En faktura är ett dokument som specificerar och registrerar en transaktion mellan ett företag och en kund. Fakturor används ofta vid B2B-betalningar som har ett högt genomsnittligt värde eller kräver anpassade avtal med kunder. I likhet med resten av Europa är fakturering mycket vanligt inom den tyska affärsmiljön eftersom de flesta B2B-betalningar genomförs via banköverföringar som nästan alltid initieras med en faktura. Fakturering är också vanligt förekommande vid konsumentbetalningar – 33 % av B2C-transaktionerna involverar fakturering, eller så kallad "Kauf auf Rechnung".

Fakturor har i stort sett två syften:

1. Fungera som ett transaktionsdokument för affärsrapporteringsändamål (t.ex. skatter)
   
2. Fungera som en begäran om betalning, med information om hur mycket kunden är skyldig samt betalningsvillkoren
   

I den här guiden går vi igenom de bästa metoderna för att konfigurera fakturor för att säkerställa att de uppfyller alla rapporteringskrav.

Vilka omständigheter kräver en faktura?

Tyska faktureringsregler gäller för alla varor och tjänster som är skattepliktiga i Tyskland. [1]

För B2B-fakturor

Företag baserade i Tyskland är skyldiga att utfärda fakturor för att tillhandahålla varor eller tjänster till ett annat företag. Det är inte obligatoriskt att utfärda fakturor för vissa tjänster som är skattebefriade (t.ex. finansiella transaktioner, försäkringstransaktioner och utbildningstjänster). [2]

Små företag (Kleinunternehmer) är också skyldiga att utfärda fakturor, även om de inte får visa eller ta ut moms. Det är bra att ange skälet till varför man inte tar ut moms (t.ex. genom att lägga till klausulen "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG").

För B2C-fakturor

Även om det inte finns någon allmän skyldighet att utfärda fakturor till icke-företagskunder måste tyska företag utfärda fakturor för försäljning av varor till privatpersoner i andra EU-länder om de inte använder EU:s One Stop Shop-system (OSS). EU:s OSS-system gör det möjligt för företag att registrera sig i ett EU-land för all försäljning av varor och tjänster inom EU till privatpersoner i andra EU-länder.

Vad en faktura behöver innehålla

Informationsfält

I allmänhet måste en faktura innehålla följande information för att följa gällande regler:

• Ett unikt och sekventiellt fakturanummer
  
• Datum då fakturan utfärdades (minst månad och år)
  
• Datum för leveransen. Om fakturan utfärdas innan leveransen har utförts, är leveransdagen den dag då betalningen helt eller delvis har mottagits, förutsatt att dessa betalningsuppgifter är kända och inte identiska med fakturadatumet
  
• Information om säljaren:
  
  • Företagets namn eller en enskild näringsidkares fullständiga namn
    
  • Företagets registrerade adress
    
  • Juridisk person (t.ex. GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Handelsregisternummer ("Handelsregisternummer") och registerdomstol ("Registergericht")
    
  • Namn på verkställande direktörer ("Geschäftsführer"), namn på tillsynsnämndens ordförande ("Vorsitzende des Aufsichtsrats") och aktiekapital som innehas av dessa personer, i förekommande fall
    
  • Säljarens skatteregistreringsnummer ("Steuernummer") eller momsregistreringsnummer ("Umsatzsteuer-Identifikationsnummer”). För EU-intern B2B-försäljning är momsregistreringsnumret obligatoriskt
    
  • Namn, adress och momsregistreringsnummer för skatteombud, om tillämpligt
    
• Information om köparen:
  
  • Köparens namn, fakturerings- och leveransadress
    
  • Kundens momsregistreringsnummer (för B2B-försäljning inom EU)
    
• Mängden och typen av levererade varor och tjänster
  
• Beskattningsunderlaget, uppdelat enligt tillämpliga momssatser och undantag, samt eventuella rabatter eller avdrag som sänker beskattningsunderlaget, såvida dessa rabatter inte redan har räknats in i beskattningsunderlaget
  
• Momssatser. Om olika momssatser tillämpas för fakturaradposter måste motsvarande sats anges på varje rad
  
• Det totala momsbeloppet som ska betalas
  
• Skäl för att tillämpa undantag, ingen moms eller omvänd skattskyldighet:
  
  • Undantag från skatteplikt för unionsinterna leveranser ("Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung")
    
  • Exportbefrielse ("Steuerfreier Export")
    
  • Omvänd skattskyldighet ("Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers")
    
• När en kund utfärdar en faktura i säljarens namn ska fakturan innehålla ordet "Gutschrift" ("självfaktureringsfaktura").
  
