In Duitsland is er vaak wat verwarring over de term 'creditnota', die vaak wordt verward met 'tegenfactuur', 'factuurcorrectie' of 'corrigerende factuur'. Om ervoor te zorgen dat de boekhouding klopt, is het voor bedrijven superbelangrijk om het verschil tussen deze termen te kennen. In dit artikel ontdek je wat een creditnota is, welke voordelen deze heeft en hoe deze verschilt van een tegenfactuur. We leggen ook uit hoe je een creditnota maakt en registreert, en waar met name kleine ondernemers op moeten letten. Tot slot kun je onze sjabloon gebruiken om zelf een creditnota te maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een creditnota?
  
• Wat is het verschil tussen een creditnota en een tegenfactuur?
  
• Wat zijn de voordelen van een creditnota?
  
• Welke info moet er op een creditnota staan?
  
• Hoe wordt een creditnota geregistreerd?
  
• Waar moeten kleine ondernemers op letten?
  

Wat is een creditnota?

Een creditnota of verrekeningsnota wordt vaak gezien als een soort tegenfactuur. Bij een 'normale factuur' stuurt degene die de dienst levert een factuur voor de geleverde dienst. Een creditnota wordt echter gestuurd door de andere partij, namelijk degene die de dienst krijgt. Daarom heeft de creditnota hetzelfde doel als een factuur: het in rekening brengen van leveringen of diensten. Het enige verschil is welke van de twee partijen het betreffende document opstelt. Aangezien de creditnota de factuur kan vervangen, kan deze worden beschouwd als een factuur in de zin van de Duitse btw-wet. Deze wordt ook als zodanig erkend door het belastingkantoor, mits deze de vereiste verplichte informatie bevat. Creditnota's worden onder andere gebruikt voor het uitbetalen van bonussen of commissies.

Artikel 14 van de btw-wet (Umsatzsteuergesetz, of UStG) zegt dat er een wettelijke verplichting is voor een voorafgaande overeenkomst tussen beide partijen bij het uitgeven van een creditnota. Als niet aan deze eis is voldaan, mag de partij die de dienst ontvangt geen creditnota uitgeven zonder voorafgaand overleg. Omgekeerd zijn dienstverleners niet verplicht om een creditnota te accepteren zonder een overeenkomst. Uitgegeven creditnota's kunnen hun status als factuur verliezen als de ontvanger het document afwijst.

Wat is het verschil tussen een creditnota en een tegenfactuur?

Er is een groot verschil tussen een creditnota en een tegenfactuur. Tot 2013 kon een creditnota worden gebruikt voor het oorspronkelijke doel (het verrekenen van een tegoed), maar ook om foutieve facturen te corrigeren of in te trekken. Als een bedrijf bijvoorbeeld een andere partij € 100 te veel in rekening had gebracht, volgde er een creditnota voor hetzelfde bedrag. Na een aanpassing van de UStG is dit niet meer mogelijk. Sindsdien mogen creditnota's alleen nog voor hun oorspronkelijke doel worden gebruikt – als een vorm van kredietverrekening – en kan een factuur alleen worden gecorrigeerd met een tegenfactuur.

Een tegenfactuur wordt ook wel een factuurcorrectie, een corrigerende factuur of 'commercieel krediet' genoemd. Een terugboeking maakt een eerdere uitgaande factuur ongedaan, waardoor er na de annulering een nieuwe, correcte factuur kan worden uitgegeven. Dit is nodig omdat foutieve facturen niet handmatig door de ontvanger kunnen worden aangepast. Bovendien kunnen tegenfacturen ook worden gebruikt voor terugbetalingen, bijvoorbeeld bij onvolledige leveringen van goederen of klachten.

Verdere definities

Er bestaat nog een risico op verwarring met de verrekeningsnota, niet alleen met de tegenfactuur. Een nota in de boekhouding moet ook worden onderscheiden van een vereffeningsnota, die formeel staat voor een boeking aan de creditzijde van een rekening. Banknota's daarentegen zijn inkomende betalingen op een bankrekening. Deze hebben ook niets te maken met verrekeningsnota's.

Wat zijn de voordelen van een creditnota?

Een creditnota kan handig zijn voor zowel dienstverleners als klanten. Vaak bespaart het tijd en moeite bij de boekhouding. Bijvoorbeeld, als een kleine ondernemer regelmatig goederen levert aan een groot bedrijf, kan dat bedrijf creditnota's maken. Voor een bedrijf dat veel facturen verwerkt, betekent dit snellere en efficiëntere werkzaamheden, omdat het minder moeite kost om automatisch creditnota's aan te maken dan om de inkomende facturen van de kleine ondernemer handmatig te controleren en te verwerken. Het creditnotaproces wordt vaak gebruikt om een langdurige zakelijke relatie op te bouwen, wat voor beide partijen zekerheid biedt bij het plannen.

