Bonnes pratiques de facturation : Allemagne

Découvrez les bonnes pratiques pour créer des factures conformes aux exigences de reporting commercial.

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  1. Introduction
  2. Dans quelles circonstances une facture est-elle nécessaire ?
  3. Que doit contenir une facture ?
  4. Sous quel délai une facture doit-elle être émise ?
  5. Quelle est la durée de conservation des factures ?
  6. Comment Stripe peut vous aider

Une facture est un document qui détaille et enregistre une transaction entre une entreprise et son client. Les factures sont souvent utilisées pour les paiements B2B dont le volume moyen de commandes est élevé ou qui nécessitent des contrats personnalisés avec les clients. En Allemagne, comme dans le reste de l'Europe, la facturation est très courante dans le monde des affaires : la plupart des paiements B2B s'effectuent via des virements bancaires, qui sont presque toujours précédés d'une facture. Avec 33 % de transactions B2C soumises à un processus de facturation, ou Kauf auf Rechnung, les factures sont également un élément essentiel des paiements clients.

En règle générale, les factures ont deux fonctions :

  1. Elles servent de document de référence transactionnel à des fins déclaratives pour l'entreprise (p. ex. pour les impôts).
  2. Elles constituent une demande de paiement qui indique la somme due par le client et les modalités de son règlement.

Dans ce guide, vous découvrirez les bonnes pratiques pour créer des factures conformes aux exigences de reporting des entreprises. [0]

Dans quelles circonstances une facture est-elle nécessaire ?

Les règles de facturation en vigueur en Allemagne s'appliquent si la fourniture de biens ou de services est taxable dans ce pays [1].

Factures B2B

Les entreprises établies en Allemagne sont tenues d'émettre une facture dès lors qu'elles fournissent des biens ou des services à une autre entreprise. L'émission de factures pour la fourniture de certains services exonérés, notamment les transactions financières et les opérations d'assurance ou services d'enseignement, n'est pas obligatoire [2].

Bien qu'elles ne soient pas autorisées à faire figurer ni à facturer la TVA, les petites entreprises (Kleinunternehmer) sont elles aussi tenues d'émettre des factures. Y inclure la raison de l'exonération de la TVA (p. ex., en ajoutant la clause « Kein Au sweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG ») constitue alors une bonne pratique.

Factures B2C

Même si les entreprises allemandes n'ont aucune obligation générale d'émettre des factures à l'attention de clients autres que les entreprises, elles doivent le faire pour les biens vendus à des particuliers dans d'autres pays de l'UE si ceux-ci n'utilisent pas le système de guichet unique (OSS) de l'Union. Ce système de guichet unique permet aux entreprises de s'enregistrer dans l'un des États membres de l'UE pour toutes les ventes de biens et de services qu'elles réalisent auprès de particuliers dans les autres pays de l'Union.

Que doit contenir une facture ?

Champs d'informations

Généralement, pour être conforme, une facture doit contenir les informations suivantes :

  • le numéro de facture unique et séquentiel ;
  • la date d'émission de la facture (au minimum, le mois et l'année) ;
  • la date de livraison (si la facture est émise avant la livraison, la date de livraison correspond à la date de réception d'une partie ou de la totalité du paiement, à condition que ces informations relatives au paiement soient connues et que cette date ne soit pas identique à la date de facturation) ;
  • les informations relatives au marchand :
    • le nom de l'entreprise ou le nom complet de l'entrepreneur individuel ;
    • l'adresse du siège social ;
    • l'entité juridique (p. ex., GmbH, AG, KG, OHG, e.K.) ;
    • le numéro d'immatriculation au registre du commerce (Handelsregisternummer) et le greffe du tribunal de commerce (Registergericht) ;
    • le nom des dirigeants (Geschäftsführer), le nom du président du conseil d'administration (Vorsitzende des Aufsichtsrats) et le capital social détenu par ces personnes, le cas échéant ;
    • le numéro fiscal (Steuernummer) ou le numéro de TVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) du marchand (ce dernier numéro doit obligatoirement être mentionné pour les ventes B2B intracommunautaires) ;
    • le nom, l'adresse et le numéro de TVA du représentant fiscal, le cas échéant.
  • les informations relatives au client :
    • le nom et les adresses de facturation et de livraison du client ;
    • le numéro de TVA du client (pour les ventes B2B intracommunautaires) ;
  • la quantité et le type de biens et de services fournis ;
  • le montant taxable réparti en fonction des taux et des exonérations de TVA applicables, ainsi que des rabais ou remises qui réduisent le montant taxable, sauf s'ils sont déjà comptabilisés dans ce dernier ;
  • les taux de TVA (si les postes de facture sont soumis à différents taux, le taux applicable doit figurer pour chacun d'entre eux) ;
  • le montant total de la TVA à payer.
  • les raisons de l'application d'une exonération, d'un taux de TVA nul ou d'une autoliquidation de la TVA :
    • l'exonération des prestations intracommunautaires (Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung) ;
    • l'exonération des exportations (Steuerfreier Export) ;
    • l'autoliquidation de la TVA (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) ;
  • le terme « Gutschrift » (« autofacturation ») lorsqu'un client émet une facture au nom du marchand ;
  • une indication stipulant qu'un système de marge a été appliqué.

