Desde las facturas de depósito hasta las facturas pro forma, pasando por las facturas pagadas, en Francia existen muchos tipos de facturas que debes conocer. ¿Cómo se distinguen? ¿Para qué sirve una factura pagada? ¿Cómo hacen los clientes para pagar una factura? En este artículo, se analizan las particularidades de las facturas pagadas: función, valor legal, información obligatoria y mucho más. Puedes obtener más información sobre las facturas de depósito y las facturas proforma en los artículos correspondientes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura pagada y cuál es su finalidad?
  
• ¿Quién puede pagar una factura?
  
• ¿Es obligatorio presentar una factura pagada?
  
• ¿Qué información se requiere en una factura pagada?
  
• ¿Cuáles son las alternativas a las facturas pagadas?
  
• ¿Dónde puedes acceder a una plantilla de factura pagada?
  

¿Qué es una factura pagada y cuál es su finalidad?

Una factura pagada es una factura estándar que se identifica como «pagada». Esto significa que la empresa recibió el pago completo de los bienes o servicios. Se agrega esta nota a la factura original para distinguirla de una pago pendiente de pago. Puedes utilizar un sello de tinta con la nota «pagada» en la factura o utilizar un software de facturación para agregar la nota.

La emisión de una factura pagada es una práctica contable habitual para los pagos en cuotas (un método de pago que permite a los clientes abonar sus compras en varios pagos durante un plazo acordado). La factura pagada constituye una prueba del pago: liquida la deuda del cliente con el proveedor y facilita la gestión de las facturas (y de las finanzas) de la empresa.

Ten en cuenta que los bancos pueden pedirte una factura pagada cuando solicites un préstamo.

¿Quién puede pagar una factura?

Por lo general, la empresa envía la factura pagada al cliente cuando recibe el pago completo. Sin embargo, los clientes también pueden marcar una factura como pagada por su cuenta si adjuntan sus datos bancarios (RIB en Francia) a la factura inicial, lo que indica que se pagó la factura. Como cliente, también puedes pedir a la empresa que emita una factura como comprobante de pago.

Se aconseja a los clientes pedir una factura pagada cuando paguen en efectivo, ya que de lo contrario es difícil demostrar el pago sin un registro electrónico.

¿Es obligatorio presentar una factura pagada?

La factura pagada no es un requisito obligatorio. Sin embargo, se recomienda encarecidamente en caso de disputa debido a su valor legal (por lo tanto, se debe conservar por un plazo mínimo de 10 años). Con una factura pagada, el cliente puede aportar la prueba de pago ante un tribunal.

Los clientes del sector de la construcción y las obras públicas suelen pedir factura pagada.

¿Qué información se requiere en una factura pagada?

Dado que la factura pagada no es más que una factura estándar con información adicional, solo tienes que agregar lo siguiente a la factura original:

• La nota «pagado» en la factura actualizada
  
• Las referencias de pago
  
• La fecha de pago
  
• El método de pago (transferencia bancaria, cheque, tarjeta bancaria o efectivo)
  
• La firma del vendedor
  

El resto de la factura pagada tiene el mismo número y la misma información obligatoria que la factura inicial. Obtén más información sobre las normas de facturación en nuestro artículo relacionado para asegurarte de cumplir con la normativa.

¿Cuáles son las alternativas a las facturas pagadas?

Ante la ausencia de una factura pagada, los clientes pueden aportar una prueba de pago con una copia de sus datos bancarios (RIB) para demostrar que abonaron el importe total adeudado. Los clientes también pueden pedir al banco que compruebe la acreditación en la cuenta de la empresa. Como último recurso, pueden ponerse en contacto con un agente judicial para demostrar el pago de una deuda.

¿Dónde puedes acceder a una plantilla de factura pagada?

Puede utilizar esta plantilla de factura pagada para crear una propia de forma manual, o utilizar una herramienta de facturación integrada. Stripe Invoicing es una solución sin código que automatiza la personalización de sus facturas sin papel y acelera el pago (la mayoría de las facturas de Stripe se pagan en menos de tres días). La solución Payment Links de Stripe también te permite generar y enviar tus facturas pagadas automáticamente al cliente. Para saber cómo Stripe puede ayudarte a optimizar tu facturación de principio a fin, comunícate con uno de nuestros expertos.