In het bovenstaande voorbeeld wordt de kleine ondernemer ontlast van bureaucratische rompslomp, omdat hij niet zelf een factuur hoeft uit te schrijven. Bovendien betekent het versnelde proces dat hij sneller zijn geld ontvangt. Dit voordeel maakt creditnota's ook een aantrekkelijk alternatief voor onder andere vrije beroepen, handelsagenten of mensen die commissies ontvangen. Creditnota's zijn des te aantrekkelijker omdat ze geen risico's met zich meebrengen: ze worden pas een afdwingbare factuur als ze niet worden afgewezen. Daarom biedt een creditnota dezelfde mate van controle als een factuur. Bovendien hoeven noch de uitgever, noch de ontvanger van een creditnota zich zorgen te maken over mogelijke negatieve gevolgen van het belastingkantoor.

Welke info moet er op een creditnota staan?

Omdat een creditnota fiscaal gezien hetzelfde is als een factuur, moet het alle wettelijk verplichte info bevatten volgens artikel 14, lid 4 van de UStG. Er zijn wel een paar specifieke elementen om op te letten: in plaats van 'factuur' moet het document duidelijk 'creditnota' heten.

Creditnota's moeten de volgende verplichte info bevatten:

• De uitdrukkelijke term "creditnota"
  
• Naam en adres van de dienstverlener
  
• Naam en adres van de ontvanger van de dienst
  
• Belastingnummer of btw-nummer
  
• Datum waarop de creditnota is uitgegeven
  
• Nieuw serienummer factuur
  
• Beschrijving van de dienst of het artikel (type, omvang, tijd)
  
• Netto-, bruto- en totaalbedrag (let op: het bedrag van een creditnota is altijd positief)
  
• Belastingtarief en bedrag
  
• Optioneel: speciale afspraken over het moment van betaling of andere details van de creditnota
  
• Optioneel: een opmerking dat de bewaarplicht ook geldt voor een creditnota
  

Om ervoor te zorgen dat je geen verplichte informatie vergeet, kun je ons sjabloon gebruiken bij het maken van een creditnota.

Hoe wordt een creditnota geregistreerd?

Dienstverleners, of de ontvangers van een creditnota, kunnen deze op dezelfde manier registreren als een factuur. De omzet wordt dus geregistreerd als een nettobedrag, evenals de bijbehorende btw. Dienstontvangers, of de uitgevers van een creditnota, moeten deze registreren als "externe diensten voorbelasting" en "aftrekbare voorbelasting". Eventuele omzetbelasting kan worden teruggevorderd als voorbelasting tijdens de voorbelastingaftrek. Bijgevolg wordt de creditnota niet als een uitzondering beschouwd als het gaat om btw. De vereisten voor een voorbelastingaftrek voor een creditnota staan vermeld in artikel 14, lid 2, van de UStG:

• De ontvanger van de creditnota moet recht hebben op een aparte btw-aangifte.
  
• Beide partijen moeten het eens zijn over hoe het creditnota-proces werkt.
  
• De creditnota moet alle verplichte info bevatten.
  
• De creditnota moet bij de ontvanger zijn bezorgd.
  

Waar moeten kleine ondernemers op letten?

Als je als kleine ondernemer volgens artikel 19, lid 1, van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG) een creditnota krijgt, controleer dan goed of er btw op staat. Als je als kleine ondernemer geen btw op je facturen mag zetten en dus geen recht hebt op aftrek van voorbelasting, mag je ook geen creditnota met btw accepteren. Als dit toch gebeurt, moet je de creditnota met btw zo snel mogelijk terugsturen. Je kunt tegelijkertijd een creditnota zonder btw aanvragen. Dit geldt alleen voor kleine ondernemers.

Als een creditnota onjuiste informatie over btw bevat, is het de vraag wie de onjuist opgegeven btw aan het belastingkantoor verschuldigd is. Volgens de wet zijn de uitgevers van de creditnota aansprakelijk. Maar ook de ontvangers kunnen worden vervolgd als ze de creditnota hebben gebruikt. Dit scenario doet zich bijvoorbeeld voor als je de creditnota uitdrukkelijk accepteert, ondertekent of hebt aangegeven dat je recht hebt op aftrek van voorbelasting voordat je akkoord gaat met de creditnota.

Voor meer info over zakelijke facturering, controleer de Stripe-informatieportal. Als je vragen hebt over creditnota's, tegenfacturen of andere gerelateerde onderwerpen, of als je hulp nodig hebt bij je financiële processen, neem dan contact op met ons verkoopteam.