ドイツでは、「クレジットノート」という用語に関して誤解されていることが多く、「請求書の再発行」や「インボイスの修正」、「修正インボイス」とよく混同されています。正しく会計処理を行うには、これらの用語の違いを理解しておくことが特に重要です。この記事では、クレジットノートの概要とそのメリット、請求書の再発行との違いを紹介します。また、クレジットノートの作成方法と記録方法、小規模事業者が特に注意すべき点も説明します。Stripe が用意したテンプレートを使ってご自分でクレジットノートを作成することもできます。
この記事の内容
- クレジットノートとは
- クレジットノートと請求書の再発行の違い
- クレジットノートを使用するメリット
- クレジットノートに含める必要がある情報
- クレジットノートの記録方法
- 小規模事業者が注意すべき点
クレジットノートとは
クレジットノート (またはクリアリングクレジット) は、一般には請求書の再発行の一種として定義されています。「通常の請求書」の取り扱いでは、サービスを提供する事業者がそのサービスの請求書を発行します。一方、クレジットノートは相手側であるサービスの受け手が発行します。そのため、クレジットノートは納品物やサービスの代金の請求という請求書と同じ目的を果たします。唯一違うことは、当事者双方のうち、どちらが発行する文書かということです。クレジットノートは請求書の代わりになるため、ドイツの VAT 法の範囲内では請求書と見なすことができます。また、必要不可欠な情報が記載されていれば、税務署も請求書と同様に見なします。クレジットノートは特にボーナスやコミッションの支払いで使用されています。
VAT 法 (Umsatzsteuergesetz、略称 UStG) 第 14 項には、クレジットノートを発行する際は両当事者間で交わす事前合意に関する法的要件があると規定されています。この要件を満たしていない場合、サービスの受け手は事前の相談なくクレジットノートを発行することはできません。逆に言えば、サービス提供者は合意がないクレジットノートを受け入れる義務はありません。受け取る側がクレジットノートを拒否すると、発行されたクレジットノートは請求書としての効力を失います。
クレジットノートと請求書の再発行の違い
クレジットノートと請求書の再発行には大きな違いがあります。2013 年までは、クレジットノートを本来の目的 (クレジットの清算) や誤りがあった請求書の訂正や取り消しに使用できました。たとえば、企業が別の事業者への請求書で 100 ユーロ多く請求した場合、後でそれに応じた同額のクレジットノートを発行します。しかし、UStG の改正後はこのような使い方ができなくなりました。それ以降、クレジットノートはクレジットの清算という本来の目的にしか使用できなくなり、請求書は請求書の再発行でしか訂正できなくなりました。
請求書の再発行によって、以前に発行した請求書が取り消されるので、その後に、訂正した新しい請求書を発行できます。請求書の再発行によって、以前に発行したインボイスが取り消されるので、その後に、訂正した新しいインボイスを発行できます。誤りのある請求書を受取人が手作業で修正することはできないため、このプロセスが必要です。また、請求書の再発行は、商品の未配達や苦情などが発生した場合などの返金にも使用できます。
詳細説明
請求書の再発行だけでなく、売上処理のクレジットノートと混同するリスクもあります。会計処理でのクレジットノートと売上処理クレジットノートは区別する必要があります。売上処理のクレジットノートは、正式には勘定の貸方への記入を表します。一方、銀行のクレジットノートは銀行口座に入金される支払いを表します。これらも売上処理のクレジットノートとは関係がありません。
クレジットノートを使用するメリット
クレジットノートはサービスの提供者と受け手の双方にメリットがあります。多くの場合、クレジットノートを使うと会計処理にかかる時間と労力を節約できます。たとえば、小規模事業者が大企業に定期的に商品を納入している場合、大企業側がクレジットノートを作成できます。大量の請求書を処理する企業の場合、小規模事業者から届く請求書を手作業で確認して処理するよりも、クレジットノートを自動作成するほうが労力が少なくてすむため、このようにすることで時間の短縮と効率化になります。クレジットノートのプロセスは長期的なビジネス関係を築くためによく利用されており、両者の計画面での担保になります。
