Wat is een creditnota en waarom zou je er een maken? Hier vind je alles wat je moet weten over dit correctiedocument dat bedrijven vaak gebruiken voor terugbetalingen of factureringsfouten. We behandelen alle aspecten van de creditnota, inclusief de vereiste items en nog veel meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een creditnota?
  
• Wanneer moet je een creditnota geven?
  
• Wat is het effect van de creditnota op zakelijke rekeningen?
  
• Wat moet er op een creditnota staan?
  
• Hoe maak je een creditnota?
  

Wat is een creditnota?

Een creditnota (ook wel creditmemo genoemd) is een boekhoudkundig document dat door een professional aan zijn klant wordt verstrekt om de correctie van een eerder uitgegeven factuur te formaliseren. Een creditnota is in feite een negatieve factuur. Aangezien een reeds uitgegeven factuur niet kan worden verwijderd of gewijzigd (om alle transactiegegevens te bewaren, volgens de voorschriften van het belastingkantoor), stelt een creditnota de leverancier in staat om de factuur te annuleren en een nieuwe factuur aan zijn klant te verstrekken. Volgens het Franse ministerie van Economie, Financiën en Industriële en Digitale Soevereiniteit moet een creditnota minstens 10 jaar worden bewaard.

Wanneer moet je een creditnota maken?

Creditnota's zijn superhandig bij het retourneren van producten, omdat ze de volledige of gedeeltelijke terugbetaling van een aankoop aan de klant officieel maken. Een creditnota kan ook worden uitgegeven:

• Bij een fout in de factuur (prijs, btw, dubbele facturering, enz.) op de originele factuur
  
• Als een product beschadigd is of vertraging heeft opgelopen tijdens het transport
  
• Als een levering of dienst niet wordt geleverd
  
• Als een bestelling wordt gewijzigd nadat de factuur al is uitgegeven
  
• Als de klant zijn bestelling annuleert (een wettelijk recht op grond van artikel L121-21 van het Franse consumentenwetboek)
  
• Als een factuur wordt aangepast (de creditnota is in deze gevallen een gecorrigeerde factuur)
  

Wat is de impact van de creditnota op zakelijke rekeningen?

Bij een terugbetaling is de leverancier geld verschuldigd aan zijn klant. Met een creditnota kan de leverancier zijn schuld wettelijk erkennen en het aan de klant verschuldigde bedrag in de bedrijfsboekhouding opnemen.

Wat moet er op een creditnota staan?

Over het algemeen moet een creditnota die voldoet aan de eisen van de Franse belastingdienst dezelfde gegevens bevatten als de originele factuur (lees meer over de vereiste gegevens op een standaardfactuur).

De creditnota moet de datum en het factuurnummer van de eerder uitgegeven factuur bevatten, evenals een duidelijke vermelding dat deze is geannuleerd. De creditnota moet ook alle kortingen of rabatten vermelden die bij correctie aan de klant zijn toegekend, evenals de betalingsvoorwaarden (aankoopbon, terugbetaling per cheque, aftrek van een volgende factuur, enz.). Voor bedrijven die btw moeten betalen, moet op de creditnota ook het af te trekken btw-bedrag staan.

Het is belangrijk dat in de koptekst van het document de woorden "avoir" of "facture d'avoir" (creditnota in het Frans) staan. Tot slot, om de creditnota geldig te maken, moeten de woorden "net à payer" (netto te betalen) worden vervangen door "net à déduire" (netto af te trekken) of "net à créditer" (netto te crediteren).

Hoe maak je een creditnota?

Aangezien een creditnota gewoon een gecorrigeerde factuur is, kun je, als je Microsoft 365 hebt, een van de factuursjablonen gebruiken om je documenten te genereren (zorg ervoor dat je de hierboven genoemde creditnota-specifieke informatie toevoegt).

Met geavanceerdere facturatiesoftware zoals Stripe Invoicing kun je je facturen (inclusief creditnota's) automatisch maken en je debiteurenbeheer en factureringsproces stroomlijnen zonder dat je ook maar één regel code hoeft te schrijven. Neem contact op met een van onze experts om te ontdekken hoe Stripe het maken en versturen van je creditnota's makkelijker kan maken.