ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่แจกแจงรายการและบันทึกธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ใบแจ้งหนี้มักใช้ในการชําระเงินแบบ B2B ที่มีมูลค่าคําสั่งซื้อในปริมาณเฉลี่ยสูงหรือต้องมีสัญญาที่ออกแบบเองกับลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องกระบวนการตามปกติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเช่นเดียวกับสถานที่อื่นๆ ในยุโรป เนื่องจากการชําระเงินแบบ B2B ส่วนใหญ่ดําเนินการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารที่เกือบจะเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้เสมอ การออกใบแจ้งหนี้ยังเป็นที่แพร่หลายในการชำระเงินของผู้บริโภค โดย 33% ของธุรกรรม B2C เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้ หรือ Kauf auf Rechnung

ใบแจ้งหนี้มีวัตถุประสงค์โดยทั่วไป 2 ประการดังนี้

1. ทําหน้าที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมที่บันทึกไว้เพื่อจุดประสงค์ในการรายงานทางธุรกิจ (เช่น ภาษี)
   
2. ดําเนินการเพื่อขอชําระเงิน โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชําระเป็นค่าสินค้าหรือบริการ และระบุเงื่อนไขการชําระเงิน
   

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงตามข้อกําหนดในการรายงานธุรกิจ

จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ในสถานการณ์ใดบ้าง

กฎการออกใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีจะมีผลบังคับใช้หากการจัดหาสินค้าหรือบริการต้องเสียภาษีในเยอรมนี [1]

สําหรับใบแจ้งหนี้แบบ B2B

ธุรกิจที่ตั้งอยู่ในเยอรมนีจะต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับการจัดหาสินค้าหรือบริการให้แก่ธุรกิจอื่น อย่างไรก็ตาม มีการจัดหาบริการบางอย่างที่ได้รับการยกเว้นจากการออกใบแจ้งหนี้ (เช่น ธุรกรรมทางการเงินและการประกันภัยหรือบริการการศึกษา) [2]

ธุรกิจขนาดเล็ก (Kleinunternehmer) จะต้องออกใบแจ้งหนี้ด้วยแม้จะไม่ได้รับอนุญาตให้แสดงหรือเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยแนวทางปฏิบัติที่ดีคือการระบุเหตุผลในการไม่เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (ตัวอย่างเช่นโดยการเพิ่มข้อ "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG")

สําหรับใบแจ้งหนี้แบบ B2C

แม้ว่าธุรกิจในเยอรมนีจะไม่มีภาระหน้าที่ทั่วไปในการออกใบกํากับภาษีให้แก่ลูกค้าที่ไม่ใช่ธุรกิจ แต่จะต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับการขายสินค้าให้แก่บุคคลทั่วไปในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปหากไม่มีการใช้แผน One Stop Shop (OSS) ของสหภาพ แผน OSS ของสหภาพช่วยให้ธุรกิจจดทะเบียนในประเทศที่เป็นสมาชิกสหภาพยุโรปสําหรับการขายสินค้าและบริการภายในสหภาพยุโรปให้แก่บุคคลทั่วไปในประเทศอื่นในสหภาพยุโรปได้

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

ช่องข้อมูล

โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้จะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนด

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากันและต่อเนื่อง
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้ (ต้องระบุเดือนและปีเป็นอย่างน้อย)
  
• วันที่จัดหา หากออกใบแจ้งหนี้ก่อนดำเนินการจัดหาสินค้า วันที่จัดหาสินค้าจะเป็นวันที่ได้รับชำระเงินเต็มจำนวนหรือบางส่วน โดยต้องทราบวันที่ชำระเงินนี้และไม่ตรงกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• ข้อมูลผู้ขาย:
  
  • ชื่อบริษัทหรือชื่อ-นามสกุลของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลทั่วไป
    
  • ที่อยู่ของสํานักงานที่จดทะเบียน
    
  • นิติบุคคล (เช่น GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • เลขทะเบียนพาณิชย์ (Handelsregisternummer) และศาลทะเบียน (Registergericht)
    
  • ชื่อกรรมการบริหาร (Geschäftsführer) ชื่อประธานคณะกรรมการกำกับดูแล (Vorsitzende des Aufsichtsrats) และทุนเรือนหุ้นที่ถือโดยบุคคลเหล่านั้น ถ้ามี
    
  • หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (Steuernummer) หรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ของผู้ขาย และจำเป็นต้องมีหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับการขาย B2B ภายในสหภาพยุโรป
    
  • ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของตัวแทนทางการเงิน ถ้าเกี่ยวข้อง
    
• ข้อมูลผู้ซื้อ:
  
  • ชื่อและที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งของผู้ซื้อ
    
  • หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า (สําหรับการขาย B2B ภายในสหภาพยุโรป)
    
• ปริมาณและประเภทของสินค้าและบริการที่จัดหาให้
  
• จำนวนเงินที่ต้องเสียภาษี แบ่งตามอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและการยกเว้นที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนส่วนลดหรือเงินคืนใดๆ ที่ต่ำกว่าจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษี เว้นแต่ส่วนลดหรือเงินคืนดังกล่าวจะคิดเป็นจำนวนที่ต้องเสียภาษีแล้ว
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม หากบรรทัดรายการในใบแจ้งหนี้อยู่ภายใต้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่แตกต่างกัน อัตราที่เกี่ยวข้องจะต้องแสดงในแต่ละบรรทัด
  
• ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องชําระ
  
• เหตุผลในการขอยกเว้น อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นศูนย์ หรือการเรียกเก็บเงินปรับคืน:
  
  • การยกเว้นสําหรับการจัดหาระหว่างประเทศสมาชิก (steuerfreie innergemeinschaliche Lieferung)
    
  • การยกเว้นสำหรับการส่งออก (steuerfreier Export)
    
  • การเรียกเก็บเงินปรับคืน (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• เมื่อลูกค้าออกใบแจ้งหนี้ในนามของผู้ขาย ใบแจ้งหนี้จะต้องมีคําว่า "Gutschrift" ("ใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บเงินด้วยตัวเอง")
  
• ข้อมูลที่แสดงว่าได้มีการใช้แผนมาร์จิ้นแล้ว
  

ใบแจ้งหนี้แบบง่าย

สามารถออก "ใบแจ้งหนี้แบบง่าย" (Kleinbetragsrechnung) ได้หากมียอดรวม (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) ไม่เกิน 250 ยูโร ใบแจ้งหนี้แบบง่ายต้องระบุข้อมูลดังนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของซัพพลายเออร์
  
• วันที่ออก
  
• ปริมาณและประเภทของสินค้าและบริการที่จัดหาให้
  
• ยอดรวมในใบแจ้งหนี้ รวมถึงยอดที่ต้องเสียภาษีและยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มหรือเหตุผลในการขอยกเว้น
  

ภาษา

ธุรกิจไม่มีภาระผูกพันทางกฎหมายในการออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาเยอรมัน และลูกค้าไม่สามารถขอใบแจ้งหนี้เป็นภาษาเยอรมันได้ อย่างไรก็ตาม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาของลูกค้า หากมีการออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาต่างประเทศ หน่วยงานด้านภาษีอาจขอคำแปล (เช่น เมื่อดำเนินการตรวจสอบภาษี) ซึ่งโดยทั่วไปแล้วผู้ตรวจสอบบัญชีจะรับใบแจ้งหนี้เป็นภาษาอังกฤษ

สกุลเงิน

ธุรกิจสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ในทุกสกุลเงิน โดยไม่จําเป็นต้องระบุถึงอัตราแลกเปลี่ยนหรือจำนวนเทียบเท่าในสกุลเงินยูโร ในกรณีของการแปลงสกุลเงิน บริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้จะต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนจริงหรืออัตราแลกเปลี่ยนรายเดือนที่เผยแพร่โดยกระทรวงการเงินของรัฐบาลกลางเยอรมนี

วันครบกําหนดชําระเงิน

ธุรกิจในเยอรมนีไม่จําเป็นต้องระบุวันครบกําหนดชําระเงินในใบแจ้งหนี้ แต่การระบุก็เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี หากไม่มีการระบุวันครบกําหนดชําระเงินในใบแจ้งหนี้ ลูกค้าจะต้องชําระเงินภายใน 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ไม่จําเป็นต้องระบุรายละเอียดบัญชีธนาคาร ที่อยู่อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ แต่การระบุรายละเอียดเหล่านั้นก็เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

