ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ (Deposit Invoice) ไปจนถึงใบแจ้งราคา (Pro forma) และใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว มีใบแจ้งหนี้หลายประเภทที่ต้องระวังในฝรั่งเศส แต่เราจะจำแนกประเภทของใบแจ้งหนี้เหล่านี้ได้อย่างไร จุดประสงค์ของใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วคืออะไร ลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร คุณจะพบข้อมูลเหล่านี้ในบทความนี้ ซึ่งจะกล่าวถึงรายละเอียดเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการใช้งาน มูลค่าตามกฎหมาย ข้อมูลบังคับ และอื่นๆ อีกมากมาย คุณสามารถอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้เงินมัดจำและใบแจ้งราคาได้ในบทความของเราเกี่ยวกับหัวข้อดังกล่าว

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วคืออะไรและมีจุดประสงค์เพื่ออะไร
  
• ใครสามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้บ้าง
  
• ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วเป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่
  
• ข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต้องแสดงในใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว
  
• ทางเลือกอื่นนอกเหนือจากใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วมีอะไรบ้าง
  
• คุณจะเข้าถึงเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วได้จากที่ใดบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วคืออะไรและมีจุดประสงค์เพื่ออะไร

ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว (Paid Invoice) คือใบแจ้งหนี้มาตรฐานที่ทำเครื่องหมายเป็น "ชำระแล้ว" ซึ่งหมายความว่าธุรกิจได้รับการชำระเงินเต็มจำนวนสำหรับสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว หมายเหตุนี้จะได้รับการเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ คุณสามารถใช้ตราประทับหมึกแสดงหมายเหตุว่า "ชำระแล้ว" บนใบแจ้งหนี้ หรือใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพื่อเพิ่มหมายเหตุดังกล่าวลงไปได้

การออกใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วเป็นแนวทางปฏิบัติทางบัญชีทั่วไปสำหรับการผ่อนชำระ (วิธีชำระเงินที่เปิดโอกาสให้ลูกค้าสามารถชำระเงินสำหรับการซื้อของตนโดยแบ่งเป็นหลายครั้งภายใต้ระยะเวลาที่ตกลงกันไว้) ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วเป็นหลักฐานการชำระเงิน โดยเป็นการปลดหนี้ที่ลูกค้ามีกับซัพพลายเออร์ และทำให้ธุรกิจจัดการใบแจ้งหนี้ (และการเงิน) ได้ง่ายขึ้น

โปรดทราบว่าธนาคารอาจขอใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วจากคุณเมื่อคุณยื่นขอสินเชื่อ

ใครสามารถชำระใบแจ้งหนี้ได้บ้าง

โดยทั่วไปธุรกิจจะส่งใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วให้แก่ลูกค้าเมื่อได้รับการชำระเงินเต็มจำนวน แต่ลูกค้าก็สามารถทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้ว่าชำระแล้วได้ด้วยตนเอง โดยแนบรายละเอียดธนาคาร (RIB ในฝรั่งเศส) ไปกับใบแจ้งหนี้เดิม โดยระบุว่าชำระใบแจ้งหนี้ดังกล่าวแล้ว ในฐานะลูกค้า คุณยังสามารถขอให้ธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงินได้เช่นกัน

ทั้งนี้ ขอแนะนำให้ลูกค้าขอใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วเมื่อชำระเงินเป็นเงินสด มิฉะนั้น จะพิสูจน์การชำระเงินได้ยากหากไม่มีบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

ใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วเป็นสิ่งจำเป็นหรือไม่

กฎหมายไม่ได้บังคับให้จำเป็นต้องมีใบแจ้งหนี้ที่ชำระ แต่เป็นสิ่งที่ควรมีอย่างยิ่งในกรณีที่มีการโต้แย้งการชำระเงินเนื่องจากมีมูลค่ากฎหมาย (ดังนั้นจึงต้องเก็บไว้อย่างน้อย 10 ปี) หากมีใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว ลูกค้าจะสามารถแสดงหลักฐานการชำระเงินต่อศาลได้

โดยลูกค้าในภาคการก่อสร้างและโยธาธิการมักจะขอใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว

ข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต้องแสดงในใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว

เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วเป็นเพียงใบแจ้งหนี้มาตรฐานที่มีข้อมูลเพิ่มเติมเท่านั้น คุณจึงเพียงแค่ต้องเพิ่มข้อมูลต่อไปนี้ลงในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

• หมายเหตุว่า "ชำระแล้ว" ในใบแจ้งหนี้ที่อัปเดตใหม่
  
• ข้อมูลอ้างอิงการชำระเงิน
  
• วันที่ชำระเงิน
  
• วิธีการชำระเงิน (โอนเงินผ่านธนาคาร เช็ค บัตรของธนาคาร หรือเงินสด)
  
• ลายเซ็นของผู้ขาย
  

ส่วนที่เหลือในใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วจะมีหมายเลขเดียวกันและข้อมูลบังคับเดียวกันกับใบแจ้งหนี้เดิม ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกฎการออกใบแจ้งหนี้ได้ในบทความที่เกี่ยวข้องของเราเพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนด

ทางเลือกอื่นนอกเหนือจากใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วมีอะไรบ้าง

หากไม่มีใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว ลูกค้าสามารถแสดงหลักฐานการชำระเงินพร้อมสำเนารายละเอียดธนาคาร (RIB) ที่แสดงว่าได้ชำระเต็มจำนวนแล้ว หรือขอให้ธนาคารตรวจสอบว่าลดหนี้ในบัญชีของธุรกิจแล้ว หากถึงที่สุดแล้ว ลูกค้าก็สามารถติดต่อเจ้าพนักงานบังคับคดีเพื่อพิสูจน์การชำระเงินหนี้ได้เช่นกัน

คุณจะเข้าถึงเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วได้จากที่ใดบ้าง

คุณสามารถใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วนี้เพื่อใบแจ้งหนี้ของคุณเองได้ หรือใช้เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้แบบผสานการทำงาน Stripe Invoicing เป็นโซลูชันที่ไม่มีโค้ด ซึ่งจะสร้างระบบอัตโนมัติในการปรับแต่งใบแจ้งหนี้แบบไร้กระดาษของคุณและเพิ่มความเร็วในการชำระเงิน (ใบแจ้งหนี้ Stripe ส่วนใหญ่จะได้รับชำระภายในสามวัน) Payment Links ของ Stripe ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วไปยังลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ หากต้องการทราบว่า Stripe จะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการออกใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างไร ติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเรา