Durch die Einführung des Systems für ermäßigte Steuersätze im Oktober 2019 und das im Januar 2022 verabschiedete überarbeitete Electronic Record Retention Law hat sich das Umfeld für Transaktionen stark verändert. Das Tax Invoice Preservation System (auch „Invoice System“ genannt) wird inmitten dieser immer komplexeren Buchhaltungsvorgänge am 1. Oktober 2023 eingeführt.

Dabei handelt es sich um ein neues System, mit dem verbrauchssteuerpflichtige Unternehmen die entsprechende Steuergutschrift beim Kauf erhalten können. Dieses System beschränkt sich nicht nur auf Verkäufer/innen (Personen/Unternehmen, die Bestellungen erhalten und Rechnungen ausstellen). Auch auf Seite der Käufer/innen (Personen/Unternehmen, die Bestellung aufgeben und Rechnungen erhalten) gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten.

In diesem Leitfaden erhalten Sie eine Übersicht über das Invoice System und seine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Außerdem erfahren Sie, wie Stripe Ihr Unternehmen bei der Optimierung Ihrer Abläufe unterstützen kann.

Was ist das Invoice System?

Das Tax Invoice Preservation System wird am 1. Oktober 2023 eingeführt. Das Tax Invoice Preservation System wird häufig auch „Invoice System“ genannt und ermöglicht es verbrauchssteuerpflichtigen Unternehmen, die entsprechende Gutschrift für die Erwerbssteuer durch die Ausstellung und Aufbewahrung von „Rechnungen (Rechnungen mit Steuerausweis)“ zu erhalten, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Informationen zu den Rechnungsposten von Rechnungen mit Steuerausweis und zur Gutschrift für die Erwerbssteuer finden Sie im Abschnitt „Geschäftliche Auswirkungen des Invoice System“. Dieser Abschnitt beschäftigt sich wiederum mit dem Zweck des Invoice System.

Grundlage für die Einführung des Invoice System ist der Revised Consumption Tax Act, der am 1. Oktober 2019 in Kraft trat. Im Rahmen der Überarbeitung dieses Gesetzes wurde die Verbrauchssteuer von 8 % auf 10 % angehoben. Im selben Atemzug wurde auch das System für ermäßigte Steuersätze eingeführt. Die Verbrauchssteuer setzt sich nun aus zwei unterschiedlichen Steuersätzen zusammen: dem Regelsteuersatz (10 %) und dem reduzierten Steuersatz (8 %). Verkäufer/innen müssen die Verbrauchssteuer nun auf Grundlage dieser beiden Steuersätze berechnen. Außerdem dürfte es Käufer/innen schwerfallen, den genauen Steuerbetrag zu ermitteln. Der Buchungsvorgang wird somit für beide Seiten erschwert. Aus diesem Grund wurde das Invoice System zur Berechnung der genauen Steuerzahlungen durch die separate Aufzeichnung der geltenden Steuersätze eingeführt.

In der Europäischen Union wurde jüngst ein ähnliches System eingeführt, da es dort eine Vielzahl unterschiedlicher Steuersätze gibt. In der EU variiert der Steuersatz für die Umsatzsteuer (USt.), die das Pendant zur Verbrauchssteuer in Japan ist, nicht nur von Land zu Land, sondern auch je nach Art der Waren und Dienstleistungen. Daher wurde das Invoice System zur Ausstellung und Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen mit spezifischen Angaben zur Umsatzsteuer eingerichtet, mit dem Ziel, die Steuersätze zu präzisieren und die Gewährung von Steuergutschriften zu ermöglichen.

Geschäftliche Auswirkungen des Invoice System

Welche Änderungen treten durch die Einführung des Invoice System am 1. Oktober 2023 in Kraft?

Die wichtigste Änderung ist die Forderung nach einer Gutschrift für die Erwerbssteuer. Mit dem Invoice System stellt ein als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis registriertes Unternehmen eine Rechnung (Rechnung mit Steuerausweis) aus und bewahrt die Rechnung für die Käuferseite auf, damit der/die Käufer/in die entsprechende Gutschrift für die Erwerbssteuer erhalten kann.

