ในเยอรมนี มักมีความเข้าใจผิดเกี่ยวกับคำว่า "ใบลดหนี้" ซึ่งมักสับสนกับ "ใบแจ้งหนี้ปรับคืน" รวมถึง "การแก้ไขใบแจ้งหนี้" หรือ "ใบแจ้งหนี้แก้ไข" ทั้งนี้เพื่อให้การบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้อง ธุรกิจจึงต้องทราบความแตกต่างระหว่างคำต่างๆ ซึ่งในบทความนี้ คุณจะค้นพบว่าใบลดหนี้คืออะไร ข้อดีของใบลดหนี้ และความแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ปรับคืน นอกจากนี้ เรายังจะอธิบายวิธีสร้างและบันทึกใบลดหนี้ รวมถึงสิ่งที่ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กควรใส่ใจ และสุดท้าย คุณสามารถใช้เทมเพลตของเราเพื่อสร้างใบลดหนี้ด้วยตนเองได้

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบลดหนี้คืออะไร
  
• ใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้ปรับคืนต่างกันอย่างไร
  
• ข้อดีของการใช้ใบลดหนี้คืออะไร
  
• ใบลดหนี้ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• บันทึกใบลดหนี้อย่างไร
  
• ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กต้องใส่ใจเรื่องอะไรบ้าง
  

ใบลดหนี้คืออะไร

เครดิตใบลดหนี้หรือเครดิตหักบัญชีมักมีการนิยามความหมายว่าใบแจ้งหนี้ปรับคืนประเภทหนึ่ง เมื่อดำเนินการกับ "ใบแจ้งหนี้ปกติ" ฝ่ายที่ให้บริการจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการที่ให้บริการ อย่างไรก็ตาม ใบลดหนี้จะออกให้โดยอีกฝ่ายที่เป็นผู้รับบริการ ดังนั้นใบลดหนี้จึงมีวัตถุประสงค์เดียวกับใบแจ้งหนี้ ซึ่งก็คือการเรียกเก็บเงินสำหรับการส่งมอบหรือบริการ ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวอยู่ที่ว่าฝ่ายใดจากทั้งสองฝ่ายเป็นผู้ออกเอกสารที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากใบลดหนี้สามารถใช้แทนที่ใบแจ้งหนี้ได้ จึงถือได้ว่าเป็นใบแจ้งหนี้ภายในขอบเขตของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี อีกทั้งยังได้รับการยอมรับว่าเป็นใบแจ้งหนี้จากสำนักงานภาษีในกรณีที่มีข้อมูลที่จำเป็นตามข้อบังคับ โดยมีการใช้ใบลดหนี้สำหรับการชำระโบนัสหรือค่าคอมมิชชัน เป็นต้น

กฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่ม (Umsatzsteuergesetz หรือ UStG) ส่วนที่ 14 ระบุว่ามีข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับข้อตกลงล่วงหน้าระหว่างทั้งสองฝ่ายเมื่อการออกใบลดหนี้ หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดนี้ ฝ่ายที่รับบริการจะไม่ได้รับอนุญาตให้ออกใบลดหนี้โดยไม่มีการปรึกษาหารือล่วงหน้า ในทางกลับกัน ผู้ให้บริการไม่จำเป็นต้องยอมรับใบลดหนี้โดยไม่มีข้อตกลง ใบลดหนี้ที่ออกอาจสูญเสียสถานะเป็นใบแจ้งหนี้ได้หากผู้รับปฏิเสธเอกสาร

ใบลดหนี้กับใบแจ้งหนี้ปรับคืนต่างกันอย่างไร

ใบลดหนี้และใบแจ้งหนี้ปรับคืนมีความแตกต่างระหว่างกันที่สำคัญอยู่อย่างหนึ่ง จวบจนถึงปี 2013 ใบลดหนี้สามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์เดิม (การหักบัญชีเครดิต) และเพื่อแก้ไขหรือเพิกถอนใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจออกใบแจ้งหนี้ให้บุคคลอื่นมากกว่าที่ควร 100 ยูโร ก็จะมีการออกใบลดหนี้ในจำนวนเท่ากันตามมาในภายหลัง หลังจากการปรับเปลี่ยนตามกฎหมาย UStG การดำเนินการเช่นนี้ไม่สามารถทำได้อีกต่อไป ตั้งแต่นั้นมา ใบลดหนี้จะสามารถใช้ได้ตามวัตถุประสงค์เดิมเท่านั้น ซึ่งก็คือต้องใช้เป็นการหักบัญชีเครดิตรูปแบบหนึ่ง และใบแจ้งหนี้จะสามารถแก้ไขได้โดยใช้ใบแจ้งหนี้ปรับคืนเท่านั้น

