Una fattura è un documento che dettaglia e registra una transazione tra un'attività e un cliente. Le fatture vengono spesso utilizzate nei pagamenti B2B con ordini di volume medio elevato o che richiedono contratti personalizzati con i clienti. Analogamente al resto d'Europa, la fatturazione è molto comune in un contesto aziendale, poiché la maggior parte dei pagamenti B2B viene effettuata tramite bonifici bancari che vengono quasi sempre avviati tramite una fattura. La fatturazione è diffusa anche nei pagamenti dei consumatori: il 33% delle transazioni B2C prevede la fatturazione, o Kauf auf Rechnung.

Sostanzialmente, le fatture servono a due scopi:

1. Fungere da documento di registrazione delle transazioni, ai fini della reportistica aziendale (ad es., in materia fiscale)
   
2. Fungere da richiesta di pagamento, specificando l'importo dovuto dal cliente e i termini di pagamento
   

In questa guida illustreremo le best practice per configurare le fatture al fine di garantire che soddisfino i requisiti di reportistica aziendale.

In quali circostanze è necessaria una fattura

Le norme tedesche in materia di fatturazione si applicano se la fornitura di beni o servizi è soggetta a imposizione fiscale in Germania. [1]

Per le fatture B2B

Le attività con sede in Germania sono tenute a emettere fatture per la fornitura di beni o servizi a un'altra attività. Non è obbligatorio emettere fatture per la fornitura di determinati servizi esenti (ad es., transazioni finanziarie e assicurative o servizi educativi). [2]

Anche le piccole attività (Kleinunternehmer) sono tenute a emettere fatture, sebbene non siano autorizzate a mostrare o addebitare l'IVA. È buona norma indicare il motivo per cui l'IVA non viene addebitata (ad esempio, aggiungendo la clausola "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG").

Per le fatture B2C

Sebbene non esista un obbligo generale di emettere fatture ai clienti non commerciali, le attività tedesche devono emettere fatture per la vendita di beni a privati in altri paesi dell'UE se non si avvalgono del regime dello sportello unico (OSS) dell'UE. Il regime OSS dell'UE consente alle attività di registrarsi in uno Stato membro dell'UE per tutte le vendite intracomunitarie di beni e servizi a privati in altri paesi dell'UE.

Cosa deve contenere una fattura

Campi delle informazioni

In generale, per essere conforme, una fattura deve contenere le seguenti informazioni:

• Il numero di fattura univoco e progressivo
  
• La data di emissione della fattura (almeno il mese e l'anno)
  
• La data di fornitura; se la fattura è emessa prima dell'esecuzione della fornitura, la data di fornitura è quella in cui il pagamento è ricevuto in tutto o in parte, a condizione che tali informazioni di pagamento siano note e non identiche alla data della fattura
  
• Informazioni sul venditore:
  
  • Nome dell'azienda o nome completo di una ditta individuale
    
  • Indirizzo della sede legale
    
  • Persona giuridica (ad es., GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Numero del registro delle imprese (Handelsregisternummer) e del tribunale del registro delle imprese (Registergericht)
    
  • Nomi dei direttori esecutivi (Geschäftsführer), nome del presidente del consiglio di sorveglianza (Vorsitzende des Aufsichtsrats) e capitale sociale detenuto da tali persone, se applicabile
    
  • Identificativo fiscale (Steuernummer) o numero di identificazione IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) del venditore; per le vendite B2B intracomunitarie, il numero di identificazione IVA è obbligatorio
    
  • Nome, indirizzo e numero di identificazione IVA del rappresentante fiscale, se applicabile
    
• Informazioni sull'acquirente:
  
  • Nome e indirizzo di fatturazione e consegna dell'acquirente
    
  • Numero di identificazione IVA del cliente (per vendite B2B intracomunitarie)
    
• La quantità e il tipo dei beni e servizi forniti
  
• La base imponibile, suddivisa in base alle aliquote IVA e alle esenzioni applicabili, nonché eventuali sconti o riduzioni che riducono la base imponibile, a meno che tali sconti o riduzioni non siano già contabilizzati nella base imponibile
  
• Aliquote IVA; se le voci riga della fattura sono soggette ad aliquote IVA diverse, in ciascuna riga deve essere indicata l'aliquota corrispondente
  
• L'importo totale dell'IVA da pagare
  
• Motivi per l'applicazione di un'esenzione, un'aliquota IVA zero o l'inversione contabile:
  
  • Esenzione per forniture intracomunitarie (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • Esenzione per esportazione (steuerfreier Export)
    
  • Inversione contabile (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• Quando un cliente emette una fattura a nome del venditore, la fattura deve includere la parola "Gutschrift" ("fattura di autofatturazione").
  
