Desde las facturas de depósito hasta las facturas proforma y las pagadas, en Francia hay muchos tipos de facturas que hay que conocer. ¿Cómo se distinguen entre estos tipos? ¿Cuál es el propósito de una factura pagada? ¿Cómo pagan los clientes una factura? En este artículo se arroja luz sobre estas cuestiones, ya que se analizan los detalles de las facturas pagadas: función, valor legal, información obligatoria y mucho más. En nuestros artículos que hablan de estos temas puedes encontrar más información sobre las facturas de depósito y las facturas proforma.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura pagada y cuál es su objetivo?
  
• ¿Quién puede pagar una factura?
  
• ¿Una factura pagada es un requisito obligatorio?
  
• ¿Qué datos son obligatorios en una factura pagada?
  
• ¿Qué alternativas hay a las facturas pagadas?
  
• ¿Dónde puedes acceder a una plantilla de factura pagada?
  

¿Qué es una factura pagada y cuál es su objetivo?

Una factura pagada es una factura estándar marcada como «pagada». Esto significa que la empresa ha recibido el pago completo a cambio de los bienes o servicios. Esta nota se añade a la factura original, lo que la distingue de una factura pendiente de pago. Puedes usar un sello de tinta con la nota «Pagada» en la factura, o bien utilizar software de facturación para añadir la nota.

La emisión de una factura pagada es una práctica contable común para los pagos en cuotas (un método de pago que permite a los clientes pagar sus compras en varios pagos con una duración acordada). La factura pagada proporciona una prueba de pago: descarga la deuda del cliente con el proveedor y facilita la gestión de las facturas de la empresa (y las finanzas).

Ten en cuenta que los bancos podrían pedirte una factura pagada cuando solicites un préstamo.

¿Quién puede pagar una factura?

Normalmente, la empresa envía la factura pagada al cliente cuando recibe el pago completo. No obstante, los propios clientes pueden marcar una factura como pagada al adjuntar los datos bancarios (RIB en Francia) a la factura inicial, indicando que la factura se ha pagado. Como cliente, también puedes solicitar a la empresa que emita una factura como prueba de pago.

Ten en cuenta que es aconsejable que los clientes obtengan una factura pagada cuando paguen en efectivo, ya que de lo contrario es difícil demostrar el pago sin que exista un registro electrónico.

¿Una factura pagada es un requisito obligatorio?

Una factura pagada no es un requisito obligatorio. Sin embargo, se recomienda encarecidamente en caso de una disputa debido a su valor legal (por lo tanto, se debe guardar durante un mínimo de 10 años). Con una factura pagada, el cliente puede aportar una prueba de pago en un tribunal.

Los clientes de los sectores de la construcción y obras públicas suelen pedir una factura pagada.

¿Qué datos son obligatorios en una factura pagada?

Dado que la factura pagada no es más que una factura estándar con información adicional, tan solo tienes que añadir la siguiente información a la factura original:

• La nota «pagada» en la factura actualizada
  
• Las referencias del pago
  
• La fecha de pago
  
• El método de pago (transferencia bancaria, cheque, tarjeta bancaria o dinero en efectivo)
  
• La firma del vendedor
  

Los elementos restantes de la factura pagada tienen el mismo número y la misma información obligatoria que la factura inicial. Descubre más sobre las reglas de facturación en nuestro artículo relacionado para garantizar que cumples con la normativa.

¿Qué alternativas hay a las facturas pagadas?

Si no hay una factura pagada, los clientes pueden aportar una prueba del pago con una copia de sus datos bancarios (RIB) que muestre que han pagado todo el importe debido. Los clientes también pueden pedir al banco que compruebe si se ha abonado la factura en la cuenta de la empresa. Como último recurso, pueden ponerse en contacto con un agente judicial para demostrar el pago de una deuda.

¿Dónde puedes acceder a una plantilla de factura pagada?

Puedes usar esta plantilla de factura pagada para crear la tuya propia manualmente, o bien utilizar la herramienta de facturación integrada. Stripe Invoicing es una solución sin código que automatiza la personalización de tus facturas en formato electrónico y acelera su pago (la mayoría de las facturas de Stripe se paga en menos de tres días). La solución Payment Links de Stripe también te permite generar y enviar tus facturas pagadas automáticamente al cliente. Para saber cómo puede ayudarte Stripe a optimizar tu facturación de principio a fin, contacta con uno de nuestros expertos.