ใบแจ้งหนี้ปรับคืนยังเรียกอีกอย่างว่าการแก้ไขใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้แก้ไข หรือ "เครดิตการค้า" ใบแจ้งหนี้ปรับคืนจะยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกไปก่อนหน้านี้ จึงทำให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ใหม่ที่ถูกต้องหลังจากที่ยกเลิกได้ ขั้นตอนนี้จำเป็นเนื่องจากผู้รับไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องได้ด้วยตนเอง นอกจากนี้ ใบแจ้งหนี้ปรับคืนยังสามารถนำไปใช้สำหรับการคืนเงินได้ด้วย เช่น ในกรณีที่มีการส่งมอบสินค้าที่ไม่สมบูรณ์หรือเกิดการร้องเรียน

คำจำกัดความเพิ่มเติม

นอกจากจะเสี่ยงที่จะสับสนกับใบแจ้งหนี้ปรับคืนแล้ว ก็ยังมีความเสี่ยงที่จะเกิดความสับสนกับใบลดหนี้ในการชำระเงินอีกด้วย โดยจะต้องแยกใบลดหนี้ในการบัญชีออกจากใบลดหนี้ในการชำระเงินด้วย ซึ่งใบลดหนี้ในการชำระเงินหมายถึงรายการในด้านเครดิตของบัญชี ขณะที่ใบลดหนี้ของธนาคารเป็นการชำระเงินขาเข้าไปยังบัญชีธนาคาร ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ในการชำระเงินเช่นเดียวกัน

ข้อดีของการใช้ใบลดหนี้คืออะไร

ใบลดหนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับทั้งผู้ให้บริการและผู้รับบริการ ในหลายกรณี การใช้ใบลดหนี้สามารถประหยัดเวลาและการดำเนินการในการทำบัญชีได้ ตัวอย่างเช่น หากผู้ประกอบการธุรกิจธุรกิจขนาดเล็กส่งมอบสินค้าให้กับธุรกิจขนาดใหญ่เป็นประจำ ธุรกิจขนาดใหญ่ก็สามารถสร้างใบลดหนี้ได้ ในการดำเนินธุรกิจที่ต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้เป็นจำนวนมาก การทำเช่นนี้จะช่วยให้ดำเนินงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ เนื่องจากการสร้างใบลดหนี้โดยอัตโนมัติต้องใช้ความพยายามน้อยกว่าการตรวจสอบและจัดการใบแจ้งหนี้ที่ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กส่งเข้ามาด้วยตนเอง กระบวนการของใบลดหนี้มักใช้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจในระยะยาว ซึ่งอาจนำไปสู่การวางแผนด้านความปลอดภัยสำหรับทั้งสองฝ่ายได้

ในตัวอย่างข้างต้น ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กจะได้รับการบรรเทาภาระด้านระบบราชการเพราะจะไม่ต้องออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง นอกจากนี้ กระบวนการที่รวดเร็วยิ่งขึ้นทำให้ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กได้รับเงินเร็วขึ้น ข้อดีข้อนี้ยังทำให้ใบลดหนี้เป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับฟรีแลนซ์ ตัวแทนการค้า หรือผู้ที่ได้รับค่าคอมมิชชัน เป็นต้น ใบลดหนี้ยิ่งมีความน่าสนใจเป็นพิเศษเนื่องจากไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงใดๆ โดยจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ที่ดำเนินการได้ก็ต่อเมื่อไม่ถูกปฏิเสธ ดังนั้น ใบลดหนี้จึงมีการควบคุมในระดับเดียวกับใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ ทั้งผู้ออกใบลดหนี้และผู้รับยังจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับโอกาสว่าจะเกิดผลสืบเนื่องในเชิงลบจากสำนักงานภาษี

ใบลดหนี้ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

เนื่องจากใบลดหนี้ถือว่าเทียบเท่ากับใบแจ้งหนี้จากมุมมองด้านภาษี จึงต้องมีข้อมูลที่จำเป็นตามกฎหมายทั้งหมดตามกฎหมาย UStG ข้อที่ 14 ส่วนที่ 4 ทั้งนี้ควรรับทราบบางประเด็นไว้เป็นพิเศษ ซึ่งก็คือ เอกสารต้องมีการกำกับไว้อย่างชัดเจนว่าเป็น "ใบลดหนี้" ไม่ใช่ "ใบแจ้งหนี้"

ใบลดหนี้ต้องมีข้อมูลตามที่บังคับดังต่อไปนี้

• คำว่า "ใบลดหนี้" ที่ชัดแจ้ง
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ให้บริการ
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้รับบริการ
  
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)
  
• วันที่ออกใบลดหนี้
  
• หมายเลขกำกับใบแจ้งหนี้ใหม่
  
• คำอธิบายบริการหรือรายการ (ประเภท ขอบเขต เวลา)
  