Was ist die Gutschrift für die Erwerbssteuer bei der Verbrauchssteuer?

Zunächst sollten wir uns einmal die Gutschrift für die Erwerbssteuer ansehen.

Die Gutschrift für die Erwerbssteuer ist eine Steuerzahlung für Zahlungen mit Verbrauchssteuer, die durch Abzug der „gezahlten Verbrauchssteuer zum Zeitpunkt des Erwerbs“ von der „erhaltenen Verbrauchssteuer von Geschäftspartnerinnen und -partnern oder Verbraucherinnen und Verbrauchern usw.“ berechnet wird.

Sie betreiben beispielsweise eine E-Commerce-Website, auf der Möbel und Haushaltswaren verkauft werden. Sie kaufen ein Produkt für 2.200 Yen inkl. Steuern (Kaufpreis: 2.000 Yen + Verbrauchssteuer: 200 Yen) von einem Großhändler und verkaufen das Produkt anschließend auf Ihrer E-Commerce-Website für 5.500 Yen inkl. Steuern an eine Kundin bzw. einen Kunden (Kaufpreis: 5.000 Yen + Verbrauchssteuer: 500 Yen). Die Verbrauchssteuer wird von Verbraucherinnen und Verbrauchern entrichtet, die letztlich die Waren nutzen bzw. die Dienstleistungen in Anspruch nehmen, und von den Unternehmen an den Staat gezahlt. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Unternehmen den vollen Betrag der von den Verbraucherinnen und Verbrauchern erhaltenen Verbrauchssteuer zahlen.

In unserem Beispiel erhält der Einzelhändler für Möbel und Haushaltswaren von dem/der Verbraucher/in eine Verbrauchssteuer in Höhe von 500 Yen. Beim Kauf der Ware vom Großhändler hat der Einzelhändler jedoch 200 Yen an Verbrauchssteuer gezahlt. Diesen Betrag zieht er von der erhaltenen Verbrauchssteuer ab. Er nimmt also eine Steuerzahlung in Höhe von 300 Yen vor (500 Yen- 200 Yen = 300 Yen). So funktioniert die Gutschrift für die Erwerbssteuer.

Pflichten von Verkäuferinnen und Verkäufern sowie Käuferinnen und Käufern im Rahmen des Invoice System

Ab Einführung des Invoice System müssen für den Erhalt der Gutschrift für die Erwerbssteuer Rechnungen mit Steuerausweis ausgestellt und aufbewahrt werden. Folglich ist der/die Verkäufer/in grundsätzlich verpflichtet, dem/der Käufer/in eine Rechnung mit Steuerausweis auszustellen. Der/die Käufer/in wiederum muss Buch führen und die Rechnungen mit Steuerausweis aufbewahren usw., um seine/ihre Gutschrift für die Erwerbssteuer zu erhalten.

Im oben genannten Beispiel unterliegen sowohl der Großhändler (der Verkäufer) als auch der Einzelhändler für Möbel und Haushaltswaren (der Käufer) dem Invoice System. Hierbei handelt es sich um eine der wichtigsten Funktionen des Invoice System. Sowohl die Verkäuferseite (Personen/Unternehmen, die Bestellungen erhalten und Rechnungen ausstellen) als auch die Käuferseite (Personen/Unternehmen, die Bestellungen aufgeben und Rechnungen erhalten) müssen Überlegungen zur Anpassung an das System anstellen.

• Verkäuferseite: stellt Rechnungen mit Steuerausweis auf Verlangen der Käuferseite aus
  
• Käuferseite: erhält Rechnungen mit Steuerausweis von der Verkäuferseite und bewahrt diese grundsätzlich zur Erfüllung der Anforderungen an die Steuergutschrift beim Erwerb auf
  

Nicht außer Acht zu lassen ist auch die Tatsache, dass Rechnungen mit Steuerausweis nur von Ausstellern von Rechnungen mit Steuerausweis ausgegeben werden dürfen. Das bedeutet wiederum, dass nicht registrierte Unternehmen keine Rechnungen mit Steuerausweis ausstellen können. Wenn der/die Verkäufer/in nicht registriert ist, kann der/die Käufer/in also keine Rechnung mit Steuerausweis erhalten und hat grundsätzlich keinen Anspruch auf den Erhalt der Gutschrift für die Erwerbssteuer. Die Steuerlast der Käuferin bzw. des Käufers könnte somit größer ausfallen.

