ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่แจกแจงรายการและบันทึกธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ใบแจ้งหนี้มักใช้ในการชําระเงินแบบ B2B ที่มีมูลค่าคําสั่งซื้อในปริมาณเฉลี่ยสูงหรือต้องมีสัญญาที่ออกแบบเองกับลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องกระบวนการตามปกติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเช่นเดียวกับสถานที่อื่นๆ ในยุโรป เนื่องจากการชําระเงินแบบ B2B ส่วนใหญ่ดําเนินการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารที่เกือบจะเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้เสมอ การออกใบแจ้งหนี้ยังเป็นที่แพร่หลายในการชำระเงินของผู้บริโภค โดย 33% ของธุรกรรม B2C เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้ หรือ Kauf auf Rechnung

ใบแจ้งหนี้มีวัตถุประสงค์โดยทั่วไป 2 ประการดังนี้

1. ทําหน้าที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมที่บันทึกไว้เพื่อจุดประสงค์ในการรายงานทางธุรกิจ (เช่น ภาษี)
   
2. ดําเนินการเพื่อขอชําระเงิน โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชําระเป็นค่าสินค้าหรือบริการ และระบุเงื่อนไขการชําระเงิน
   

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงตามข้อกําหนดในการรายงานธุรกิจ

จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ในสถานการณ์ใดบ้าง

กฎการออกใบแจ้งหนี้ในเยอรมนีจะมีผลบังคับใช้หากการจัดหาสินค้าหรือบริการต้องเสียภาษีในเยอรมนี [1]

สําหรับใบแจ้งหนี้แบบ B2B

ธุรกิจที่ตั้งอยู่ในเยอรมนีจะต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับการจัดหาสินค้าหรือบริการให้แก่ธุรกิจอื่น อย่างไรก็ตาม มีการจัดหาบริการบางอย่างที่ได้รับการยกเว้นจากการออกใบแจ้งหนี้ (เช่น ธุรกรรมทางการเงินและการประกันภัยหรือบริการการศึกษา) [2]

ธุรกิจขนาดเล็ก (Kleinunternehmer) จะต้องออกใบแจ้งหนี้ด้วยแม้จะไม่ได้รับอนุญาตให้แสดงหรือเรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยแนวทางปฏิบัติที่ดีคือการระบุเหตุผลในการไม่เรียกเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (ตัวอย่างเช่นโดยการเพิ่มข้อ "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG")

สําหรับใบแจ้งหนี้แบบ B2C

แม้ว่าธุรกิจในเยอรมนีจะไม่มีภาระหน้าที่ทั่วไปในการออกใบกํากับภาษีให้แก่ลูกค้าที่ไม่ใช่ธุรกิจ แต่จะต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับการขายสินค้าให้แก่บุคคลทั่วไปในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปหากไม่มีการใช้แผน One Stop Shop (OSS) ของสหภาพ แผน OSS ของสหภาพช่วยให้ธุรกิจจดทะเบียนในประเทศที่เป็นสมาชิกสหภาพยุโรปสําหรับการขายสินค้าและบริการภายในสหภาพยุโรปให้แก่บุคคลทั่วไปในประเทศอื่นในสหภาพยุโรปได้

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

ช่องข้อมูล

โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้จะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกําหนด

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ํากันและต่อเนื่อง
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้ (ต้องระบุเดือนและปีเป็นอย่างน้อย)
  
• วันที่จัดหา หากออกใบแจ้งหนี้ก่อนดำเนินการจัดหาสินค้า วันที่จัดหาสินค้าจะเป็นวันที่ได้รับชำระเงินเต็มจำนวนหรือบางส่วน โดยต้องทราบวันที่ชำระเงินนี้และไม่ตรงกับวันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• ข้อมูลผู้ขาย:
  
  • ชื่อบริษัทหรือชื่อ-นามสกุลของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลทั่วไป
    
  • ที่อยู่ของสํานักงานที่จดทะเบียน
    
  • นิติบุคคล (เช่น GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • เลขทะเบียนพาณิชย์ (Handelsregisternummer) และศาลทะเบียน (Registergericht)
    
  • ชื่อกรรมการบริหาร (Geschäftsführer) ชื่อประธานคณะกรรมการกำกับดูแล (Vorsitzende des Aufsichtsrats) และทุนเรือนหุ้นที่ถือโดยบุคคลเหล่านั้น ถ้ามี
    
  • หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (Steuernummer) หรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) ของผู้ขาย และจำเป็นต้องมีหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มสําหรับการขาย B2B ภายในสหภาพยุโรป
    
  • ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของตัวแทนทางการเงิน ถ้าเกี่ยวข้อง
    
• ข้อมูลผู้ซื้อ:
  
  • ชื่อและที่อยู่สําหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดส่งของผู้ซื้อ
    
  • หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า (สําหรับการขาย B2B ภายในสหภาพยุโรป)
    
• ปริมาณและประเภทของสินค้าและบริการที่จัดหาให้
  
• จำนวนเงินที่ต้องเสียภาษี แบ่งตามอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและการยกเว้นที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนส่วนลดหรือเงินคืนใดๆ ที่ต่ำกว่าจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษี เว้นแต่ส่วนลดหรือเงินคืนดังกล่าวจะคิดเป็นจำนวนที่ต้องเสียภาษีแล้ว
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม หากบรรทัดรายการในใบแจ้งหนี้อยู่ภายใต้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่แตกต่างกัน อัตราที่เกี่ยวข้องจะต้องแสดงในแต่ละบรรทัด
  
• ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องชําระ
  
• เหตุผลในการขอยกเว้น อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นศูนย์ หรือการเรียกเก็บเงินปรับคืน:
  
  • การยกเว้นสําหรับการจัดหาระหว่างประเทศสมาชิก (steuerfreie innergemeinschaliche Lieferung)
    
  • การยกเว้นสำหรับการส่งออก (steuerfreier Export)
    
  • การเรียกเก็บเงินปรับคืน (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• เมื่อลูกค้าออกใบแจ้งหนี้ในนามของผู้ขาย ใบแจ้งหนี้จะต้องมีคําว่า "Gutschrift" ("ใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บเงินด้วยตัวเอง")
  
• ข้อมูลที่แสดงว่าได้มีการใช้แผนมาร์จิ้นแล้ว
  

ใบแจ้งหนี้แบบง่าย

สามารถออก "ใบแจ้งหนี้แบบง่าย" (Kleinbetragsrechnung) ได้หากมียอดรวม (รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) ไม่เกิน 250 ยูโร ใบแจ้งหนี้แบบง่ายต้องระบุข้อมูลดังนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของซัพพลายเออร์
  
• วันที่ออก
  
• ปริมาณและประเภทของสินค้าและบริการที่จัดหาให้
  
• ยอดรวมในใบแจ้งหนี้ รวมถึงยอดที่ต้องเสียภาษีและยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มหรือเหตุผลในการขอยกเว้น
  

ภาษา

ธุรกิจไม่มีภาระผูกพันทางกฎหมายในการออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาเยอรมัน และลูกค้าไม่สามารถขอใบแจ้งหนี้เป็นภาษาเยอรมันได้ อย่างไรก็ตาม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาของลูกค้า หากมีการออกใบแจ้งหนี้เป็นภาษาต่างประเทศ หน่วยงานด้านภาษีอาจขอคำแปล (เช่น เมื่อดำเนินการตรวจสอบภาษี) ซึ่งโดยทั่วไปแล้วผู้ตรวจสอบบัญชีจะรับใบแจ้งหนี้เป็นภาษาอังกฤษ

สกุลเงิน

ธุรกิจสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ในทุกสกุลเงิน โดยไม่จําเป็นต้องระบุถึงอัตราแลกเปลี่ยนหรือจำนวนเทียบเท่าในสกุลเงินยูโร ในกรณีของการแปลงสกุลเงิน บริษัทผู้ออกใบแจ้งหนี้จะต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนจริงหรืออัตราแลกเปลี่ยนรายเดือนที่เผยแพร่โดยกระทรวงการเงินของรัฐบาลกลางเยอรมนี

วันครบกําหนดชําระเงิน

ธุรกิจในเยอรมนีไม่จําเป็นต้องระบุวันครบกําหนดชําระเงินในใบแจ้งหนี้ แต่การระบุก็เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี หากไม่มีการระบุวันครบกําหนดชําระเงินในใบแจ้งหนี้ ลูกค้าจะต้องชําระเงินภายใน 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ไม่จําเป็นต้องระบุรายละเอียดบัญชีธนาคาร ที่อยู่อีเมล หรือหมายเลขโทรศัพท์ แต่การระบุรายละเอียดเหล่านั้นก็เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

