Migliori pratiche di fatturazione per la Germania

Scopri le migliori pratiche per impostare le tue fatture in modo tale che soddisfino i requisiti di reporting aziendale.

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  1. Introduzione
  2. Le circostanze che richiedono una fattura
  3. Cosa deve includere una fattura
  4. Quando deve essere emessa una fattura (tempistica)
  5. Per quanto tempo deve essere conservata una fattura
  6. I vantaggi di Stripe

Una fattura è un documento che dettaglia e registra una transazione tra un'azienda e un cliente. Le fatture sono spesso utilizzate nei pagamenti B2B che hanno un elevato volume medio di ordini o richiedono contratti personalizzati con i clienti. In tutta Europa la fatturazione è molto comune negli ambienti aziendali. La maggior parte dei pagamenti B2B vengono effettuati tramite bonifici bancari che sono quasi sempre preceduti da una fattura. La fatturazione è diffusa anche nei pagamenti al consumo: il 33% delle transazioni B2C prevede la fatturazione, oppure Kauf auf Rechnung.

Le fatture hanno sostanzialmente due finalità:

  1. Fungono da documento di registrazione transizionale, per scopi di reporting aziendale (ad esempio le tasse)
  2. Fungono come richiesta di un pagamento, con l'indicazione puntuale dell'importo dovuto dal cliente e dei termini di pagamento

In questa guida vedremo le migliori pratiche per impostare le tue fatture in modo tale che soddisfino i requisiti di reporting aziendale. [0]

Le circostanze che richiedono una fattura

Le regole di fatturazione tedesche si applicano se la fornitura di beni o servizi è imponibile in Germania. [1]

Per le fatture B2B

Le aziende con sede in Germania sono tenute a emettere fatture per la fornitura di beni o servizi a un'altra azienda. Non è obbligatorio emettere fatture per la fornitura di determinati servizi con esenzione (ad esempio, transazioni finanziarie e assicurative o servizi educativi). [2]

Anche le piccole imprese (Kleinunternehmer) sono tenute a emettere fatture, ma non possono esporre o addebitare l'IVA. È buona norma menzionare il motivo della mancata applicazione dell'IVA (ad esempio, aggiungendo la clausola "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG").

Per le fatture B2C

Sebbene non esista un obbligo generale di emettere fatture a clienti non commerciali, le imprese tedesche devono emettere fatture per la vendita di beni a persone fisiche in altri paesi dell'UE se non utilizzano il sistema dell'Unione One Stop Shop (OSS). Il sistema Union OSS consente alle aziende di registrarsi in uno Stato membro dell'UE per tutte le vendite intracomunitarie di beni e servizi a persone fisiche in altri paesi dell'UE.

Cosa deve includere una fattura

Campi di informazione

In generale, una fattura deve contenere le seguenti informazioni per essere conforme:

  • Il numero di fattura univoco e sequenziale
  • La data di emissione della fattura (almeno il mese e l'anno)
  • Data di fornitura; se la fattura è stata emessa prima che la fornitura venga effettuata, la fattura deve indicare la data in cui il pagamento viene interamente o parzialmente ricevuto, a condizione che tale data di pagamento sia nota e non identica alla data della fattura
  • Informazioni sul venditore:
    • Nome dell'azienda o nome e cognome di un singolo imprenditore
    • Indirizzo della sede legale
    • Persona giuridica (e.g., GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    • Numero di registro commerciale (Handelsregisternummer) e tribunale di registrazione (Registergericht)
    • Nome degli amministratori esecutivi (Geschäftsführer), nome del presidente del consiglio di sorveglianza (Vorsitzende des Aufsichtsrats) e capitale sociale detenuto da tali persone fisiche, se previsto
    • Codice fiscale (Steuernummer) o numero di partita IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) del venditore; per le vendite B2B intra-UE, il numero di partita IVA è obbligatorio
    • Nome, indirizzo e numero di partita IVA del rappresentante fiscale, se previsto
  • Informazioni sul cliente:
    • Nome e indirizzo di spedizione e di fatturazione del cliente
    • Numero di partita IVA del cliente (per vendite B2B intra-UE)
  • Quantità e tipologia dei beni e servizi forniti
  • Ripartizione dell'importo imponibile secondo le aliquote IVA e le esenzioni IVA applicabili, nonché eventuali sconti o riduzioni che riducano l'importo imponibile, a meno che non siano già contabilizzati nell'importo imponibile
  • Aliquote IVA; se le voci riga fattura sono soggette ad aliquote diverse, l'aliquota corrispondente deve essere indicata su ciascuna riga
  • Importo totale dell'IVA dovuta
  • Motivi per l'applicazione di un'esenzione, di un'aliquota IVA zero o di un'inversione contabile:
    • Esenzione dalle forniture intracomunitarie (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    • Esenzione dall'esportazione (steuerfreier Export)
    • Inversione contabile (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
  • Quando un cliente emette una fattura a nome del venditore, la fattura deve contenere la dicitura "Gutschrift" ("autofatturazione").
  • Indicazione dell'applicazione di un regime del margine

Fatture semplificate

Le "fatture semplificate" (Kleinbetragsrechnung) possono essere emesse se l'importo totale (IVA inclusa) non supera i 250 euro. Una fattura semplificata deve riportare:

  • Il nome completo e l'indirizzo del fornitore
  • La data di emissione
  • Quantità e tipologia dei beni e servizi forniti
  • L'importo totale della fattura, compreso l'importo imponibile e l'importo dell'IVA
  • L'aliquota IVA o un motivo per l'applicazione di un'esenzione

Lingua

Non esiste alcun obbligo legale di emettere fatture in lingua tedesca e i clienti non possono richiedere fatture in tedesco. Tuttavia, è buona norma emettere le fatture nella lingua del cliente. Se le fatture sono emesse in una lingua straniera, le autorità fiscali possono richiederne la traduzione (ad esempio, in occasione di una verifica fiscale). I revisori accettano generalmente fatture in inglese.

