Eine Rechnung ist ein Schriftstück, das Unternehmenstransaktionen aufschlüsselt und dokumentiert. Rechnungen werden häufig für Zahlungen im Firmenkundengeschäft mit hohem durchschnittlichen Bestellvolumen oder individuellen Kundenverträgen verwendet. Ähnlich wie im übrigen Europa ist die Rechnungsstellung sehr verbreitet, da die meisten B2B-Zahlungen per Banküberweisung abgewickelt werden, die fast immer eine Rechnung voraussetzen. Auch im Privatkundengeschäft ist die Rechnungsstellung üblich: Hier erfolgen 33 % aller Käufe auf Rechnung.

Rechnungen erfüllen im Wesentlichen zwei Zwecke:

1. Als Transaktionsnachweis für Berichtszwecke (wie die Steuererklärung)
   
2. Als Zahlungsaufforderung mit detaillierten Angaben zu geschuldetem Betrag und Zahlungsbedingungen
   

In diesem Leitfaden erhalten Sie Best Practices zur Rechnungskonfiguration, damit Sie alle Berichtspflichten erfüllen.

Wann ist eine Rechnung notwendig?

Die deutschen Rechnungsstellungsvorschriften gelten, wenn die Lieferung von Waren bzw. Dienstleistungen in Deutschland steuerpflichtig ist. [1]

Firmenkundengeschäft

In Deutschland ansässige Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen für die Lieferung von Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmen auszustellen. Bestimmte steuerbefreite Dienstleistungen (z. B. Finanz- und Versicherungsgeschäfte oder Bildungsdienstleistungen) sind auch von der obligatorischen Rechnungsstellung befreit. [2]

Kleinunternehmer sind ebenfalls zur Rechnungsstellung verpflichtet, dürfen aber keine Umsatzsteuer ausweisen oder berechnen. Es empfiehlt sich, den Grund für die Umsatzsteuerbefreiung anzugeben (etwa mit dem Hinweis „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG").

Privatkundengeschäft

Obwohl es keine generelle Pflicht zur Rechnungsstellung an Privatkunden gibt, müssen deutsche Unternehmen Rechnungen für den Verkauf von Waren an Privatpersonen in anderen EU-Ländern ausstellen, wenn das One-Stop-Shop-System der EU nicht in Anspruch genommen wird. Dieses ermöglicht es Unternehmen, sich in einem EU-Mitgliedstaat für alle innergemeinschaftlichen Verkäufe von Waren und Dienstleistungen an Privatpersonen in anderen EU-Ländern zu registrieren.

Pflichtangaben

Datenfelder

Generell müssen Rechnungen die folgenden Angaben enthalten:

• Eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Das Rechnungsdatum (mindestens Monat und Jahr)
  
• Das Lieferdatum; wird die Rechnung vor Erbringung der Lieferung ausgestellt, so gilt das Datum als Lieferdatum, an dem die Zahlung ganz oder teilweise eingegangen ist, sofern dieses Zahlungsdatum bekannt und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist
  
• Angaben zum Verkäufer:
  
  • Firmenname oder vollständiger Name des Einzelunternehmers
    
  • Firmensitz
    
  • Rechtsform (z. B. GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Handelsregisternummer und Registergericht
    
  • Namen der Geschäftsführer und des Aufsichtsratsvorsitzenden und ggf. das von ihnen gehaltene Aktienkapital
    
  • Steuernummer oder USt.-IdNr. des Verkäufers; im innergemeinschaftlichen Firmenkundengeschäft ist die USt.-IdNr. obligatorisch
    
  • Name, Anschrift und ggf. USt.-IdNr. des Steuervertreters
    
• Angaben zum Käufer:
  
  • Name sowie Rechnungs- und Lieferadresse
    
  • USt.-IdNr. (im innergemeinschaftlichen Firmenkundengeschäft)
    
• Menge und Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen
  
• Die Steuerbemessungsgrundlage aufgeteilt nach geltenden USt.-Sätzen und -befreiungen sowie etwaigen Rabatten, die die Steuerbemessungsgrundlage verringern, sofern diese nicht bereits darin enthalten sind
  
• Umsatzsteuersätze: Unterliegen Rechnungsposten unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen, ist in jeder Zeile der entsprechende Steuersatz auszuweisen.
  
• Zahlbarer USt.-Gesamtbetrag
  
• Gründe für Steuerbefreiung, Nullsteuersatz oder eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft:
  
  • Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
    
  • Steuerfreier Export
    
  • Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
    
• Wenn ein Kunde eine Rechnung im Namen des Verkäufers ausstellt, muss diese den Vermerk „Gutschrift“ enthalten.
  
