Una factura es un documento que detalla y registra una transacción realizada entre una empresa y un cliente. Las facturas se utilizan con frecuencia en pagos B2B que tienen un valor medio de pedido elevado o que requieren contratos personalizados con los clientes. Al igual que en el resto de Europa, la facturación es muy común en un entorno empresarial, ya que la mayoría de los pagos B2B se realizan mediante transferencias bancarias que casi siempre se inician con una factura. La facturación también está muy extendida en los pagos de los consumidores: el 33 % de las transacciones B2C implican facturación o Kauf auf Rechnung.

A grandes rasgos, las facturas tienen dos propósitos:

1. Actuar como documento de registro de transacciones a efectos de información empresarial (p. ej., impuestos)
   
2. Actúa como una solicitud de pago, detallando cuánto debe el cliente y las condiciones de pago
   

En esta guía, hablaremos sobre las buenas prácticas para elaborar las facturas de forma que cumplan los requisitos de elaboración de informes empresariales.

¿Qué circunstancias exigen una factura?

Las normas alemanas de facturación se aplican si el suministro de bienes o la prestación de servicios está sujeta a impuestos en Alemania. [1]

Para facturas B2B

Las empresas establecidas en Alemania están obligadas a emitir facturas por el suministro de bienes o servicios a otra empresa. No es obligatorio emitir facturas por el suministro de determinados servicios exentos (por ejemplo, transacciones financieras y de seguros o servicios educativos). [2]

Las pequeñas empresas (Kleinunternehmer) también están obligadas a emitir facturas, aunque no están autorizadas a mostrar ni cobrar el IVA. Es una buena práctica mencionar el motivo por el que no se cobra el IVA (por ejemplo, añadiendo la cláusula "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG").

Para facturas B2C

Aunque no existe una obligación general de emitir facturas a clientes no empresariales, las empresas alemanas deben emitir facturas por la venta de bienes a particulares en otros países de la UE si no están utilizando el sistema de ventanilla única de la UE de la Unión. El régimen de ventanilla única de la Unión permite que las empresas se registren en un Estado miembro de la UE para todas las ventas de bienes y servicios dentro de la UE a particulares de otros países de la UE.

Qué debe incluir una factura

Campos de información

Por lo general, una factura debe contener la siguiente información para cumplir con la normativa:

• El número de factura único y secuencial
  
• La fecha de emisión de la factura (como mínimo, el mes y el año)
  
• La fecha de suministro; si la factura se emite antes de que se realice el suministro, la fecha de suministro es cuando se recibe total o parcialmente el pago, siempre que esta fecha de pago sea conocida y no idéntica a la fecha de la factura
  
• Información del vendedor:
  
  • Nombre de la empresa o el nombre completo de un empresario individual
    
  • Dirección del domicilio social
    
  • Persona jurídica (p. ej., GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Número de registro mercantil (Handelsregisternummer) y tribunal de registro (Registergericht)
    
  • Nombres de los directores ejecutivos (Geschäftsführer), nombre del presidente del consejo de supervisión (Vorsitzende des Aufsichtsrats) y capital social de esas personas, si corresponde
    
  • Número de identificación fiscal (Steuernummer) o número de identificación a efectos del IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) del vendedor; para las ventas B2B dentro de la UE, el número de identificación del IVA es obligatorio
    
  • Nombre, dirección y número de identificación fiscal del representante fiscal, si corresponde
    
• Información del comprador:
  
  • Nombre y dirección de facturación y entrega del comprador
    
  • Número de identificación a efectos del IVA del cliente (para ventas B2B dentro de la UE)
    
• La cantidad y el tipo de bienes y servicios suministrados
  
• La base imponible, dividida de acuerdo con los tipos de IVA y exenciones aplicables, así como los descuentos o rebajas que reduzcan la base imponible, a menos que dichos descuentos o rebajas ya se contabilicen en la base imponible
  
• Tipos de IVA; si las partidas individuales de la factura están sujetas a diferentes tipos de IVA, debe indicarse el tipo correspondiente en cada partida
  
• El importe total del IVA a pagar
  
• Motivos para aplicar una exención, un tipo cero de IVA o una inversión del sujeto pasivo:
  
  • Exención de las entregas intracomunitarias (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • Exención a la exportación (steuerfreier Export)
    
  • Inversión del sujeto pasivo (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• Cuando un cliente emite una factura a nombre del vendedor, la factura debe incluir la palabra "Gutschrift" ("factura de autofacturación").
  
