การแก้ไขกฎหมาย Denshi Chōbo Hozon-Hō (กฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์) ทำให้ข้อกำหนดในการเก็บรักษาสำเนาใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์กลายเป็นข้อบังคับอย่างสมบูรณ์ในเดือนมกราคม ปี 2024
บทความนี้จะสำรวจข้อดีและข้อเสียของการเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เป็นแบบดิจิทัลและอธิบายวิธีสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
เนื้อหาหลักในบทความ
- ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
- ภูมิหลังของการเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เป็นระบบดิจิทัลและกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ฉบับปรับปรุง
- ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
- ข้อเสียของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
- ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีตราประทับอย่างเป็นทางการ ("inkan") หรือไม่
- การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีวิธีการอย่างไร
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คือใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการเปลี่ยนเป็นแบบดิจิทัลเพื่อให้ส่งทางอีเมลหรือด้วยวิธีอื่นๆ ทางออนไลน์ได้ และบางครั้งเรียกว่า "ใบแจ้งหนี้บนเว็บ" เมื่อเทียบกับวิธีการส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษทางไปรษณีย์แบบดั้งเดิม การรับส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทางออนไลน์สามารถลดค่าใช้จ่ายด้านไปรษณีย์และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการใบแจ้งหนี้และแก้ไขใบแจ้งหนี้ได้
นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ยังอาจรวมถึงเอกสารกระดาษที่จะได้รับการสแกนและเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่นกัน เช่น PDF
ภูมิหลังของการเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เป็นระบบดิจิทัลและกฎหมายว่าด้วยการเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ฉบับปรับปรุง
หนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้ความสนใจในใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้นในญี่ปุ่นก็คือ กฎหมายการเก็บรักษาหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ฉบับปรับปรุง ซึ่งมีผลบังคับใช้ในเดือนมกราคม 2022 กฎหมายนี้อนุญาตให้จัดเก็บบัญชีแยกประเภทและเอกสารอื่นๆ ที่ต้องจัดเก็บตามกฎหมายภาษีแบบดิจิทัล กฎหมายนี้เริ่มมีผลบังคับใช้ในปี 1998 และอนุญาตให้จัดเก็บบัญชีแยกประเภทและเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษีแห่งชาติ ซึ่งปกติแล้วจะต้องจัดเก็บเป็นรูปแบบกระดาษ ให้เก็บเป็นแบบดิจิทัลได้ โดยเป็นไปตามเงื่อนไขบางประการ
หลังจากที่กฎหมายฉบับนี้ถูกแก้ไขมาหลายครั้ง ก็ได้มีการปรับแก้ครั้งสำคัญในเดือนมกราคม 2022 หลังจากสิ้นสุดระยะผ่อนผัน 2 ปี ตั้งแต่เดือนมกราคม 2024 ได้มีการบังคับใช้อย่างเต็มรูปแบบให้เก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น ใบแจ้งหนี้และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมอื่นๆ ที่ส่งทางอีเมลหรือช่องทางออนไลน์อื่นๆ) ในรูปแบบดิจิทัล
เนื่องจากมีการจัดเก็บธุรกรรมแบบดิจิทัลที่บังคับใช้และขั้นตอนที่ง่ายขึ้นสำหรับบันทึกข้อมูลดิจิทัล จึงมีความสนใจในการเปลี่ยนเอกสารต่างๆ ให้เป็นระบบดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น
ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
การนำการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปใช้มีข้อดีและข้อเสียหลายประการ มาเริ่มต้นจากข้อดีกันก่อน
ช่วยลดค่าใช้จ่าย (รวมถึงค่าไปรษณีย์)
