Uma fatura é um documento que discrimina e registra uma transação entre uma empresa e um cliente. As faturas são frequentemente usadas em pagamentos B2B com altos valores médios de pedidos ou que exijam contratos personalizados com os clientes. Assim como no resto da Europa, o faturamento é muito comum em empresas, já que a maioria dos pagamentos B2B é feita por transferências bancárias, quase sempre iniciadas com uma fatura. O faturamento também é predominante em pagamentos de consumidores. 33% das transações B2C envolvem faturamento, ou Kauf auf Rechnung.

No geral, as faturas têm duas finalidades:

1. Atuar como um documento de registro transacional para fins de relatórios comerciais (por exemplo, impostos)
   
2. Atuar como uma solicitação de pagamento, detalhando quanto o cliente deve e as condições de pagamento
   

Neste guia, abordaremos as práticas recomendadas para configurar suas faturas e garantir que atendam aos requisitos de relatórios comerciais.

Quais circunstâncias exigem uma fatura?

As regras alemãs de faturamento serão aplicáveis se os bens ou serviços forem tributáveis na Alemanha. [1]

Para faturas B2B

Empresas estabelecidas na Alemanha são obrigadas a emitir faturas para fornecer produtos ou serviços a outra empresa. Não é obrigatório emitir faturas para a prestação de determinados serviços isentos (por exemplo, transações financeiras e de seguros ou serviços educacionais). [2]

As pequenas empresas (Kleinunternehmer) também são obrigadas a emitir faturas, embora não seja permitido exibir ou cobrar IVA. É uma boa prática mencionar a razão para não cobrar IVA (por exemplo, acrescentando a cláusula "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG").

Para faturas B2C

Embora não exista uma obrigação geral de emitir faturas a clientes não corporativos, as empresas alemãs terão que emitir faturas relativas a vendas de bens a pessoas físicas de outros países da UE se não estiverem usando o esquema de Balcão Único(OSS) da União. O esquema OSS da União permite que empresas se registrem em um estado-membro da UE para todas as vendas intra-UE de bens e serviços para pessoas físicas em outros países da UE.

O que uma fatura precisa ter

Campos de informação

Geralmente, para estar em conformidade, uma fatura deve conter as seguintes informações:

• O número de fatura único e sequencial
  
• A data em que a fatura foi emitida (no mínimo, o mês e o ano)
  
• A data de fornecimento; se a fatura for emitida antes da realização do fornecimento, a data do fornecimento é quando o pagamento é total ou parcialmente recebido, desde que essa data de pagamento seja conhecida e não idêntica à data da fatura
  
• Informações do vendedor:
  
  • Nome da empresa ou nome completo de um empresário individual
    
  • Endereço da sede social
    
  • Pessoa jurídica (por exemplo, GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Número de registo comercial (Handelsregisternummer) e tribunal de registo (Registergericht)
    
  • Nomes dos diretores executivos (Geschäftsführer), nome do presidente do conselho fiscal (Vorsitzende des Aufsichtsrats) e capital social desses indivíduos, se aplicável
    
  • Número fiscal (Steuernummer) ou número de identificação IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) do vendedor; para vendas B2B dentro da UE, o número de identificação do IVA é obrigatório
    
  • Nome, endereço e número de identificação IVA do representante fiscal, se aplicável
    
• Informações do comprador:
  
  • Nome e endereço de faturamento e de entrega do comprador
    
  • Número de identificação IVA do cliente (para vendas B2B intra-UE)
    
• A quantidade e o tipo dos bens e serviços fornecidos
  
• O valor tributável, dividido de acordo com as alíquotas de IVA aplicáveis ​​e isenções, bem como quaisquer descontos ou abatimentos que reduzam o valor tributável, a menos que esses descontos ou abatimentos já estejam contabilizados no valor tributável
  
• Alíquotas de IVA. Se os itens de linha da fatura estiverem sujeitos a taxas de IVA diferentes, a taxa correspondente deverá ser mostrada em cada linha
  
• O montante total do IVA a pagar
  
• Razões para aplicar uma isenção, alíquota zero de IVA ou cobrança reversa:
  
  • Isenção de suprimento intracomunitário (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • Isenção de exportação (steuerfreier Export)
    
  • Cobrança reversa (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• Quando um cliente emite uma fatura em nome do vendedor, ela deve incluir a palavra "Gutschrift" ("fatura de autofaturamento").
  