ขณะนี้เยอรมนีกำลังบังคับใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 ธุรกิจที่ก่อตั้งในเยอรมนีจะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้เมื่อทําธุรกรรมแบบ B2B ภายในประเทศ เยอรมนีกำหนดให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นใบแจ้งหนี้ที่ออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างสอดคล้องกับมาตรฐาน EN 16931 หรือในรูปแบบที่ตกลงกันโดยผู้ออกและผู้รับ โดยมีเงื่อนไขว่าจะช่วยให้สามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างถูกต้องและสมบูรณ์โดยสอดคล้องกับมาตรฐาน EN 16931 หรือสามารถทำงานร่วมกันได้ โดยรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้กันอย่างกว้างขวางในเยอรมนีซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐาน EN 16931 ได้แก่ ZUGFeRD และ XRechnung

ในปี 2025 และ 2026 ธุรกิจในเยอรมนีจะได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้โดยแบ่งเป็น 3 รูปแบบดังนี้

• รูปแบบกระดาษ
  
• รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างสอดคล้องหรือใช้งานร่วมกับมาตรฐาน EN 16931 ได้
  
• รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทางเลือก ซึ่งโดยหลักแล้วประกอบด้วยรูปแบบกราฟิก เช่น JPG, PDF หรือ TIFF รวมถึงรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้างที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน EN 16931 หรือไม่สามารถใช้งานร่วมกันได้ อย่างไรก็ตาม การใช้รูปแบบทางเลือกจะอยู่ภายใต้การยินยอมของผู้รับ
  

ตั้งแต่ปี 2027 เป็นต้นไป บริษัทที่มีมูลค่าการซื้อขายต่อปีเกิน 800,000 ยูโรในปีก่อนหน้าจะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจเหล่านี้ยังคงสามารถใช้ระบบธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคารอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) แทนที่จะปฏิบัติตามมาตรฐาน EN 16931 ได้โดยสมบูรณ์หากผู้รับยินยอม และตั้งแต่ปี 2028 เป็นต้นไป ธุรกิจทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งถือเป็นการเปลี่ยนผ่านไปสู่การออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลทั่วประเทศโดยสมบูรณ์

เยอรมนีไม่ได้กำหนดวิธีการเฉพาะสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คู่สัญญาจึงสามารถเลือกวิธีการที่เหมาะสมกับความต้องการของตนได้มากที่สุด โดยวิธีการส่งใบแจ้งหนี้ที่ยอมรับได้ ได้แก่ อีเมล อินเทอร์เฟซอิเล็กทรอนิกส์ ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน และพอร์ทัลการดาวน์โหลด

เวลาที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ (ไทม์ไลน์)

ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ภายใน 6 เดือนหลังจากการจัดหาสินค้าหรือบริการให้กับธุรกิจอื่น การออกใบแจ้งหนี้หลังจากจัดหาสินค้าหรือบริการเสร็จเรียบร้อยในเวลาไม่นานจะเป็นประโยชน์ เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วภาษีมูลค่าเพิ่มจะครบกำหนดชำระ ณ เวลาที่จัดหาสินค้าหรือบริการ

เมื่อบริษัทจัดหาสินค้าและบริการให้กับธุรกิจในประเทศในสหภาพยุโรปอื่น ใบแจ้งหนี้จะต้องออกภายใน 15 วันนับจากสิ้นเดือนที่จัดหาสินค้าหรือบริการ

ควรเก็บใบแจ้งหนี้ไว้นานแค่ไหน

ต้องเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ไว้เป็นเวลา 10 ปี ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้จะมีผลกับทั้งใบแจ้งหนี้การขายและใบแจ้งหนี้การซื้อ

โดยทั่วไปใบแจ้งหนี้แบบกระดาษจะต้องจัดเก็บในประเทศเยอรมนี ส่วนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะต้องจัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถจัดเก็บใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในประเทศอื่นๆ ในสหภาพยุโรปได้ ตราบใดที่สามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดได้ในกรณีที่มีการตรวจสอบภาษี ทั้งนี้ การเก็บใบแจ้งหนี้ในประเทศที่อยู่นอกสหภาพยุโรปจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากกรมสรรพากรเสียก่อน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Invoicing ได้ในเอกสารของเรา หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามในแอปสโตร์ Stripe ของเราที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โปรดดูคู่มือนี้ หากต้องการเริ่มส่งใบแจ้งหนี้และรับการชําระเงินทันที โปรดติดต่อฝ่ายขายของเรา

[1] ดูรายการกฎการออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมของเยอรมนีได้จากมาตรา 14-14c ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (Umsatzsteuergesetz)

[2] ดูรายชื่อบริการยกเว้นทั้งหมดได้ที่มาตรา 4, ข้อ 8-29 ของกฎหมายภาษีเยอรมนี