Una factura es un documento en el que se detalla y registra una transacción realizada entre una empresa y un cliente. Las facturas se suelen utilizar en pagos entre empresas que tienen un importe medio de pedidos elevado o que usan contratos personalizados con los clientes. Del mismo modo que ocurre en el resto de Europa, la facturación es muy común en los entornos empresariales, ya que la mayoría de los pagos B2B se llevan a cabo mediante transferencias bancarias que casi siempre comienzan con una factura. La facturación también predomina en los pagos de los consumidores: el 33 % de las transacciones B2C son con factura (o Kauf auf Rechnung).

En general, las facturas tienen dos objetivos:

1. Servir como documento transaccional de referencia para elaborar informes empresariales (por ejemplo, los de impuestos).
   
2. Servir como una solicitud de pago en la que se detalla cuánto debe el cliente y cuáles son las condiciones de pago.
   

En esta guía, trataremos las mejores prácticas para elaborar las facturas de forma que cumplan los requisitos de los informes empresariales. [0]

En qué circunstancias hace falta una factura

Se aplican las reglas de facturación de Alemania si la venta de bienes o servicios está sujeta a impuestos en dicho país. [1]

En las facturas B2B

Las empresas establecidas en Alemania tienen la obligación de emitir facturas si suministran bienes o prestan servicios a otra empresa. No es obligatorio emitirlas en el caso de prestar determinados servicios exentos (por ejemplo, transacciones financieras y de seguros, o servicios educativos). [2]

Las pequeñas empresas (Kleinunternehmer) también deben emitir facturas, pero no pueden mostrar ni cobrar el IVA. Una buena práctica es mencionar el motivo por el que no se cobra el IVA (por ejemplo, se puede añadir la cláusula «Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG»).

En facturas B2C

Si bien no es obligatorio emitir facturas a clientes que no sean empresas, los negocios alemanes deben emitirlas en el caso de ventas de bienes hechas a particulares de otros países de la UE si no se usa el régimen de ventanilla única (OSS) de la Unión. El régimen de OSS de la Unión permite a las empresas registrarse en un Estado miembro de la UE para todas las ventas de bienes y servicios que hagan dentro de la UE a particulares de otros países de la UE.

Qué deben incluir las facturas

Campos de información

En general, las facturas deben incluir la siguiente información para ser válidas:

• número único y correlativo de la factura
  
• fecha de emisión de la factura (como mínimo, el mes y el año)
  
• fecha de suministro (si se emite la factura antes de que se produzca el suministro, la fecha de suministro será la de la recepción total o parcial del pago, siempre que se conozca la fecha de pago y no sea la misma que la de la factura)
  
• información del vendedor:
  
  • nombre de la empresa o nombre y apellidos del empresario individual
    
  • dirección del domicilio social
    
  • entidad jurídica (por ejemplo, GmbH, AG, KG, OHG o e.K.)
    
  • número de inscripción en el Registro Mercantil (Handelsregisternummer) y tribunal registral (Registergericht)
    
  • nombre de los directores ejecutivos (Geschäftsführer), nombre del presidente del consejo de supervisión (Vorsitzende des Aufsichtsrats) y capital social de esas personas, si corresponde
    
  • número de identificación fiscal (Steuernummer) o número de identificación de IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) del vendedor (en las ventas B2B dentro de la UE, el número de identificación de IVA es obligatorio)
    
  • nombre, dirección y número de identificación de IVA del representante fiscal, si corresponde
    
• información del comprador:
  
  • nombre y dirección de facturación y de envío del comprador
    
  • número de identificación de IVA del cliente (en ventas B2B dentro de la UE)
    
• cantidad y tipo de los bienes suministrados y los servicios prestados
  
• desglose de la base imponible de acuerdo con los tipos y las exenciones de IVA aplicables, así como cualquier descuento o reembolso que reduzca la base imponible (a no ser que ya se hayan contabilizado en la base imponible)
  
• tipos de IVA (si las partidas de la factura están sujetas a diferentes tipos, en cada partida debe indicarse el tipo correspondiente)
  
• importe total de IVA que se debe pagar
  
• motivos para aplicar una exención, un tipo cero de IVA o una inversión del sujeto pasivo:
  
  • exención por entrega intracomunitaria (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • exención por exportación (steuerfreier Export)
    
  • inversión del sujeto pasivo (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• si un cliente emite una factura en nombre del vendedor, esta debe incluir la palabra «Gutschrift» («factura de autofacturación»).
  