ขณะนี้เยอรมนีกำลังบังคับใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 ธุรกิจที่ก่อตั้งในเยอรมนีจะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้เมื่อทําธุรกรรมแบบ B2B ภายในประเทศ เยอรมนีกำหนดให้ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นใบแจ้งหนี้ที่ออกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างสอดคล้องกับมาตรฐาน EN 16931 หรือในรูปแบบที่ตกลงกันโดยผู้ออกและผู้รับ โดยมีเงื่อนไขว่าจะช่วยให้สามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างถูกต้องและสมบูรณ์โดยสอดคล้องกับมาตรฐาน EN 16931 หรือสามารถทำงานร่วมกันได้ โดยรูปแบบใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้กันอย่างกว้างขวางในเยอรมนีซึ่งสอดคล้องกับมาตรฐาน EN 16931 ได้แก่ ZUGFeRD และ XRechnung

ในปี 2025 และ 2026 ธุรกิจในเยอรมนีจะได้รับอนุญาตให้ออกใบแจ้งหนี้โดยแบ่งเป็น 3 รูปแบบดังนี้

• รูปแบบกระดาษ
  
• รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีโครงสร้างสอดคล้องหรือใช้งานร่วมกับมาตรฐาน EN 16931 ได้
  
• รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทางเลือก ซึ่งโดยหลักแล้วประกอบด้วยรูปแบบกราฟิก เช่น JPG, PDF หรือ TIFF รวมถึงรูปแบบข้อมูลที่มีโครงสร้างที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐาน EN 16931 หรือไม่สามารถใช้งานร่วมกันได้ อย่างไรก็ตาม การใช้รูปแบบทางเลือกจะอยู่ภายใต้การยินยอมของผู้รับ
  

ตั้งแต่ปี 2027 เป็นต้นไป บริษัทที่มีมูลค่าการซื้อขายต่อปีเกิน 800,000 ยูโรในปีก่อนหน้าจะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจเหล่านี้ยังคงสามารถใช้ระบบธุรกรรมผ่านบัตรระหว่างธนาคารอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) แทนที่จะปฏิบัติตามมาตรฐาน EN 16931 ได้โดยสมบูรณ์หากผู้รับยินยอม และตั้งแต่ปี 2028 เป็นต้นไป ธุรกิจทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งถือเป็นการเปลี่ยนผ่านไปสู่การออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลทั่วประเทศโดยสมบูรณ์

เยอรมนีไม่ได้กำหนดวิธีการเฉพาะสำหรับการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คู่สัญญาจึงสามารถเลือกวิธีการที่เหมาะสมกับความต้องการของตนได้มากที่สุด โดยวิธีการส่งใบแจ้งหนี้ที่ยอมรับได้ ได้แก่ อีเมล อินเทอร์เฟซอิเล็กทรอนิกส์ ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน และพอร์ทัลการดาวน์โหลด

When an invoice needs to be issued (timeline)

Businesses are required to issue invoices within six months of supplying goods or services to another business. It is useful to issue invoices shortly after the supply takes place, as VAT generally becomes due at the time of the supply.

When companies supply goods or services to a business in another EU country, invoices must be issued within 15 days of the end of the month in which the supply was made.

How long an invoice should be retained

Invoices must be retained for 10 years. The obligation to retain invoices applies to both sales and purchase invoices.

Paper invoices generally must be stored in Germany. Electronic invoices must be stored electronically, and it is possible to store electronic invoices in another EU country as long as they can be accessed and downloaded in the case of a tax audit. It is necessary to obtain approval from the tax administration to store invoices in a non-EU country.

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Invoicing ได้ในเอกสารของเรา หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามในแอปสโตร์ Stripe ของเราที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โปรดดูคู่มือนี้ หากต้องการเริ่มส่งใบแจ้งหนี้และรับการชําระเงินทันที โปรดติดต่อฝ่ายขายของเรา

[1] ดูรายการกฎการออกใบแจ้งหนี้ที่ครอบคลุมของเยอรมนีได้จากมาตรา 14-14c ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (Umsatzsteuergesetz)

[2] ดูรายชื่อบริการยกเว้นทั้งหมดได้ที่มาตรา 4, ข้อ 8-29 ของกฎหมายภาษีเยอรมนี