Invoice System: Aktionspunkte

Das müssen Sie tun

Die folgenden drei Punkte sollten Sie bei der Arbeit mit dem Invoice System beachten: den „Antrag auf Registrierung als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw.“, die „Ausstellung von Rechnungen (Rechnungen mit Steuerausweis) gemäß den genannten Anforderungen“ und die „Aufbewahrung der Rechnungen (Rechnungen mit Steuerausweis)“.

(1) Antrag auf Registrierung als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw.
Der erste Schritt umfasst die Registrierung als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw.

Wie bereits erwähnt, müssen Sie zur Ausstellung von Rechnungen mit Steuerausweis als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw. registriert sein. Im Zuge der Antragsstellung füllen Sie den Registrierungsantrag aus und senden diesen an die zuständige Steuerbehörde. Nach erfolgreicher Genehmigung des Antrags erhält der Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw. eine 13-stellige Registrierungsnummer, die mit einem „T“ beginnt (die folgenden zwölf Zeichen stehen für die Nummer der Gründungsurkunde im Unternehmensregister).

Registrierungsanträge können seit dem 1. Oktober 2021 eingereicht werden. Sie müssen Ihren Antrag bis spätestens 30. September 2023 stellen, damit Sie zum Zeitpunkt der Einführung des Invoice System am 1. Oktober 2023 zugelassener Aussteller sind. Informationen zum Antragsverfahren finden Sie auf der Website der National Tax Agency.

Auch steuerbefreite Unternehmer/innen (z. B. Einzelunternehmer/innen und Freiberufler/innen) mit einem steuerpflichtigen Umsatz von weniger als 100 Millionen Yen und einer Steuerbefreiung zum jetzigen Zeitpunkt können eine Registrierung als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw. vornehmen. Das bedeutet jedoch ebenfalls, dass Sie als steuerpflichtiges Unternehmen Steuererklärungen abgeben müssen, wodurch sich der steuerliche und administrative Aufwand für Sie wahrscheinlich erhöhen wird. Es wurden unter anderem auch Hilfsmaßnahmen bereitgestellt. Wenn Sie eine Registrierung in Erwägung ziehen, sollten Sie sich auf der Website des Ministry of Finance entsprechend informieren: Stimmt es, dass es Hilfsmaßnahmen für das Invoice System gibt?

(2) Ausstellung von Rechnungen (Rechnungen mit Steuerausweis) gemäß den Anforderungen
Im Rahmen des Invoice System werden die Verfahren für die Aufbewahrung von Rechnungen usw. vom bestehenden Categorized Invoice Preservation System zum Tax Invoice Preservation System geändert. Außerdem sind dann auch zusätzliche Informationen wie die Registrierungsnummer, der anwendbare Steuersatz und die Verbrauchssteuer nach Steuersatz erforderlich. Sie müssen dann neue Einträge zu Rechnungen hinzufügen, das Layout anpassen und ein System für die Buchhaltung, Rechnungsstellung und den Rechnungserhalt für dieses neue System entwickeln.

Unternehmen wie Einzelhändler, Restaurants und Taxibetreiber, deren Kundenzahl nicht spezifiziert ist, können außerdem eine vereinfachte Version einer Rechnung mit Steuerausweis ausstellen: „Vereinfachte Rechnung mit Steuerausweis (einfache Rechnung)“. Weitere Informationen finden Sie in der „Übersicht zum Tax Invoice Preservation System“ der National Tax Agency.