• Una indicación de que se ha aplicado un esquema de márgenes
  

Facturas simplificadas

Se pueden emitir "facturas simplificadas" (Kleinbetragsrechnung) si el importe total (IVA incluido) no supera los 250 €. Una factura simplificada debe mencionar:

• El nombre completo y la dirección del proveedor
  
• La fecha de emisión
  
• La cantidad y el tipo de bienes y servicios suministrados
  
• El importe total de la factura, incluida la base imponible y el importe del IVA
  
• El tipo de IVA o el motivo por el que se aplica una exención
  

Idioma

No existe ninguna obligación legal de emitir facturas en alemán y los clientes no pueden exigir facturas en alemán. Sin embargo, lo mejor es emitir facturas en el idioma del cliente. Si las facturas se emiten en un idioma extranjero, las autoridades fiscales pueden solicitar una traducción (por ejemplo, cuando realizan una auditoría fiscal). Por lo general, los auditores aceptan facturas en inglés.

Divisa

Se pueden emitir facturas en cualquier divisa. No es necesario mencionar un tipo de cambio o su equivalente en euros. Para las conversiones de divisas, el emisor de la factura debe utilizar el tipo de cambio bancario real o un tipo de cambio mensual publicado por el Ministerio Federal de Finanzas de Alemania.

Fecha de vencimiento del pago

En Alemania no es obligatorio incluir una fecha de vencimiento de pago en la factura; sin embargo, es una buena práctica hacerlo. Si la factura no tiene fecha de vencimiento, el cliente deberá pagar dentro de los 30 días siguientes a la fecha de emisión de la factura. No es necesario que las facturas mencionen datos de cuentas bancarias, direcciones de correo electrónico ni números de teléfono, pero es una buena práctica incluir estos datos.

Facturación electrónica

En la actualidad, Alemania está implementando la facturación electrónica obligatoria.

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania deberán poder recibir facturas electrónicas cuando realicen transacciones B2B nacionales. Alemania define una factura electrónica como aquella emitida en un formato electrónico estructurado que cumple con la norma EN 16931 o en un formato acordado por el emisor y el destinatario, siempre que permita la extracción correcta y completa de la información requerida de acuerdo con la norma EN 16931 o sea interoperable con ella. Los formatos de factura electrónica más utilizados en Alemania que son compatibles con la norma EN 16931 son ZUGFeRD y XRechnung.

En 2025 y 2026, las empresas de Alemania podrán emitir facturas en uno de estos tres formatos:

• Formato papel.
  
• Formato electrónico estructurado que cumpla o sea interoperable con la norma EN 16931.
  
• Formatos electrónicos alternativos, que incluyen principalmente formatos gráficos como JPG, PDF o TIFF, así como formatos de datos estructurados que no cumplen con la norma EN 16931 o no son interoperables con ella. Sin embargo, el uso de estos formatos alternativos está sujeto al consentimiento del destinatario.
  

A partir de 2027, las empresas con una facturación anual superior a 800.000 € en el año anterior deberán emitir facturas electrónicas. Estas empresas pueden seguir utilizando sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) en lugar de cumplir plenamente la norma EN 16931, siempre que el destinatario esté de acuerdo. A partir de 2028, todas las empresas de Alemania deberán emitir facturas electrónicas, lo que marcará una transición completa hacia la facturación digital en todo el país.

Alemania no exige un método específico para la transmisión de facturas electrónicas, lo que permite a las partes contratantes elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades. Los métodos de transmisión aceptables incluyen el correo electrónico, las interfaces electrónicas, las unidades compartidas y los portales de descarga.

Cuándo hay que emitir las facturas (cronograma)

Las empresas tienen la obligación de emitir facturas en un plazo de seis meses tras haber suministrado bienes o prestado servicios a otra empresa. Es conveniente emitir las facturas poco después de haberse producido el suministro o la prestación, ya que, en general, el IVA vence en el momento del suministro o la prestación.

Si las empresas suministran bienes o prestan servicios a una empresa de otro país de la UE, las facturas se deben emitir en un plazo de 15 días tras finalizar el mes en el que se han suministrado o prestado.

Durante cuánto tiempo se deben conservar las facturas

Las facturas deben conservarse durante diez años. La obligación de conservar las facturas se aplica a las de ventas y compras.

En general, las facturas en papel deben almacenarse en Alemania. Las facturas electrónicas deben almacenarse electrónicamente y puede hacerse en otro país de la UE siempre que se pueda acceder a ellas y se puedan descargar en caso de haber una auditoría fiscal. La administración fiscal debe aprobar que se almacenen las facturas en un país de fuera de la UE.

Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, consulta nuestra documentación. Para obtener más información sobre los proveedores externos de nuestra tienda de aplicaciones Stripe que admiten la facturación electrónica, consulta esta guía. Para empezar a enviar facturas y aceptar pagos de inmediato, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.

[1] La lista completa de normas de facturación alemanas se puede encontrar en los artículos 14 a 14c de la Ley del IVA alemana (Umsatzsteuergesetz).

[2] La lista completa de servicios exentos se puede encontrar en el artículo 4, puntos 8-29, de la ley fiscal alemana.