¿Qué es una nota de crédito y por qué hay que emitirla? Esto es todo lo que debes saber sobre este documento rectificativo que las empresas suelen utilizar para los reembolsos o los errores de facturación. Tratamos todos los aspectos de la nota de crédito, entre muchos otros, los datos que debe incluir.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una nota de crédito?
  
• ¿Cuándo debes emitir una nota de crédito?
  
• ¿En qué afecta la nota de crédito a las cuentas de empresa?
  
• ¿Qué datos hay que incluir en una nota de crédito?
  
• ¿Cómo se crea una nota de crédito?
  

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito (conocida también como «nota de abono») es un documento contable que un proveedor emite a su cliente, con la que se formaliza la rectificación de una factura ya emitida. En realidad, una nota de crédito es una factura negativa. Dado que una factura ya emitida no se puede eliminar ni modificar (para conservar todos los registros de las transacciones, según la normativa de la oficina fiscal), una nota de crédito permite al proveedor cancelar la factura y emitir otra nueva al cliente. Según el Ministerio de Economía, Finanzas y Soberanía Industrial y Digital de Francia, una nota de crédito se debe conservar durante al menos 10 años.

¿Cuándo debes emitir una nota de crédito?

Las notas de crédito son muy útiles para las devoluciones de productos, ya que formalizan el reembolso parcial o total de una compra al cliente. Este documento también se puede emitir en los casos siguientes:

• un error de facturación (precio, IVA, facturación duplicada, etc.) en la factura original;
  
• daños en un producto o retrasos en su entrega;
  
• no entrega de un producto o servicio;
  
• modificación de un pedido después de que se haya emitido la factura;
  
• retirada del pedido por parte del cliente (un derecho legal previsto en el artículo L121-21 del Código de Consumo francés);
  
• actualización de una factura (la nota de crédito constituye una factura rectificativa en estos casos concretos).
  

¿En qué afecta la nota de crédito a las cuentas de empresa?

En caso de reembolso, el proveedor incurre en una deuda con el cliente. Con una nota de crédito, el proveedor puede reconocer legalmente su deuda y anotar el importe adeudado al cliente en las cuentas de la empresa.

¿Qué datos hay que incluir en una nota de crédito?

Por regla general, una nota de crédito que cumple las disposiciones de la oficina fiscal francesa incluye los mismos datos que la factura original (consulta cuáles son los datos obligatorios de una factura estándar).

Ahora bien, la nota de crédito debe incluir la fecha y el número de factura de la factura ya emitida, además de una indicación clara de que se ha cancelado. También deben constar los descuentos o las rebajas concedidos al cliente después de la rectificación, además de las condiciones de pago (vale de compra, reembolso por cheque, deducción de una factura posterior, etc.). Si se trata de empresas sujetas al impuesto sobre el valor añadido (IVA), en la nota de crédito también se debe reflejar el importe de IVA deducible.

Es obligatorio que en el encabezado del documento aparezcan los términos franceses «avoir» o «facture d’avoir», que significan «nota de crédito». Por último, pero no por ello menos importante, cabe mencionar que, para que la nota de crédito sea válida, el texto en francés «net à payer» (neto pagadero) debe reemplazarse por «net à déduire» (neto deducible) o «net à créditer» (neto abonable).

¿Cómo se crea una nota de crédito?

Dado que la nota de crédito no es más que una factura rectificativa, si tienes Microsoft 365, puedes utilizar alguno de sus modelos de factura para crear tus documentos (asegúrate de incluir la información específica de la nota de crédito mencionada anteriormente).

Sin embargo, un software de facturación más avanzado, como Stripe Invoicing, puede automatizar la creación de facturas (incluidas las notas de crédito), además de gestionar y agilizar el proceso de facturación y de cuentas por cobrar sin tener que escribir ni una sola línea de código. Para saber cómo Stripe puede facilitarte la creación y emisión de tus notas de crédito, contacta con alguno de nuestros expertos.