In diesem Leitfaden werden die erforderlichen Informationen für Rechnungen mit Steuerausweis behandelt. Für Rechnungen mit Steuerausweis sind zusätzlich zu den Kategorien für reguläre Einträge nun drei neue Einträge für das Invoice Preservation System erforderlich.

Für das Tax Invoice Preservation System erforderliche Einträge (neu hinzugefügte Einträge sind fett hervorgehoben):
(1) Name oder Titel und Registrierungsnummer (13-stellige Registrierungsnummer, beginnend mit „T“) des Ausstellers von Rechnungen mit Steuerausweis.
(2) Transaktionsdatum
(3) Transaktionsdetails (Berechtigung zur Inanspruchnahme eines ermäßigten Steuersatzes)
(4) Gesamtbetrag nach Steuersatz (inklusive oder exklusive Steuern) und anwendbarer Steuersatz
(5) Verbrauchssteuer nach Steuersatz usw.
(6) Name oder Titel der Empfängerin bzw. des Empfängers des Dokuments

Im Fall von Retouren/Rückerstattungen müssen Sie zusätzlich zu den Rechnungen mit Steuerausweis auch „Rechnungen mit erstatteter Steuer“ ausstellen. Sollte eine ausgestellte Rechnung Fehler enthalten, ist auch die Ausgabe von „angepassten Rechnungen mit Steuerausweis“ erforderlich.

Die Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw. sind neben der Ausstellung von Rechnungen mit Steuerausweis auch dazu verpflichtet, eine Kopie der ausgestellten Rechnung mit Steuerausweis aufzubewahren.

(3) Aufbewahrung von Rechnungen (Rechnungen mit Steuerausweis)
Die „Aufbewahrung von Rechnungen“ ist einer der wichtigsten Punkte im Zusammenhang mit der Gutschrift für die Erwerbssteuer im Invoice System.

Der/die Verkäufer/in muss auf Verlangen der Käuferin bzw. des Käufers eine Rechnung mit Steuerausweis ausstellen und eine Kopie der Rechnung für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Der/die Käufer/in ist grundsätzlich auch dazu verpflichtet, erhaltene Rechnungen mit Steuerausweis für die Gutschrift für die Erwerbssteuer für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass Rechnungen von Verkäufer/innen, die nicht als Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis usw. registriert sind, nicht für den Erhalt einer Gutschrift für die Erwerbssteuer genutzt werden können. (Für einen gewissen Zeitraum werden jedoch Übergangsmaßnahmen gelten, mit denen Sie Abzüge für die Erwerbssteuer vornehmen können. Weitere Informationen finden Sie in der „Übersicht zum Tax Invoice Preservation System“ der National Tax Agency.)

Abgesehen von den drei Punkten, die wir in unserer Erklärung genannt haben, gibt es noch weitere Aufgaben, die bei der Durchführung notwendiger Bestätigungsprüfungen zu berücksichtigen sind. Dazu zählen unter anderem die Prüfung des Registrierungsstatus von Geschäftspartnerinnen und -partnern, die Kontrolle, dass eingegangene Rechnungen mit Steuerausweis korrekt ausgefüllt wurden, und die Prüfung der Richtigkeit der Registrierungsnummern.

Invoice System – von Stripe unterstützt

Stripe bietet Ihnen eine Zahlungsplattform mit allen Funktionen, die Sie brauchen. Im Rahmen der Einführung des neuen Invoice System arbeiten wir an neuen Methoden zur einfachen und effizienten Abwicklung Ihrer Fakturierungstätigkeiten im Dashboard. Wir werden Ihnen auch eine Möglichkeit zur Aufbewahrung Ihrer Rechnungen bieten, die den Bestimmungen des überarbeiteten Electronic Record Retention Law entspricht.