• L'indicazione che è stato applicato un regime di margine
  

Fatture semplificate

Le "fatture semplificate" (Kleinbetragsrechnung) possono essere emesse se l'importo totale (IVA inclusa) non supera i 250 €. Una fattura semplificata deve indicare:

• Il nome completo e l'indirizzo del fornitore
  
• La data di emissione
  
• La quantità e il tipo dei beni e servizi forniti
  
• L'importo totale della fattura, comprensivo di imponibile e IVA
  
• L'aliquota IVA o un motivo per l'applicazione di un'esenzione
  

Lingua

Non vi è alcun obbligo legale di emettere fatture in lingua tedesca e i clienti non possono richiedere fatture in tedesco. Tuttavia, è buona norma emettere le fatture nella lingua del cliente. Se le fatture sono emesse in una lingua straniera, le autorità fiscali possono richiedere una traduzione (ad es., quando eseguono un audit fiscale). I revisori generalmente accettano fatture in inglese.

Valuta

Le fatture possono essere emesse in qualsiasi valuta. Non è necessario indicare un tasso di cambio o un equivalente in euro. Per le conversioni di valuta, l'emittente della fattura deve utilizzare il tasso bancario effettivo o un tasso di cambio mensile pubblicato dal Ministero federale delle finanze tedesco.

Data di scadenza del pagamento

In Germania, non è obbligatorio indicare una data di scadenza del pagamento sulla fattura; tuttavia, è buona norma farlo. Se sulla fattura non è indicata alcuna data di scadenza, il cliente deve pagare entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura. Non è necessario che le fatture indichino dati del conto bancario, indirizzi email o numeri di telefono, ma è buona norma includere tali informazioni.

Fatturazione elettronica

La Germania sta attualmente implementando la fatturazione elettronica obbligatoria.

Dal 1° gennaio 2025 le attività stabilite in Germania devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche quando effettuano transazioni B2B nazionali. La Germania definisce una fattura elettronica come una fattura emessa in un formato elettronico strutturato conforme alla norma EN 16931 o in un formato concordato tra l'emittente e il destinatario, a condizione che consenta la corretta e completa estrazione delle informazioni richieste in linea con la norma EN 16931 o sia interoperabile con essa. I formati di fatture elettroniche più utilizzati in Germania compatibili con lo standard EN 16931 sono ZUGFeRD e XRechnung.

Nel 2025 e 2026 le attività tedesche saranno autorizzate a emettere fatture in tre formati:

• Formato cartaceo.
  
• Formato elettronico strutturato conforme allo standard EN 16931 o interoperabile con esso.
  
• Formati elettronici alternativi, che includono principalmente formati grafici come JPG, PDF o TIFF, nonché formati di dati strutturati che non soddisfano lo standard EN 16931 o non sono interoperabili con esso. Tuttavia, l'uso di questi formati alternativi è subordinato al consenso del destinatario.
  

A partire dal 2027, le aziende con un fatturato annuo superiore a 800.000 € nell'anno precedente saranno tenute all'emissione di fatture elettroniche. Queste attività possono comunque utilizzare i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) anziché aderire pienamente agli standard EN 16931, a condizione che il destinatario acconsenta. A partire dal 2028, tutte le attività tedesche dovranno emettere fatture elettroniche, il che segnerà il passaggio completo alla fatturazione digitale a livello nazionale.

La Germania non impone un metodo specifico per la trasmissione delle fatture elettroniche, bensì consente alle parti contraenti di scegliere il metodo più adatto alle loro esigenze. I metodi di trasmissione accettabili includono e-mail, interfacce elettroniche, unità condivise e portali di download.

Quando deve essere emessa una fattura (tempistica)

Le aziende sono tenute a emettere fatture entro sei mesi dalla fornitura di beni o servizi a un'altra azienda. È utile emettere le fatture poco dopo la fornitura, poiché l'IVA diventa generalmente esigibile al momento della fornitura.

Quando le aziende forniscono beni o servizi a un'azienda in un altro paese dell'UE, le fatture devono essere emesse entro 15 giorni dalla fine del mese in cui è stata effettuata la fornitura.

Per quanto tempo deve essere conservata una fattura

Le fatture devono essere conservate per 10 anni. L'obbligo di conservare le fatture si applica sia alle fatture di vendita che a quelle di acquisto.

Le fatture cartacee devono generalmente essere conservate in Germania. Le fatture elettroniche devono essere archiviate elettronicamente ed è possibile archiviarle in un altro paese dell'UE, purché siano accessibili e scaricabili in caso di verifica fiscale. È necessario ottenere l'approvazione dell'amministrazione fiscale per archiviare le fatture in un paese non UE.

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[1] L'elenco completo delle norme tedesche in materia di fatturazione è riportato negli articoli 14–14c della legge tedesca sull'IVA (Umsatzsteuergesetz).

[2] L'elenco completo dei servizi esenti è riportato nell'articolo 4, punti 8-29, della normativa fiscale tedesca.