Suite aux amendements à la loi japonaise sur la conservation électronique des documents comptables (Denshi Chōbo Hozon-Hō), l'obligation de conserver une copie électronique des factures et des autres documents relatifs aux transactions numériques est entrée pleinement en vigueur en janvier 2024.
Cet article présente les avantages et les inconvénients liés à la numérisation des factures, et explique le processus de création des factures électroniques.
Sommaire
- Définition d'une facture électronique
- Contexte de la numérisation des factures et de la loi amendée sur la conservation électronique des documents comptables
- Avantages des factures électroniques
- Inconvénients des factures électroniques
- Nécessité d'un sceau (« inkan ») officiel pour les factures électroniques
- Création d'une facture électronique
Définition d'une facture électronique
Une facture électronique, ou facture Web, est une facture qui a été numérisée afin de pouvoir être envoyée par e-mail ou par d'autres moyens de communication en ligne. Par rapport à l'envoi classique de factures papier par courrier, l'échange de factures électroniques en ligne permet de réduire les frais d'envoi et d'améliorer l'efficacité opérationnelle liée à la gestion des factures et à leur modification.
Les factures électroniques peuvent également inclure des documents créés à l'origine sur papier qui ont ensuite été numérisés et convertis dans des formats électroniques tels que le PDF.
Contexte de la numérisation des factures et de la loi amendée sur la conservation électronique des documents comptables
Entrée en vigueur en janvier 2022, la loi amendée sur la conservation électronique des documents comptables a joué un rôle majeur dans l'essor des factures électroniques au Japon. Initialement promulguée en 1998, cette loi autorise la conservation des registres et d'autres documents au format numérique plutôt qu'au format papier, à des fins fiscales et sous certaines conditions.
Après une série d'amendements, la loi a été révisée en profondeur en janvier 2022. Au terme d'une période de grâce de deux ans, soit depuis janvier 2024, la conservation au format numérique des documents relatifs aux transactions électroniques (factures et autres documents envoyés par e-mail ou par d'autres moyens de communication en ligne) est devenue obligatoire.
Cette obligation de conservation électronique des documents ainsi que la mise en place de procédures simplifiées pour les registres numériques ont encouragé la numérisation de documents de toutes sortes.
Avantages des factures électroniques
Comme toute technologie, la facturation électronique a ses avantages et ses inconvénients. Commençons par ses avantages.
Réduction des coûts (y compris postaux)
Au Japon, il est de coutume d'envoyer des factures papier par courrier. Grâce à la numérisation des factures et à leur envoi par e-mail, vous pouvez réduire les coûts liés à l'envoi postal, à l'impression et à la mise sous pli.
Amélioration des délais de traitement
L'envoi de factures par e-mail ou par Internet réduit non seulement le temps passé à imprimer et à mettre les documents sous pli, mais aussi le temps nécessaire à leur remise au destinataire.
Pour les entreprises qui pratiquent le télétravail, la numérisation facilite également la vérification, l'approbation et l'émission des factures par des collaborateurs qui travaillent à distance.
Réémission, rectification et récupération simplifiées
En cas d'erreur, ou si un client demande la rectification ou la réémission d'une facture, la version papier doit être réimprimée et envoyée à nouveau par courrier. En version électronique, la facture peut être facilement corrigée et réémise.
Le stockage numérique des factures électroniques permet d'y accéder rapidement au besoin via une simple recherche par ordinateur.
Inconvénients des factures électroniques
Inconvénients potentiels des factures électroniques :
Préférence de certains partenaires commerciaux pour le format papier
Les factures concernent à la fois l'émetteur et le destinataire. Si un partenaire commercial demande à recevoir une facture au format papier, vous devrez trouver le moyen de répondre à sa demande.
Coûts liés à la configuration et à l'exploitation, et nécessité de modifier les processus internes
Pour les entreprises qui ont toujours géré leurs factures au format papier, le passage au format numérique implique de modifier leurs processus internes, avec des coûts à la clé.
Nécessité d'un sceau (« inkan ») officiel pour les factures électroniques
Au Japon, la signature des documents officiels avec un sceau (« inkan ») qui garantit leur authenticité est une pratique de très longue date. L'apposition de ce sceau sur les factures n'est toutefois pas une obligation légale, même depuis l'introduction du système de facturation admissible en octobre 2023.
Création d'une facture électronique
Il existe plusieurs méthodes pour numériser des factures, parmi lesquelles le scan de documents papier, la création à l'aide d'un logiciel de feuille de calcul ou de traitement de texte, ou encore l'utilisation de solutions dédiées.
Stripe Invoicing constitue une solution simple pour créer et envoyer des factures en ligne, et pour recevoir les paiements de clients en temps opportun. Compatible avec le système de facturation admissible, Stripe Invoicing permet de créer des factures, d'enregistrer un historique des modifications, de protéger les factures contre la suppression accidentelle et de les rechercher en fonction du montant, des informations de facturation et plus encore. Cette solution répond également aux exigences de la loi sur la conservation électronique des documents comptables.