上記の例では、小規模事業者は自身でインボイスを発行する必要がないため、事務処理の負担が軽減されます。また、処理にかかる時間も短縮されるので、早く売上を受け取れます。このようなメリットがあるため、クレジットノートとは特にフリーランサーや代理商、コミッションを受け取る人にとって魅力的な代替手段にもなっています。クレジットノートでリスクが生じることはなく、拒否されなければ効力のある請求書になるだけです。そのため、クレジットノートは請求書と同レベルの管理が可能です。また、クレジットノートの発行者も受取人も、税務署から悪い結果が返ってくる心配をする必要はありません。
クレジットノートに含める必要がある情報
税務上、クレジットノートはインボイスと同等のものと見なされるため、UStG 第 14 条第 4 項に従って、法的に必要な情報がすべて含まれている必要があります。特筆すべき点もいくつかありますが、まず、この書類には「請求書」ではなく「クレジットノート」と明記する必要があります。
クレジットノートには以下の必須情報を含める必要があります。
- 「クレジットノート」と明記すること
- サービス提供者の名前と住所
- サービスの受け手の名前と住所
- 納税者番号または付加価値税 (VAT) 識別番号
- クレジットノート発行日
- 新しい請求書としてのシリアル番号
- サービスまたはアイテムの説明 (種類、範囲、時間)
- 正味金額、総額、合計金額 (注: クレジットノートの金額は常にプラスの金額になります)
- 税率および税額
- 任意: 支払いのタイミングなど、クレジットノートに関する特別な合意事項
- 任意: 保存要件がクレジットノートにも適用されることを記した備考
クレジットノートを作成する際は、必須の情報の記載漏れがないように、Stripe が用意したテンプレートをご利用ください。
クレジットノートの記録方法
サービス提供者 (クレジットノートの受取人) は、請求書と同じ方法でクレジットノートを記録できます。売上は正味金額とそれに対応する VAT として記録します。サービスの受け手 (クレジットノートの発行者) は、クレジットノートを「外部サービス仕入税額」と「控除対象仕入税額」として記録する必要があります。含まれる売上税は、仕入税額控除で仕入税額として申告できます。そのため、VAT に関しては、クレジットノートは免除対象とは見なされません。クレジットノートの仕入税額控除の要件は、UStG 第 14 条第 2 項に次のように記載されています。
- クレジットノートの受取人が別の VAT 明細書を受け取る権利を有するものとする。
- 両当事者がクレジットノートのプロセスについて合意している必要がある。
- クレジットノートに必要な情報がすべて記載されている必要がある。
- クレジットノートが受取人に送付されている必要がある。
小規模事業者が注意すべき点
UStG 第 19 条第 1 項の定義に基づく小規模事業者としてクレジットノートを受け取る人は、クレジットノートの内容を徹底的にチェックして、VAT が記載されていることを確認する必要があります。請求書に VAT を記載することが認められておらず、仕入税額を控除する権利がない小規模事業者は、VAT が記載されているクレジットノートを受け付けることが許可されません。この状況が発生した場合は、VAT が記載されているクレジットノートを速やかに拒否する必要があります。それと同時に VAT が記載されていないクレジットノートをリクエストできます。これは小規模事業者のみに当てはまる注意事項です。
クレジットノートに記載されている VAT の情報に誤りがある場合、その VAT の申告ミスを税務署に報告する義務を誰が負っているのかについては議論が分かれています。法律によると、その義務を負っているのはクレジットノートの発行者です。ただし、受取人がそのクレジットノートを計上していた場合、受取人も訴追される可能性があります。たとえば、クレジットノートのプロセスについて合意する前に、クレジットノートを明示的に受け付けて署名したり、仕入税額控除の対象になると述べたりしていると、このような状況が発生します。
事業の請求書発行について、詳細は Stripe リソースポータルをご覧ください。クレジットノート、請求書の再発行、その他の関連トピックに関してご不明な点がある場合や、財務プロセスのサポートをご希望の場合は、Stripe の営業チームにお問い合わせください。