Van aanbetalingsfacturen tot proformafacturen en betaalde facturen, er zijn veel soorten facturen waar je in Frankrijk rekening mee moet houden. Hoe kun je ze uit elkaar houden? Wat is het doel van een betaalde factuur? Hoe betalen klanten een factuur? In dit artikel kom je erachter hoe dat werkt. We kijken naar de details van betaalde facturen: functie, juridische waarde, verplichte informatie en nog veel meer. Meer info over aanbetalingsfacturen en proformafacturen vind je in onze artikelen over deze onderwerpen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een betaalde factuur en waarvoor dient deze?
  
• Wie kan een factuur betalen?
  
• Moet een factuur echt betaald worden?
  
• Welke info moet er op een betaalde factuur staan?
  
• Wat zijn de alternatieven voor betaalde facturen?
  
• Waar kun je een sjabloon voor een betaalde factuur vinden?
  

Wat is een betaalde factuur en waarvoor dient deze?

Een betaalde factuur is een standaardfactuur die is gemarkeerd als 'betaald'. Dit betekent dat het bedrijf de volledige betaling voor goederen of diensten heeft ontvangen. Deze opmerking wordt toegevoegd aan de originele factuur, waardoor deze wordt onderscheiden van een factuur die nog moet worden betaald. Je kunt een stempel met de vermelding 'betaald' op de factuur gebruiken, of facturatiesoftware gebruiken om de opmerking toe te voegen.

Het uitgeven van een betaalde factuur is een gangbare boekhoudpraktijk voor termijnbetalingen (een betaalmethode waarbij klanten hun aankopen in meerdere termijnen kunnen betalen binnen een overeengekomen termijn). De betaalde factuur dient als betalingsbewijs: het kwijtscheldt de schuld van de klant aan de leverancier en maakt het gemakkelijker om de facturen (en financiën) van het bedrijf te beheren.

Houd er rekening mee dat banken je om een betaalde factuur kunnen vragen wanneer je een lening aanvraagt.

Wie kan een factuur betalen?

Het bedrijf stuurt de betaalde factuur meestal naar de klant zodra ze het volledige bedrag hebben ontvangen. Maar klanten kunnen een factuur ook zelf als betaald markeren door hun bankgegevens (RIB in Frankrijk) bij de oorspronkelijke factuur te voegen en te vermelden dat de factuur is betaald. Als klant kun je het bedrijf ook vragen om een betalingsbewijs te sturen.

Houd er rekening mee dat het voor klanten raadzaam is om bij contante betaling een betaalde factuur te vragen, omdat het anders moeilijk is om de betaling te bewijzen zonder een elektronisch bewijs.

Is een betaalde factuur echt nodig?

Een betaalde factuur is niet echt nodig. Maar het is wel handig als er iets misgaat, omdat het een bewijs is (je moet het dus minstens 10 jaar bewaren). Met een betaalde factuur kan de klant aan een rechter laten zien dat hij betaald heeft.

Klanten in de bouw en openbare werken vragen vaak om een betaalde factuur.

Welke info moet er op een betaalde factuur staan?

Omdat een betaalde factuur gewoon een standaardfactuur is met wat extra info, hoef je alleen maar het volgende aan de originele factuur toe te voegen:

• De opmerking 'betaald' op de bijgewerkte factuur
  
• De betalingsreferenties
  
• De betalingsdatum
  
• Hoe je betaalt (bankoverschrijving, cheque, bankkaart of contant)
  
• De handtekening van de verkoper
  

De rest van de betaalde factuur heeft hetzelfde nummer en dezelfde verplichte info als de eerste factuur. Lees meer over factureringsregels in ons artikel hierover, zodat je zeker weet dat je aan de regels voldoet.

Wat zijn de alternatieven voor betaalde facturen?

Als er geen betaalde factuur is, kunnen klanten een bewijs van betaling geven met een kopie van hun bankgegevens (RIB) waaruit blijkt dat ze het volledige verschuldigde bedrag hebben betaald. Klanten kunnen ook de bank vragen om te controleren of het bedrag op de rekening van het bedrijf is bijgeschreven. Als laatste redmiddel kunnen ze contact opnemen met een deurwaarder om de betaling van een schuld te bewijzen.

Waar kun je een sjabloon voor een betaalde factuur vinden?

Je kunt dit sjabloon voor betaalde facturen gebruiken om zelf een factuur te maken, of een geïntegreerde facturatietool gebruiken. Stripe Invoicing is een codevrije oplossing die het aanpassen van je papierloze facturen automatiseert en de betaling ervan versnelt (de meeste Stripe-facturen worden binnen drie dagen betaald). Met de Payment Links oplossing van Stripe kun je ook automatisch betaalde facturen genereren en naar de klant sturen. Neem contact op met een van onze experts om te ontdekken hoe Stripe je kan helpen je facturering van begin tot eind te optimaliseren.