发票是详细记录企业与客户之间交易的凭证。发票常用于平均订单金额较高或需要与客户签订定制合同的 B2B 支付场景。与欧洲其他国家/地区类似，商业环境中发票使用非常普遍，因为大多数 B2B 支付通过银行转账完成，而这些转账几乎总是基于发票发起。发票在消费者支付中也十分常见，33% 的 B2C 交易涉及发票，即凭发票付款（德语：Kauf auf Rechnung）。

发票大致有两个用途：

1. 作为交易的记录凭证，用于业务报告（例如税务）
   
2. 作为付款请求，详细说明客户应付金额和付款条款
   

本指南将介绍设置发票的最佳实践，以确保其符合业务报告要求。

需要开具发票的情形

如果货物或服务供应在德国应纳税，则适用德国发票开具规则。[1]

B2B 发票

德国企业向其他企业供应商品或服务时必须开具发票。某些免税服务（例如金融保险交易或教育服务）的供应无需强制开具发票。[2]

小型企业 (Kleinunternehmer) 同样需要开具发票，尽管它们不得显示或收取增值税。在发票上注明不收取增值税的原因是一种良好做法（例如，添加条款“Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG”，即“根据《德国增值税法》第 19 条，作为小型企业不显示增值税”）。

B2C 发票

尽管向非企业客户开具发票并无普遍义务，但德国企业在向其他欧盟国家/地区的私人销售商品时，若未采用欧盟一站式服务(OSS) 方案，则必须开具发票。欧盟一站式服务 (OSS) 方案允许企业在一个欧盟成员国注册，即可处理向其他欧盟国家/地区私人销售商品和服务的所有欧盟内部交易。

账单必须包含的内容

信息字段

一般而言，为确保合规，账单必须包含以下信息：

• 唯一且连续的账单编号
  
• 账单开具日期（至少包含月份和年份）
  
• 供货日期；若账单在供货行为完成之前开具，则供货日期为全部或部分支付的日期，前提是该支付日期已知且与账单日期不同
  
• 卖方信息：
  
  • 公司名称或个体经营者全名
    
  • 注册地址
    
  • 法律实体（例如，有限责任公司 (GmbH)、股份公司 (AG)、两合公司 (KG)、无限公司 (OHG)、个体经营企业 (e.K.)）
    
  • 企业登记号码 (Handelsregisternummer) 及登记法院 (Registergericht)
    
  • 执行董事 (Geschäftsführer) 姓名、监事会主席 (Vorsitzende des Aufsichtsrats) 姓名及其持股情况（如适用）
    
  • 纳税人识别号 (Steuernummer) 或增值税识别号 (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)；欧盟内部 B2B 销售必须提供增值税识别号
    
  • 税务代表的名称、地址及增值税识别号（如适用）
    
• 买家信息：
  
  • 买家名称及账单地址和送货地址
    
  • 客户的增值税识别号（欧盟内部 B2B 销售）
    
• 所供应商品和服务的数量及类型
  
• 应税金额（应根据适用的增值税税率、免税情况，以及任何可降低应税金额的折扣或回扣进行细分，除非这些折扣或回扣已在应税金额中计算在内）
  
• 增值税税率（若不同行项目适用不同税率，每行需标注对应税率）
  
• 应付增值税总额
  
• 适用免税、零增值税税率或对方纳税的依据：
  
  • 欧盟内部供货免税 (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • 出口免税 (steuerfreier Export)
    
  • 对方缴税 (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• 当客户以卖方名义开具账单时，需注明“Gutschrift”（“自开发票”）字样。
  
• 表明已采用差额计税法
  

简化账单

当总金额（含增值税）不超过 250 欧元时，可开具“简化账单”(Kleinbetragsrechnung)。简化账单需包含：

• 供应商的全名和地址
  
• 开具日期
  
• 所供应商品和服务的数量及类型
  
• 账单总金额（含应税金额和增值税金额）
  
• 增值税税率或申请免税依据
  

语言

无法律义务必须开具德语账单，且客户不得要求提供德语版本的账单。但最佳实践是开具客户语言的账单。如果账单以外国语言开具，税务机关可能会要求提供翻译件（例如，在进行税务审计时）。审计人员通常接受英文账单。

货币

账单可使用任意货币开具。无需注明汇率或欧元等值金额。对于货币兑换，账单开具方必须使用实际银行汇率或德国联邦财政部公布的月度汇率。

支付到期日期

德国不强制要求在账单上标注支付截止日期，但建议注明。若未标注截止日，客户需在账单开具后 30 天内支付。账单无需包含银行账户信息、邮箱或电话号码，但建议添加这些信息。

电子发票

德国目前正在实施强制性电子发票。

从 2025 年 1 月 1 日起，在德国境内进行 B2B 交易的企业必须能够接收电子发票。德国将电子发票定义为以符合 EN 16931 的结构化电子格式或由开票方和接收方商定的格式开具的发票，前提是能够正确、完整地提取所需信息并与 EN 16931 兼容或互操作。德国最广泛使用的符合 EN 16931 标准的电子发票格式包括 ZUGFeRD 和 XRechnung。

2025 年和 2026 年，德国企业可以以以下三种格式之一开具发票：

• 纸质格式。
  
• 符合 EN 16931 标准或与其互操作的结构化电子格式。
  
• 替代电子格式，主要包括图形格式（如 JPG、PDF 或 TIFF）以及不符合 EN 16931 标准或与之无法互操作的结构化数据格式。然而，使用这些替代格式需获得接收方的同意。
  

从 2027 年起，上一年营业额超过 80 万欧元的企业将被要求开具电子发票。这些企业仍可使用电子数据交换 (EDI) 系统，而不完全遵守 EN 16931 标准，前提是接收方同意。从 2028 年起，德国所有企业将被要求开具电子发票，标志着全国范围内完全过渡到数字化发票。

德国并未强制规定电子发票的传输方式，允许合同双方选择最适合其需求的方法。可接受的传输方式包括电子邮件、电子接口、共享驱动器和下载门户。

When an invoice needs to be issued (timeline)

Businesses are required to issue invoices within six months of supplying goods or services to another business. It is useful to issue invoices shortly after the supply takes place, as VAT generally becomes due at the time of the supply.

When companies supply goods or services to a business in another EU country, invoices must be issued within 15 days of the end of the month in which the supply was made.

How long an invoice should be retained

Invoices must be retained for 10 years. The obligation to retain invoices applies to both sales and purchase invoices.

Paper invoices generally must be stored in Germany. Electronic invoices must be stored electronically, and it is possible to store electronic invoices in another EU country as long as they can be accessed and downloaded in the case of a tax audit. It is necessary to obtain approval from the tax administration to store invoices in a non-EU country.

有关 Stripe Invoicing 的更多信息，请查阅我们的文档。有关 Stripe 应用商店中支持电子发票的第三方供应商的更多信息，请访问本指南。若要立即开始开具发票并接受付款，请联系我们的销售团队。

[1] 德国发票规则的完整列表参见德国增值税法第 14-14c 条 (Umsatzsteuergesetz)。

[2] 免税服务完整清单可在德国税法的第 4 条第 8-29 款。