• Indicação de que foi aplicado um esquema de margens de lucro
  

Faturas simplificadas

As "faturas simplificadas" (Kleinbetragsrechnung) poderão ser emitidas se o valor total (incluindo IVA) não exceder € 250. Uma fatura simplificada deve mencionar:

• O nome completo e o endereço do fornecedor
  
• A data de emissão
  
• A quantidade e o tipo dos bens e serviços fornecidos
  
• O valor total da fatura, incluindo o valor tributável e o valor do IVA
  
• A alíquota do IVA ou o motivo da aplicação de uma isenção
  

Idioma

Não há obrigação legal de emitir faturas no idioma alemão e os clientes não podem exigir faturas em alemão. No entanto, a prática recomendada é emitir faturas no idioma do cliente. Se as faturas forem emitidas em um idioma estrangeiro, as autoridades fiscais poderão solicitar uma tradução (por exemplo, quando realizam uma auditoria fiscal). Os auditores geralmente aceitam faturas em inglês.

Moeda

As faturas podem ser emitidas em qualquer moeda. Não é necessário mencionar uma taxa de câmbio ou um equivalente em euros. Para conversões de moeda, o emissor da fatura deve usar a taxa bancária real ou uma taxa de câmbio mensal publicada pelo Ministério Federal das Finanças alemão.

Prazo para pagamento

Na Alemanha, não é obrigatório incluir uma data de vencimento de pagamento na fatura. No entanto, é recomendável. Se nenhuma data de vencimento for mostrada na fatura, o cliente deverá pagar dentro de 30 dias da data de emissão da fatura. As faturas não precisam mencionar dados de conta bancária, endereços de e-mail ou números de telefone, mas é recomendável inclui esses detalhes.

Faturamento eletrônico

A Alemanha está atualmente implementando a obrigatoriedade de faturamento eletrônico.

A partir de 1º de janeiro de 2025, empresas estabelecidas na Alemanha deverão estar aptas a receber faturas eletrônicas quando realizarem transações B2B nacionais. A Alemanha define uma fatura eletrônica como aquela emitida em um formato eletrônico estruturado em conformidade com a EN 16931 ou em um formato acordado entre o emissor e o destinatário, desde que permita a extração correta e completa das informações exigidas em conformidade com a EN 16931 ou seja interoperável com ela. Os formatos de fatura eletrônica mais utilizados na Alemanha compatíveis com a norma EN 16931 são ZUGFeRD e XRechnung.

Em 2025 e 2026, as empresas na Alemanha poderão emitir faturas em um dos três formatos:

• Em papel.
  
• Formato eletrônico estruturado que atende ou é interoperável com a norma EN 16931.
  
• Formatos eletrônicos alternativos, que incluem principalmente formatos gráficos como JPG, PDF ou TIFF, bem como formatos de dados estruturados que não atendem à norma EN 16931 ou não são interoperáveis com ela. No entanto, a utilização destes formatos alternativos está sujeita ao consentimento do destinatário.
  

A partir de 2027, as empresas com um volume de negócios anual maior que 800 mil euros no ano anterior terão que emitir faturas eletrônicas. Essas empresas ainda podem usar sistemas de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) em vez de aderir totalmente às normas EN 16931, desde que o destinatário concorde. A partir de 2028, todas as empresas na Alemanha precisarão emitir faturas eletrônicas, marcando uma transição completa para o faturamento digital em todo o país.

A Alemanha não exige um método específico para a transmissão de faturas eletrônicas, permitindo que as partes contratantes escolham o método que melhor se adapte às suas necessidades. Os métodos de transmissão aceitáveis incluem e-mail, interfaces eletrônicas, unidades compartilhadas e portais de download.

When an invoice needs to be issued (timeline)

Businesses are required to issue invoices within six months of supplying goods or services to another business. It is useful to issue invoices shortly after the supply takes place, as VAT generally becomes due at the time of the supply.

When companies supply goods or services to a business in another EU country, invoices must be issued within 15 days of the end of the month in which the supply was made.

How long an invoice should be retained

Invoices must be retained for 10 years. The obligation to retain invoices applies to both sales and purchase invoices.

Paper invoices generally must be stored in Germany. Electronic invoices must be stored electronically, and it is possible to store electronic invoices in another EU country as long as they can be accessed and downloaded in the case of a tax audit. It is necessary to obtain approval from the tax administration to store invoices in a non-EU country.

Para obter mais informações sobre o Stripe Invoicing, leia nossa documentação. Para obter mais informações sobre fornecedores terceirizados na nossa Stripe App Store que aceitam faturamento eletrônico, acesse este guia. Para começar a enviar faturas e aceitar pagamentos imediatamente, entre em contato com nossa equipe de vendas.

[1] A lista completa das regras alemãs de faturamento pode ser consultada nos artigos 14–14c da lei alemã relativa ao IVA (Umsatzsteuergesetz).

[2] A lista completa dos serviços isentos pode ser consultada no artigo 4, pontos 8-29 da legislação fiscal alemã.