• Vermerk zur Anwendung der Differenzbesteuerung
  

Vereinfachte Rechnungen

„Kleinbetragsrechnungen“ können ausgestellt werden, wenn der Gesamtbetrag (inkl. USt.) 250 EUR nicht übersteigt. Auf Kleinbetragsrechnungen sind anzugeben:

• Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten
  
• Ausstellungsdatum
  
• Menge und Art der gelieferten Waren und Dienstleistungen
  
• Rechnungsbetrag einschließlich Steuerbemessungsgrundlage und Umsatzsteuerbetrag
  
• USt.-Satz oder Grund der Steuerbefreiung
  

Sprache

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, Rechnungen in deutscher Sprache auszustellen, und niemand kann Rechnungen in deutscher Sprache verlangen. Üblich ist es jedoch, Rechnungen in der jeweiligen Kundensprache auszustellen. Wenn Rechnungen in einer Fremdsprache ausgestellt werden, kann das Finanzamt eine Übersetzung verlangen (z. B. bei einer Steuerprüfung). Wirtschaftsprüfer akzeptieren Rechnungen in der Regel auch in englischer Sprache.

Währung

Rechnungen können in einer beliebigen Währung ausgestellt werden. Ein Wechselkurs oder ein Gegenwert in Euro muss nicht angegeben werden. Für die Umrechnung verwendet der Rechnungssteller entweder den aktuellen Bankenkurs oder den vom Bundesfinanzministerium monatlich veröffentlichten Wechselkurs.

Fälligkeitsdatum

In Deutschland muss auf Rechnungen kein Fälligkeitsdatum angegeben werden. Es ist jedoch gängige Praxis, dies zu tun. Wenn auf einer Rechnung kein Fälligkeitsdatum angegeben ist, ist sie innerhalb von 30 Tagen ab dem Rechnungsdatum zahlbar. Bankverbindung, E-Mail-Adresse und Telefonnummer müssen nicht auf der Rechnung stehen. Es hat sich jedoch bewährt, sie dennoch anzugeben.

Elektronische Rechnungsstellung

In Deutschland wird derzeit die E-Rechnungspflicht eingeführt.

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen mit Sitz in Deutschland im inländischen Firmenkundengeschäft elektronische Rechnungen empfangen können. In Deutschland gelten als elektronische Rechnungen solche, die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß EN 16931 oder wie von Aussteller und Empfänger vereinbart ausgestellt werden, sofern die gemäß EN 16931 erforderlichen Informationen korrekt und vollständig daraus extrahiert werden können oder die Rechnung mit dieser Norm kompatibel ist. Zu den in Deutschland besonders verbreiteten E-Rechnungsformaten, die mit der Norm EN 16931 kompatibel sind, gehören ZUGFeRD und XRechnung.

In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmen in Deutschland Rechnungen in einem von drei Formaten ausstellen:

• Papierformat
  
• Strukturiertes elektronisches Format, das der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist
  
• Andere elektronische Formate, darunter vor allem Grafikformate wie JPG, PDF oder TIFF sowie strukturierte Datenformate, die nicht der Norm EN 16931 entsprechen oder nicht mit ihr kompatibel sind Die Verwendung dieser alternativen Formate setzt jedoch die Einwilligung des Empfängers voraus.
  

Ab 2027 müssen Unternehmen mit mindestens 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Sie können anstelle der EN 16931 aber weiterhin EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) nutzen, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 sind alle Unternehmen in Deutschland zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, um flächendeckend auf digitale Rechnungen umzustellen.

Deutschland schreibt kein bestimmtes Verfahren für die Übermittlung elektronischer Rechnungen vor, sodass die Vertragsparteien je nach Anforderungen ihre eigene Wahl treffen können. Akzeptable Übertragungsmethoden sind u. a. E-Mail, elektronische Schnittstellen, freigegebene Laufwerke und Downloadportale.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten auszustellen, nachdem sie andere Unternehmen mit Waren versorgt oder Dienstleistungen für sie erbracht haben. Es ist nützlich, die Rechnungen kurz nach der Bereitstellung der Waren auszustellen, da die USt. in der Regel zum Zeitpunkt der Lieferung fällig wird.

Wenn Unternehmen Waren oder Dienstleistungen für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land liefern bzw. bereitstellen, muss die Rechnung innerhalb von 15 Tagen nach dem Ende des Monats, in dem die Leistungen erbracht wurden, ausgestellt werden.

Wie lange muss eine Rechnung aufbewahrt werden?

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen gilt sowohl für eingehende als auch ausgehende Rechnungen.

In Deutschland müssen Papierrechnungen in der Regel aufbewahrt werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch gespeichert werden. Es ist möglich, elektronische Rechnungen in einem anderen EU-Land zu speichern, solange sie im Falle einer Steuerprüfung aufgerufen und heruntergeladen werden können. Für die Speicherung von Rechnungen in einem Nicht-EU-Land ist die Genehmigung der Steuerbehörde erforderlich.

Weitere Informationen zur Rechnungsstellung mit Stripe finden Sie in der Dokumentation. Weitere Informationen zu externen Anbietern aus dem Stripe App Store, die die elektronische Rechnungsstellung unterstützen, finden Sie hier. Um selber Rechnungen zu versenden und Zahlungen anzunehmen, wenden Sie sich an unser Vertriebsteam.

[1] Die umfassende Liste deutscher Rechnungsstellungsvorschriften finden Sie in § 14–14c UStG (Umsatzsteuergesetz).

[2] Die vollständige Liste der steuerbefreiten Dienstleistungen findet sich in § 4 Abs. 8–29 UStG.