Vad är en kreditnota och varför skapa en? Här är allt du behöver veta om detta korrigerande dokument som företag ofta använder för återbetalningar eller fakturering. Vi täcker alla aspekter av kreditnotan, inklusive nödvändiga artiklar och mycket mer.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kreditnota?
  
• När ska du utfärda en kreditnota?
  
• Vilken inverkan har kreditnotan på företagets konton?
  
• Vilka nödvändiga punkter måste finnas med på en kreditnota?
  
• Hur skapar man en kreditnota?
  

Vad är en kreditnota?

En kreditnota (även känd som en kredit Memo) är ett redovisningsdokument som utfärdas av en professionell till deras kund, vilket formaliserar korrigeringen av ett tidigare utfärdat faktura. En kreditnota är i själva verket en negativ faktura. Eftersom ett faktura som redan har utfärdats inte kan raderas eller ändras (för att behålla alla transaktionsregister, enligt skattekontor regler), tillåter en kreditnota leverantören att avbryta faktura samtidigt som de utfärdning en ny till sina kund. Enligt det franska ministeriet för ekonomi, finans och industriell och digital suveränitet måste en kreditnota sparas i minst 10 år.

När ska du utfärda en kreditnota?

Kreditnotor visar sig vara extremt användbara för produktreturer, eftersom de formaliserar hela eller delar att återbetala ett köp till kunden. En kreditnota kan också utfärdas:

• I händelse av ett faktureringsfel (prissättning, moms, dubbel fakturering etc.) på den ursprungliga fakturan
  
• Om en produkt är skadad eller försenad under transporten
  
• I händelse av utebliven leverans eller tjänst
  
• När en beställning ändras efter att fakturan redan har utfärdats
  
• Om kunden återkallar sin beställning (en juridisk rättighet enligt artikel L121-21 i den franska konsumentlagen)
  
• När en faktura uppdateras (kreditnotan utgör en korrigerad faktura i dessa specifika fall)
  

Vilken inverkan har kreditnotan på företagets konton?

Vid att återbetala står leverantören i skuld till sin kund. Med en kreditnota kan leverantören lagligen erkänna sin skuld och registrera det belopp som är skyldigt kunden i företagets konton.

Vilka nödvändiga artiklar måste finnas med på en kreditnota?

Generellt sett innehåller en kreditnota som överensstämmer med det franska skatteverket samma artiklar som den ursprungliga fakturan (läs mer omnödvändiga artiklar på en standard faktura).

Med det sagt måste kreditnotan innehålla datum och fakturanummer för den tidigare utfärdade fakturan, samt en tydlig indikation på att den har annullerats. Kreditnotan måste också ange eventuella rabatter eller rabatter som beviljats kunden vid korrigering, samt villkor för betalning (kupong för köp, återbetalning med check, avdrag från en efterföljande faktura etc.). För företag som är skyldiga att betala mervärdesskatt (moms) måste kreditnotan också innehålla det belopp moms som ska dras av.

Det är absolut nödvändigt att dokumenthuvudet innehåller orden "avoir" eller "facture d'avoir" (kreditnota på franska). Sist men inte minst, för att kreditnotan ska vara giltig måste orden "net à payer" (netto att betala) ersättas med "net à déduire" (netto som ska dras av) eller "net à créditer" (netto som ska krediteras).

Hur skapar man en kreditnota?

Med tanke på att kreditnotan helt enkelt är en korrigerad faktura kan du, om du har Microsoft 365, använda en av dessfaktura mallar för att generera dina dokument (se till att inkludera den kreditnota-specifika informationen som nämns ovan).

Mer avancerade faktureringsprogram som t.ex. Stripe Invoicing kan automatisera din faktura skapande (inklusive kreditnotor), samt hantera och effektivisera dina kundfordringar och fakturering behandla utan att du behöver skriva en enda rad kod. Om du vill veta hur Stripe kan göra det enklare för dig attskapa och utfärda dina kreditnotor,kontakta en av våra experter.