). «Transacciones electrónicas.» Último acceso: 26 de mayo de 2023. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm
Glosario
- Factura de impuestos: Facturas que crea el vendedor para indicar el tipo impositivo aplicable y el importe exacto del impuesto al comprador. Solo las pueden emitir quienes se hayan registrado para hacerlo.
- Vendedor: En las transacciones B2B, un proveedor de bienes o servicios por los que recibe pedidos y emite facturas.
- Comprador: En las transacciones B2B, un destinatario de los bienes o servicios y las facturas.
- Sistema de tipo impositivo reducido: Sistema que se implantó el 1 de octubre de 2019 y establece el impuesto de algunos productos por debajo del tipo impositivo estándar.
- Crédito fiscal por compra: Se trata de un pago del impuesto al consumo que se calcula de la siguiente forma: al «impuesto al consumo recibido de socios comerciales, consumidores, etc.» se le resta el «impuesto al consumo pagado al hacer una compra».
- Emisores de facturas de impuestos: Gerente de una empresa que, tras la revisión de la National Tax Agency, ha obtenido un número de registro como persona autorizada para emitir facturas de impuestos.