• En indikation på att ett vinstmarginalsystem har tillämpats
  

Förenklade fakturor

Förenklade fakturor ("Kleinbetragsrechnung") kan utfärdas om det totala beloppet (inklusive moms) inte överstiger 250 euro. En förenklad faktura ska innehålla följande uppgifter:

• Leverantörens fullständiga namn och adress
  
• Datum för utfärdande
  
• Mängden och typen av levererade varor och tjänster
  
• Det totala fakturabeloppet, inklusive skattepliktigt belopp och momsbelopp
  
• Momssatsen eller undantagsskäl
  

Språk

Det finns ingen rättslig skyldighet att utfärda fakturor på tyska och kunder kan inte kräva fakturor på tyska. Det är dock bästa praxis att utfärda fakturor på kundens språk. Om fakturor utfärdas på ett främmande språk kan skattemyndigheten begära en översättning (t.ex. när de utför en skatterevision). Revisorer tar i allmänhet emot fakturor på engelska.

Valuta

Fakturor kan utfärdas i vilken valuta som helst. Det är inte nödvändigt att ange en växelkurs eller motsvarande belopp i euro. Vid valutaomräkning ska fakturautställaren använda antingen den faktiska bankkursen eller en månatlig växelkurs som publiceras av det tyska finansministeriet.

Förfallodatum för betalning

I Tyskland är det inte obligatoriskt att ange ett förfallodatum på fakturan. Det är dock en bra idé att göra det. Om inget förfallodatum anges på fakturan måste kunden betala inom 30 dagar från fakturadatumet. Fakturor behöver inte innehålla bankkontouppgifter, e-postadresser eller telefonnummer, men det är en bra idé att inkludera dessa uppgifter.

Elektronisk fakturering

Tyskland håller för närvarande på att införa obligatorisk e-fakturering.

Från och med 1 januari 2025 måste företag som är etablerade i Tyskland kunna ta emot elektroniska fakturor när de utför B2B-transaktioner inom Tyskland. I Tyskland definieras en elektronisk faktura som en faktura som utfärdats i ett strukturerat elektroniskt format som överensstämmer med EN 16931 eller i ett format som utfärdaren och mottagaren kommit överens om, förutsatt att det möjliggör ett korrekt och fullständigt utdrag av den information som krävs i enlighet med EN 16931 eller är kompatibelt med detta. De mest använda elektroniska fakturaformaten i Tyskland som är kompatibla med standarden EN 16931 inkluderar ZUGFeRD och XRechnung.

Under 2025 och 2026 kommer företag i Tyskland att tillåtas utfärda fakturor i ett av tre format:

• Pappersformat.
  
• Strukturerat elektroniskt format som överensstämmer med eller är kompatibelt med standarden EN 16931.
  
• Alternativa elektroniska format, som främst inkluderar grafiska format som JPG, PDF eller TIFF, samt strukturerade dataformat som inte uppfyller standarden EN 16931 eller inte är kompatibla med den. Användningen av dessa alternativa format är dock föremål för mottagarens samtycke.
  

Från och med 2027 är företag vars årsomsättning under föregående år överstiger 800 000 euro skyldiga att utfärda elektroniska fakturor. Dessa företag kan fortfarande använda EDI-system (Electronic Data Interchange) i stället för att helt följa EN 16931-standarderna, förutsatt att mottagaren samtycker. Från och med 2028 måste alla företag i Tyskland utfärda elektroniska fakturor, vilket innebär en fullständig övergång till digital fakturering i hela landet.

Tyskland föreskriver inte någon särskild metod för överföring av e-fakturor, vilket gör det möjligt för avtalsparterna att välja den metod som bäst passar deras behov. Godkända överföringsmetoder inkluderar e-post, elektroniska gränssnitt, delade enheter och nedladdningsportaler.

When an invoice needs to be issued (timeline)

Businesses are required to issue invoices within six months of supplying goods or services to another business. It is useful to issue invoices shortly after the supply takes place, as VAT generally becomes due at the time of the supply.

When companies supply goods or services to a business in another EU country, invoices must be issued within 15 days of the end of the month in which the supply was made.

How long an invoice should be retained

Invoices must be retained for 10 years. The obligation to retain invoices applies to both sales and purchase invoices.

Paper invoices generally must be stored in Germany. Electronic invoices must be stored electronically, and it is possible to store electronic invoices in another EU country as long as they can be accessed and downloaded in the case of a tax audit. It is necessary to obtain approval from the tax administration to store invoices in a non-EU country.

Mer information om Stripe Invoicing finns i vår dokumentation. Mer information om tredjepartsleverantörer i vår Stripe App Store som stöder e-fakturering finns i den här guiden. Kontakta vårt säljteam för att börja skicka fakturor och ta emot betalningar direkt.

[1] En fullständig förteckning över tyska faktureringsregler finns i artiklarna 14–14c i den tyska mervärdesskattelagen (Umsatzsteuergesetz).

[2] Den fullständiga förteckningen över tjänster som är skattebefriade finns i artikel 4.8–4.29 i den tyska skattelagen.