ในประเทศญี่ปุ่น การส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษทางไปรษณีย์ถือเป็นเรื่องปกติ แต่การเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เป็นแบบดิจิทัลและส่งทางอีเมลจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการส่งไปรษณีย์ การพิมพ์ และการบรรจุซองได้
ปรับปรุงเวลาในการประมวลผล
การส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลหรือช่องทางออนไลน์อื่นๆ ไม่เพียงแต่ลดเวลาในการพิมพ์และการบรรจุซอง แต่ยังลดเวลาในการส่งให้ผู้รับด้วยเช่นกัน
สำหรับธุรกิจต่างๆ ที่มีการทำงานจากทางไกล การเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เป็นระบบดิจิทัลยังช่วยให้ตรวจสอบ อนุมัติ และออกใบแจ้งหนี้ให้กับเพื่อนร่วมงานที่ทำงานนอกสำนักงานได้ง่ายขึ้น
ออกใหม่ แก้ไข และดึงข้อมูลได้ง่ายดาย
ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดหรือลูกค้าขอให้ออกหรือแก้ไขใบแจ้งหนี้ จะต้องพิมพ์และส่งใบแจ้งหนี้แบบกระดาษทางไปรษณีย์อีกครั้ง ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สามารถแก้ไขและออกใหม่ได้อย่างง่ายดาย
การจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบดิจิทัลช่วยให้คุณเข้าถึงได้รวดเร็วทุกเมื่อที่คุณต้องการ โดยใช้ฟังก์ชันการค้นหาบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
ข้อเสียของใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นของการใช้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีดังนี้
พาร์ทเนอร์ด้านการค้าบางรายอาจต้องการใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ
ใบแจ้งหนี้จะส่งผลต่อบริษัทผู้ออกบัตรและผู้รับ หากพาร์ทเนอร์ด้านการค้าขอใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ คุณจำเป็นต้องจัดการเป็นกรณีไปสำหรับพาร์ทเนอร์รายดังกล่าว
คุณอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายในการตั้งค่าและการดำเนินงาน และ/หรือต้องแก้ไขกระบวนการภายใน
สำหรับธุรกิจต่างๆ ที่โดยปกติแล้วจัดการใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ การนำใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มาใช้นับเป็นการแก้ไขกระบวนการภายใน ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่าย
ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีตราประทับอย่างเป็นทางการ ("inkan") หรือไม่
ในประเทศญี่ปุ่น การใช้ตราประทับ (“inkan”) กับเอกสารเพื่อยอมรับสถานะทางการของเอกสารเป็นแนวทางที่ใช้กันอย่างยาวนาน แต่ไม่ได้เป็นข้อกำหนดตามกฎหมายในการตราประทับบนใบแจ้งหนี้ สถานการณ์นี้ยังคงเป็นเช่นเดิม แม้หลังจากมีการนำวิธีการออกใบแจ้งหนี้แบบที่มีคุณสมบัติเหมาะสม (“ระบบใบแจ้งหนี้”) มาใช้ในเดือนตุลาคม 2023 ก็ตาม
การสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีวิธีการอย่างไร
การเปลี่ยนใบแจ้งหนี้ให้เป็นระบบดิจิทัลมีหลายวิธี ตั้งแต่การสแกนเอกสารฉบับกระดาษ การสร้างเอกสารโดยใช้สเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์ประมวลผลข้อความ ไปจนถึงการใช้โซลูชันเฉพาะทาง
Stripe Invoicing มอบโซลูชันที่ง่ายดายสำหรับการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์และรับการชำระเงินทันทีจากผู้ซื้อ นอกจากนี้ Stripe Invoicing ยังใช้ร่วมกับ "ระบบใบแจ้งหนี้" ด้วยฟังก์ชันการสร้างใบแจ้งหนี้ บันทึกประวัติการแก้ไข ป้องกันการลบใบแจ้งหนี้ที่เรียกเก็บโดยไม่ได้ตั้งใจ รวมถึงการค้นหาใบแจ้งหนี้ตามจำนวนเงิน ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ ยังเป็นไปตามข้อกำหนดของกฎหมายคุ้มครองหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ด้วยเช่นกัน
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