ใบลดหนี้คืออะไรและทําไมต้องสร้างใบลดหนี้ นี่คือทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับเอกสารฉบับแก้ไขนี้ที่ธุรกิจมักใช้ในกรณีคืนเงินหรือเกิดข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน เราครอบคลุมทุกแง่มุมของใบลดหนี้ รวมถึงข้อมูลที่จําเป็นและอีกมากมาย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบลดหนี้คืออะไร
  
• ควรออกใบลดหนี้เมื่อใด
  
• ใบลดหนี้ส่งผลต่อบัญชีธุรกิจอย่างไร
  
• ข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องระบุในใบลดหนี้
  
• สร้างใบลดหนี้อย่างไร
  

ใบลดหนี้คืออะไร

ใบลดหนี้ (Credit Note หรือ Credit Memo) เป็นเอกสารทางบัญชีที่ออกโดยผู้เชี่ยวชาญให้กับลูกค้า ซึ่งทําให้การแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ก่อนหน้านี้เป็นทางการ ใบลดหนี้เป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับใบแจ้งหนี้ เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่ออกให้แล้วไม่สามารถลบหรือดัดแปลงข้อมูลได้ (เพื่อเก็บบันทึกธุรกรรมทั้งหมดตามกฎระเบียบของสำนักงานภาษี) ใบลดหนี้ช่วยให้ผู้ให้บริการสามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ไปพร้อมกับออกใบแจ้งหนี้ใหม่ให้กับลูกค้าได้ กระทรวงเศรษฐกิจ การคลัง และอธิปไตยด้านอุตสาหกรรมและดิจิทัลของฝรั่งเศสกำหนดให้เก็บใบลดหนี้ไว้อย่างน้อย 10 ปี

ควรออกใบลดหนี้เมื่อใด

ใบลดหนี้พิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์อย่างยิ่งสําหรับการคืนสินค้า เนื่องจากเป็นหลักฐานการคืนเงินเต็มจํานวนหรือบางส่วนของการซื้ออย่างเป็นทางการให้กับลูกค้า การออกใบลดหนี้ยังสามารถทำได้ในกรณีดังต่อไปนี้

• เกิดข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินในใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ (การกําหนดราคา ภาษีมูลค่าเพิ่ม การเรียกเก็บเงินซ้ำซ้อน ฯลฯ)
  
• สินค้าเสียหายหรือเกิดความล่าช้าระหว่างขนส่ง
  
• ไม่มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการ
  
• มีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว
  
• ลูกค้าเพิกถอนคำสั่งซื้อ (สิทธิ์ตามกฎหมายภายใต้มาตรา L121-21 ของประมวลกฎหมายคุ้มครองผู้บริโภคของฝรั่งเศส)
  
• มีการอัปเดตใบแจ้งหนี้ (ใบลดหนี้ถือเป็นใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการแก้ไขในกรณีเฉพาะเหล่านี้)
  

ใบลดหนี้ส่งผลต่อบัญชีธุรกิจอย่างไร

ในกรณีที่มีการคืนเงิน ซัพพลายเออร์จะเป็นหนี้ลูกค้าของตน ใบลดหนี้ทำให้ซัพพลายเออร์สามารถรับรู้หนี้ของตนได้ตามกฎหมายและบันทึกจํานวนเงินที่ค้างชําระให้กับลูกค้าในบัญชีของธุรกิจ

ข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องระบุในใบลดหนี้

โดยทั่วไป ใบลดหนี้ที่สอดคล้องกับสำนักงานภาษีของฝรั่งเศสจะระบุข้อมูลเดียวกันกับใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ (เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการที่ต้องระบุในใบแจ้งหนี้มาตรฐาน)

ดังที่กล่าวว่าใบลดหนี้ต้องระบุวันที่และหมายเลขใบแจ้งหนี้ของใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ก่อนหน้า รวมถึงข้อบ่งชี้ที่ชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้ก่อนหน้าได้ถูกยกเลิกแล้ว ใบลดหนี้ต้องระบุส่วนลดหรือเงินคืนที่มอบให้กับลูกค้าเมื่อมีการแก้ไข ตลอดจนเงื่อนไขการชำระเงิน (เวาเชอร์การซื้อ การคืนเงินด้วยเช็ค การหักยอดเงินจากใบแจ้งหนี้ที่ตามมา ฯลฯ) สําหรับธุรกิจที่ต้องชําระภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ใบลดหนี้จะต้องระบุจํานวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่จะหักด้วย

จําเป็นอย่างยิ่งที่ส่วนหัวของเอกสารจะต้องมีคําว่า "avoir" หรือ "facture d'avoir" (ใบลดหนี้ในภาษาฝรั่งเศส) สิ่งสุดท้ายที่สำคัญไม่น้อยเพื่อให้ใบลดหนี้มีผลบังคับใช้คือ การแทนที่คําว่า "net à payer" (ยอดสุทธิที่ต้องชำระ) ด้วยคำว่า "net à déduire" (ยอดสุทธิที่ต้องหัก) หรือ "net à créditer" (ยอดสุทธิที่ต้องคืน)

สร้างใบลดหนี้อย่างไร

เนื่องจากใบลดหนี้เป็นเพียงใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการแก้ไขให้ถูกต้องแล้ว หากคุณมี Microsoft 365 คุณจะสามารถใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ในนั้น เพื่อสร้างเอกสารของคุณ (อย่าลืมระบุข้อมูลเฉพาะของใบลดหนี้ที่กล่าวถึงข้างต้น)

อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง เช่น Stripe Invoicing สามารถสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ (รวมถึงใบลดหนี้) รวมถึงจัดการและปรับปรุงหนี้การค้าและขั้นตอนการเรียกเก็บเงิน โดยที่คุณไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว หากต้องการดูว่า Stripe ช่วยให้คุณสร้างและออกใบลดง่ายขึ้นได้อย่างไร โปรดติดต่อผู้เชี่ยวชาญของเรา