• จำนวนสุทธิ จำนวนรวม และจำนวนทั้งหมด (หมายเหตุ: จำนวนของใบลดหนี้เป็นค่าบวกเสมอ)
  
• อัตราภาษีและจำนวน
  
• ไม่บังคับ: ข้อตกลงพิเศษใดๆ เกี่ยวกับเวลาที่ชำระเงินหรือรายละเอียดอื่นๆ ของใบลดหนี้
  
• ไม่บังคับ: หมายเหตุที่ระบุว่าข้อกำหนดการเก็บรักษามีผลบังคับใช้กับใบลดหนี้ด้วย
  

ทั้งนี้เพื่อให้ไม่ลืมระบุข้อมูลที่จำเป็น ให้ใช้เทมเพลตของเราเมื่อสร้างใบลดหนี้

บันทึกใบลดหนี้อย่างไร

ผู้ให้บริการหรือผู้รับใบลดหนี้สามารถบันทึกใบลดหนี้ได้ในลักษณะเดียวกับใบแจ้งหนี้ จึงจะบันทึกรายรับเป็นจำนวนเงินสุทธิ ตลอดจนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง ผู้รับบริการหรือผู้ออกใบลดหนี้ควรบันทึกข้อมูลเหล่านี้เป็น "ภาษีซื้อของบริการภายนอก" และ "ภาษีซื้อที่หักลดหย่อนได้" ภาษีการขายใดๆ ที่รวมอยู่สามารถอ้างสิทธิ์ว่าเป็นภาษีซื้อได้ในระหว่างการหักภาษีซื้อ ดังนั้น ใบลดหนี้จึงไม่ถือเป็นข้อยกเว้นในแง่ของภาษีมูลค่าเพิ่ม ข้อกำหนดสำหรับการหักภาษีซื้อสำหรับใบลดหนี้ระบุไว้ในกฎหมาย UStG ข้อที่ 14 ส่วนที่ 2 ดังนี้

• ผู้รับใบลดหนี้ต้องมีสิทธิ์ได้รับใบแจ้งยอดภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหาก
  
• ทั้งสองฝ่ายเห็นพ้องต้องกันเกี่ยวกับกระบวนการของใบลดหนี้
  
• ใบลดหนี้ต้องมีข้อมูลที่จำเป็นตามข้อบังคับทั้งหมด
  
• ใบลดหนี้ต้องถูกส่งไปยังผู้รับแล้ว
  

ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กต้องใส่ใจเรื่องอะไรบ้าง

ผู้ใดก็ตามที่ได้รับใบลดหนี้ในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กภายใต้คำจำกัดความในกฎหมาย UStG ข้อที่ 19 ส่วนที่ 1 ควรตรวจสอบใบลดหนี้อย่างละเอียดโดยดูว่าใบลดหนี้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ หากคุณในฐานะผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กไม่ได้รับอนุญาตให้แสดงภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ของคุณและไม่มีสิทธิ์หักภาษีซื้อ คุณก็จะไม่ได้รับอนุญาตให้รับใบลดหนี้ที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม ในกรณีที่สถานการณ์เช่นนี้ ควรปฏิเสธใบลดหนี้ที่มีภาษีมูลค่าเพิ่มโดยเร็วที่สุด คุณสามารถขอรับใบลดหนี้ที่ไม่รวมเสียภาษีมูลค่าเพิ่มพร้อมกันได้ ข้อกำหนดนี้มีผลกับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดเล็กเท่านั้น

หากใบลดหนี้มีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม คำถามที่ว่าใครจะต้องเป็นผู้ชำระภาษีมูลค่าเพิ่มที่รายงานอย่างไม่ถูกต้องให้แก่สำนักงานภาษีมักจะก่อให้เกิดข้อพิพาท ตามกฎหมาย ผู้ออกใบลดหนี้ต้องเป็นผู้รับผิด อย่างไรก็ตาม ผู้รับเงินอาจถูกดำเนินคดีได้หากผู้รับนำใบลดหนี้มาใช้ประโยชน์โดยมิชอบ ตัวอย่างเช่น สถานการณ์นี้จะเกิดขึ้นหากคุณยอมรับใบลดหนี้อย่างชัดแจ้ง ลงนามในใบลดหนี้ หรือระบุว่าคุณมีสิทธิ์หักภาษีซื้อก่อนที่จะให้ความเห็นพ้องในกระบวนการของใบลดหนี้

หากต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ของธุรกิจ ให้ไปที่พอร์ทัลแหล่งข้อมูลของ Stripe หากคุณมีข้อสงสัยใดๆ เกี่ยวกับใบลดหนี้ ใบแจ้งหนี้ปรับคืน หัวข้ออื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง หรือหากคุณต้องการสนับสนุนกระบวนการทางการเงินของคุณ โปรดติดต่อฝ่ายขายของเรา