• indicación de haber aplicado un régimen del margen de beneficio
  

Facturas simplificadas

Pueden emitirse «facturas simplificadas» (Kleinbetragsrechnung) si el importe total (con IVA) no supera los 250 €. En las facturas simplificadas debe aparecer lo siguiente:

• nombre completo y dirección del proveedor
  
• fecha de emisión
  
• cantidad y tipo de los bienes suministrados y los servicios prestados
  
• importe total de la factura, con la base imponible y el importe del IVA
  
• tipo de IVA o motivo por el que se aplica una exención
  

Idioma

No hay ninguna obligación legal de emitir las facturas en alemán y los clientes no pueden exigir que las facturas estén en este idioma. Sin embargo, es una buena práctica emitir las facturas en el idioma del cliente. Si se emiten facturas en un idioma extranjero, las autoridades fiscales pueden solicitar una traducción (por ejemplo, si llevan a cabo una auditoría fiscal). Normalmente, los auditores aceptan facturas en inglés.

Divisa

Se pueden emitir facturas en cualquier divisa. No es necesario mencionar el tipo de cambio ni la equivalencia en euros. Si hay conversión de divisas, el emisor de la factura debe usar el tipo bancario real o un tipo de cambio mensual publicado por el Ministerio Federal de Hacienda alemán.

Fecha de vencimiento del pago

En Alemania, no es obligatorio incluir la fecha de vencimiento del pago en la factura. Sin embargo, es una buena práctica hacerlo. Si no se indica ninguna fecha de vencimiento en la factura, el cliente debe pagarla en un plazo de 30 días tras la fecha de emisión. En las facturas no es necesario incluir datos de la cuenta bancaria, direcciones de correo electrónico ni números de teléfono, pero es una buena práctica hacerlo.

Formato de la factura

Se pueden emitir facturas electrónicas siempre que se garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura. El destinatario debe aceptar la facturación electrónica.

Cuándo hay que emitir las facturas (cronograma)

Las empresas tienen la obligación de emitir facturas en un plazo de seis meses tras haber suministrado bienes o prestado servicios a otra empresa. Es conveniente emitir las facturas poco después de haberse producido el suministro o la prestación, ya que, en general, el IVA vence en el momento del suministro o la prestación.

Si las empresas suministran bienes o prestan servicios a una empresa de otro país de la UE, las facturas se deben emitir en un plazo de 15 días tras finalizar el mes en el que se han suministrado o prestado.

Durante cuánto tiempo se deben conservar las facturas

Las facturas deben conservarse durante diez años. La obligación de conservar las facturas se aplica a las de ventas y compras.

En general, las facturas en papel deben almacenarse en Alemania. Las facturas electrónicas deben almacenarse electrónicamente y puede hacerse en otro país de la UE siempre que se pueda acceder a ellas y se puedan descargar en caso de haber una auditoría fiscal. La administración fiscal debe aprobar que se almacenen las facturas en un país de fuera de la UE.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Invoicing es una plataforma de facturación a nivel internacional pensada para que ahorres tiempo y recibas antes los pagos. Desde el Dashboard, puedes crear y enviar una factura alojada en Stripe en cuestión de minutos. También puedes usar la API de Invoicing y sus funciones avanzadas para automatizar los cobros y la conciliación de pagos.

La plataforma de Invoicing está integrada en la pila de pagos de Stripe, lo que permite que los clientes puedan cobrar automáticamente las facturas con Smart Retries, los recordatorios por correo electrónico y las actualizaciones automáticas de tarjetas, y emitir facturas internacionalmente desde el primer día.

Empezar es fácil: Crea, personaliza y envía facturas alojadas en Stripe en cuestión de minutos directamente desde el Dashboard, sin necesidad de programación. Si escribes «invoice.new» en la barra de URL del navegador, accederás directamente al editor de facturas.

Recibe antes los pagos: Las facturas en línea de Stripe proporcionan una experiencia optimizada, ya sea desde el ordenador, la tableta o el móvil, se adaptan a más de 25 idiomas y aceptan más de 135 divisas. En la página de facturas alojadas se mostrarán de forma dinámica los métodos de pago pertinentes en función de la ubicación del cliente, lo que te ayudará a recibir antes los pagos. De hecho, la mayoría de las facturas de Stripe se pagan en un plazo de tres días.

Se adapta a cualquier caso de uso: Cobra pagos únicos o recurrentes mediante tarjeta, transferencia bancaria, adeudo directo SEPA y Bacs, y otros métodos de pago. Puedes añadir partidas, descuentos y tipos impositivos directamente a las facturas.

Crece contigo: Las API de Stripe pueden ayudarte a automatizar tus flujos de trabajo de facturación. Usa los recordatorios automáticos por correo electrónico y los informes de vencimiento para cobrar facturas pendientes, y aprovecha Smart Retries para recuperar pagos fallidos en el momento adecuado.

Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, lee nuestra documentación. Para empezar a enviar facturas y aceptar pagos de inmediato, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.

[0] La información está actualizada a fecha de 1 de julio de 2022. Contacta con tu asesor legal si necesitas orientación específica para tu empresa.

[1] La lista completa de reglas de facturación de Alemania está en los artículos 14–14c de la Ley alemana sobre el IVA (Umsatzsteuergesetz).

[2] La lista completa de servicios exentos se encuentra en el artículo 4, puntos 8–29, de la legislación fiscal alemana.