Valuta

Le fatture possono essere emesse in qualsiasi valuta. Non è necessario indicare un tasso di cambio o un equivalente in euro. Per le conversioni di valuta, l'emittente della fattura deve utilizzare il tasso di cambio bancario effettivo o il tasso di cambio mensile pubblicato dal Ministero federale delle finanze tedesco.

Data di scadenza pagamento

In Germania non è obbligatorio indicare la data di scadenza del pagamento sulla fattura, ma è opportuno farlo. Se sulla fattura non è indicata una data di scadenza, il cliente deve pagare entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura. Non è necessario che le fatture riportino le coordinate bancarie, gli indirizzi e-mail o i numeri di telefono, ma è buona norma includerli.

Formato della fattura

Le fatture possono essere emesse elettronicamente, a condizione che siano garantite l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. La fatturazione elettronica è soggetta all'accettazione da parte del destinatario.

Quando deve essere emessa una fattura (tempistica)

Le aziende sono tenute a emettere fatture entro sei mesi dalla fornitura di beni o servizi a un'altra azienda. È utile emettere le fatture poco dopo la fornitura, poiché l'IVA diventa generalmente esigibile al momento della fornitura.

Quando le aziende forniscono beni o servizi a un'azienda in un altro paese dell'UE, le fatture devono essere emesse entro 15 giorni dalla fine del mese in cui è stata effettuata la fornitura.

Per quanto tempo deve essere conservata una fattura

Le fatture devono essere conservate per 10 anni. L'obbligo di conservare le fatture si applica sia alle fatture di vendita che a quelle di acquisto.

Le fatture cartacee devono generalmente essere conservate in Germania. Le fatture elettroniche devono essere archiviate elettronicamente ed è possibile archiviarle in un altro paese dell'UE, purché siano accessibili e scaricabili in caso di verifica fiscale. È necessario ottenere l'approvazione dell'amministrazione fiscale per archiviare le fatture in un paese non UE.

I vantaggi di Stripe

Stripe Invoicing è una piattaforma globale di emissione di ricevute concepita per farti risparmiare tempo e ricevere i pagamenti più rapidamente. Crea e invia una ricevuta in hosting su Stripe in pochi minuti dalla Dashboard. In alternativa, usa l'API Invoicing e le funzionalità avanzate per automatizzare la riscossione e la riconciliazione dei pagamenti.

La fatturazione è integrata nello stack dei pagamenti di Stripe, in modo che i clienti possano incassare automaticamente i pagamenti delle fatture con Smart Retries, email promemoria e aggiornamenti carte automatici e fatturare globalmente dal primo giorno.

Semplice da usare: crea, personalizza e invia una fattura in hosting su Stripe in pochi minuti, direttamente dalla Dashboard e senza scrivere alcuna riga di codice. Puoi anche digitare "invoice.new" nella barra degli indirizzi del browser e andare direttamente all'editor delle fatture.

Riscuoti più rapidamente: le fatture online di Stripe offrono un'esperienza ottimizzata su smartphone, tablet e computer desktop e supportano più di 25 lingue e 135 valute. La pagina delle ricevute in hosting mostra dinamicamente le modalità di pagamento in funzione della posizione geografica dei tuoi clienti, aiutandoti a ottenere i pagamenti più rapidamente. Di fatto, la maggior parte delle fatture create su Stripe vengono pagate entro tre giorni.

Configurazioni adatte a qualsiasi casistica: riscuoti pagamenti una tantum o ricorrenti tramite carta, bonifico bancario, addebito diretto SEPA e BACS e altre modalità di pagamento. Aggiungi voci riga, sconti e aliquote fiscali direttamente nelle fatture.

Cresce con te: le API di Stripe consentono di automatizzare i flussi di lavoro associati alle fatture. Usa i promemoria automatici via email e i report delle scadenze dei crediti per riscuotere le fatture non ancora pagate e sfrutta Smart Retries scegliendo le tempistiche ottimali per ritentare gli addebiti non andati a buon fine.

Per ulteriori informazioni su Stripe Invoicing, leggi i nostri documenti. Per iniziare subito a inviare fatture e accettare pagamenti, contatta il nostro team di vendita.

[0] Le informazioni sono aggiornate al 1º luglio 2022. Rivolgiti al tuo consulente legale per una consulenza specifica che riguarda la tua azienda.

[1] L'elenco completo delle norme tedesche in materia di fatturazione è contenuto negli articoli 14-14c della legge tedesca sull'IVA (Umsatzsteuergesetz).

[2] L'elenco completo dei servizi con esenzione si trova nell'articolo 4, punti 8-29, della legge relativa all'imposta sul fatturato tedesca.

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