• Stripe Invoicing: Stripe Invoicing ist ein Tool, mit dem Sie Rechnungen einfach online erstellen und versenden können. Mit Invoicing können Sie auch sofortige Zahlungen von Käuferinnen und Käufern empfangen. Zu den Funktionen des Tools zählen unter anderem die Rechnungsstellung, die Speicherung der Änderungshistorie, eine Sicherheitsfunktion zur Vermeidung des zufälligen Löschens von gestellten Rechnungen und die Suche anhand von Beträgen oder Rechnungsinformationen. Voraussichtlich im Juni 2023 soll außerdem die Erstellung von Rechnungen mit Steuerausweis möglich sein. Mit Stripe Invoicing können Sie im Dashboard Änderungen an Rechnungsinformationen vornehmen sowie Rechnungen mit Steuerausweis erstellen und aufbewahren.
  
• Stripe Tax: Stripe Tax ist ein Tool zur Automatisierung des Steuereinzugs für Ihre Stripe-Transaktionen. Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch den korrekten Steuerbetrag. Es unterstützt unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bezüglich Änderungen von Steuerregeln und Steuersätzen stets auf dem neuesten Stand.
  
• Stripe Billing: Stripe Billing ist ein Tool zur einfachen Verwaltung Ihrer Abonnements, wiederkehrenden Rechnungen und monatlichen Rechnungen. In Stripe Invoicing soll ab Juni 2023 auch die Erstellung von Rechnungen mit Steuerausweis möglich sein, sodass Sie Rechnungen mit Steuerausweis im Dashboard erstellen und speichern können.
  
• Einfache Implementierung: Mit Stripe Invoicing und Stripe Billing können Sie in Minutenschnelle Rechnungen über das Dashboard erstellen, anpassen und versenden. Hierfür können Sie die Rechnungen verwenden, die Stripe online zur Verfügung stellt. Sie benötigen hierfür keinen Code. Hier können Sie die Rechnungsstellung mit Stripe testen.
  

Informieren Sie sich im Voraus darüber, wie Sie bei einer Steuerprüfung Unterlagen vorlegen müssen und welche Anforderungen Sie erfüllen müssen, um die Vorschriften des Electronic Record Retention Law einzuhalten – auch bei anderen elektronischen Transaktionen als Rechnungen, die mit Stripe erstellt und ausgestellt wurden.

Weitere Informationen zu den Einrichtungsmethoden finden Sie in den Best Practices für die Einrichtung von Rechnungen in Japan.

Referenz: National Tax Agency (Website). „Elektronische Transaktionen“. Aufgerufen am 26. Mai 2023. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm

Glossar

• Rechnung (Rechnung mit Steuerausweis): Rechnungen, die von Verkäufer/innen zur Übermittlung des anwendbaren Steuersatzes und des genauen Steuerbetrags an Käufer/innen erstellt werden. Diese Rechnungen können nur von registrierten Ausstellern von Rechnungen mit Steuerausweis ausgegeben werden.
  
• Verkäufer/in: Im Bereich der B2B-Transaktionen Anbieter/in von Waren oder Dienstleistungen, für die Bestellungen eingegangen sind und Rechnungen ausgestellt werden.
  
• Käufer/in: Im Bereich der B2B-Transaktionen Empfänger/in von Waren oder Dienstleistungen und ein Empfänger von Rechnungen.
  
• System für ermäßigte Steuersätze: Ein System, das am 1. Oktober 2019 eingeführt wurde und vorsieht, dass die Steuer auf bestimmte Produkte unter dem Regelsteuersatz liegt.
  
• Gutschrift für die Erwerbssteuer: Bei der Zahlung von Verbrauchssteuer bezieht sich die Gutschrift für die Erwerbssteuer auf eine Steuerzahlung, die durch Abzug der „gezahlten Verbrauchssteuer zum Zeitpunkt des Erwerbs“ von der „erhaltenen Verbrauchssteuer von Geschäftspartnerinnen und -partnern oder Verbraucherinnen und Verbrauchern usw.“ berechnet wird.
  
• Aussteller von Rechnungen mit Steuerausweis: Unternehmer/innen, die nach Prüfung durch die National Tax Agency eine Registrierungsnummer als Unternehmer/in erhalten haben und dazu berechtigt sind, Rechnungen mit Steuerausweis (Rechnungen) auszustellen.