Factures simplifiées

Des « factures simplifiées » (Kleinbetragsrechnung) peuvent être émises si leur montant total (TVA incluse) n'excède pas 250 €. Une facture simplifiée doit mentionner :

  • le nom complet et l'adresse du fournisseur ;
  • la date d'émission ;
  • la quantité et le type de biens et de services fournis ;
  • le montant total facturé, y compris le montant taxable et le montant de la TVA ;
  • le taux de TVA ou la raison justifiant l'exonération.

Langue

Il n'existe pas d'obligation juridique concernant l'émission des factures en langue allemande et les clients ne peuvent exiger de factures en allemand. Néanmoins, émettre une facture dans la langue de votre client constitue une bonne pratique. Si des factures sont émises dans une langue étrangère, les autorités fiscales sont susceptibles d'en demander la traduction (p. ex., à l'occasion d'un contrôle fiscal). Les inspecteurs des impôts acceptent généralement les factures établies en anglais.

Devise

Les factures peuvent être émises dans toutes les devises. Il n'est pas nécessaire de mentionner un taux de change ni un équivalent en euros. En cas de conversion des devises, l'émetteur de la facture doit utiliser soit le taux de change interbancaire soit un taux de change mensuel publié par le ministère fédéral des Finances allemand.

Date de paiement

En Allemagne, il n'est pas obligatoire d'inclure une date de paiement sur la facture, néanmoins cela constitue une bonne pratique. Si aucune date de paiement ne figure sur la facture, le client doit la régler dans les 30 jours suivant sa date d'émission. Les factures ne doivent pas obligatoirement comporter de coordonnées bancaires, d'adresses e-mail ou de numéros de téléphone, mais faire figurer ces mentions constitue une bonne pratique.

Format des factures

Les factures peuvent être émises sous forme électronique, à condition que l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité soient garanties. La facturation électronique est soumise à l'acceptation du destinataire.

Sous quel délai une facture doit-elle être émise ?

Les entreprises doivent émettre leurs factures dans les six mois suivant la fourniture de biens ou de services à une autre entreprise. Il est utile d'émettre les factures peu de temps après la livraison, car la TVA est généralement exigible à cette date.

Lorsque les biens ou les services sont fournis à une entreprise d'un autre pays de l'UE, les factures doivent être émises dans les 15 jours suivant la fin du mois au cours duquel la livraison a été effectuée.

Quelle est la durée de conservation des factures ?

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans. Cette obligation s'applique à la fois aux factures de vente et aux factures d'achat.

En général, les factures papier doivent être stockées en Allemagne. Les factures électroniques doivent être stockées dans leur format d'origine, et peuvent l'être dans n'importe quel pays de l'UE, sous réserve qu'elles soient accessibles et téléchargeables en cas de contrôle fiscal. Il est nécessaire d'obtenir l'autorisation de l'administration fiscale pour stocker des factures dans un pays non membre de l'UE.

Comment Stripe peut vous aider

Stripe Invoicing est une plateforme de facturation internationale conçue pour accélérer vos paiements et vous faire gagner du temps. Créez et envoyez une facture hébergée par Stripe en quelques minutes depuis votre Dashboard, ou utilisez l'API Invoicing et ses fonctionnalités avancées pour automatiser l'encaissement et le rapprochement de vos paiements.

Invoicing est intégrée à la suite d'outils de paiement Stripe. Nos clients peuvent donc encaisser les paiements de leurs factures automatiquement grâce à la fonction de relance intelligente Smart Retries, aux rappels par e-mail et aux mises à jour automatiques des cartes, afin de gérer facilement leur facturation dans le monde entier.

Démarrage facile : créez, personnalisez et envoyez des factures hébergées par Stripe en quelques minutes seulement, directement depuis le Dashboard et sans avoir à rédiger une seule ligne de code. Vous pouvez également saisir « invoice.new » dans la barre d'adresse du navigateur de votre choix pour accéder directement à l'éditeur de facture.

Paiements plus rapides : la facturation en ligne proposée par Stripe offre une expérience optimisée sur mobile, tablette et ordinateur de bureau et prend en charge plus de 25 langues et 135 devises. La page de facturation hébergée affiche de manière dynamique les moyens de paiement disponibles en fonction de la localisation de votre client, pour un paiement plus rapide. Dans les faits, la plupart des factures Stripe sont payées sous trois jours.

Adaptation à tous les cas d'usage : percevez les paiements uniques ou récurrents par carte bancaire, virement bancaire, prélèvement automatique SEPA et Bacs, et autres moyens de paiement. Ajoutez directement des postes, des remises et des taux de taxe à vos factures.

Soutien de votre croissance : les API Stripe vous aident à automatiser vos flux de facturation. Utilisez les e-mails de rappel automatique et les rapports d'ancienneté pour encaisser les factures impayées et tirez parti de la fonction de relance intelligente Smart Retries pour relancer aux moments opportuns les paiements qui ont échoué.

Pour en savoir plus sur Invoicing, lisez notre documentation. Pour commencer à envoyer des factures et à accepter des paiements dès maintenant, contactez notre équipe commerciale.

[0] Informations valables au 1er juillet 2022. Consultez votre conseiller juridique pour obtenir des conseils plus spécifiques pour votre entreprise.

[1] La liste complète des règles de facturation allemandes est consultable à la page Articles 14–14c de la loi allemande sur la TVA (Umsatzsteuergesetz).

[2] La liste complète des services bénéficiant d'une exonération est consultable à la page Article 4, points 8–29, dédiée à la loi allemande sur la TVA.

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