Une facture est un document qui détaille et enregistre une transaction entre une entreprise et son client. Les factures sont fréquemment utilisées dans les paiements B2B lorsque le volume moyen des commandes est élevé ou lorsque des contrats personnalisés avec les clients sont nécessaires. Comme dans le reste de l'Europe, la facturation est très courante en entreprise, car la plupart des paiements B2B sont effectués par des virements bancaires presque toujours initiés par une facture. La facturation est également prédominante pour les paiements des consommateurs : 33 % des transactions B2C donnent lieu une facturation, ou Kauf auf Rechnung.

En règle générale, les factures ont deux objectifs :

1. Elles constituent un document transactionnel officiel utile pour les déclarations (p. ex., taxes)
   
2. Elles font office de demande de paiement, en détaillant le montant dû par le client et les conditions de paiement.
   

Dans ce guide, nous aborderons les bonnes pratiques pour configurer vos factures afin de vous assurer qu'elles répondent aux exigences de déclaration de votre entreprise.

Dans quelles circonstances une facture est-elle nécessaire ?

Les règles allemandes en matière de facturation s'appliquent si la livraison de biens ou de services est taxable en Allemagne. [1]

Pour les factures B2B

Les entreprises établies en Allemagne sont tenues d'émettre des factures pour la fourniture de biens ou de services à une autre entreprise. Il n'est pas obligatoire d'émettre des factures pour la fourniture de certains services exonérés (par exemple, les transactions financières et d'assurance ou les services éducatifs). [2]

Les petites entreprises (Kleinunternehmer) sont également tenues d'émettre des factures, bien qu'elles ne soient pas autorisées à afficher ou à facturer la TVA. Il est recommandé de mentionner la raison pour laquelle la TVA n'est pas facturée (par exemple, en ajoutant la clause « Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG »).

Pour les factures B2C

Bien qu'il n'existe pas d'obligation générale d'émettre des factures à des clients non professionnels, les entreprises allemandes doivent émettre des factures pour la vente de biens à des particuliers dans d'autres pays de l'UE si elles n'utilisent pas le guichet unique (régime UE). Le guichet unique de l'UE permet aux entreprises de s'enregistrer dans un seul État membre pour toutes les ventes de biens et de services à des particuliers situés dans d'autres pays de l'UE.

Ce qu'une facture doit contenir

Champs d'information

En règle générale, une facture doit contenir les informations suivantes pour être conforme :

• Le numéro de facture unique et séquentiel
  
• La date d'émission de la facture (au minimum, le mois et l'année)
  
• La date de fourniture ; si la facture est émise avant la fourniture, la date de fourniture correspond à la date de réception totale ou partielle du paiement, à condition que celle-ci soit connue et différente de la date de la facture
  
• Informations sur le marchand :
  
  • Nom de l'entreprise ou nom complet de l'entrepreneur individuel
    
  • Adresse du siège social
    
  • Entité juridique (p. ex. GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Numéro du registre du commerce (Handelsregisternummer) et du tribunal d'enregistrement (Registergericht)
    
  • Nom des administrateurs exécutifs (Geschäftsführer), nom du président du conseil de surveillance (Vorsitzende des Aufsichtsrats) et, le cas échéant, capital social détenu par ces personnes
    
  • Numéro fiscal (Steuernummer) ou numéro d'identification à la TVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) du vendeur ; pour les ventes B2B intra-UE, le numéro d'identification à la TVA est obligatoire
    
  • Nom, adresse et numéro d'identification à la TVA du représentant fiscal, le cas échéant
    
• Informations sur l'acheteur :
  
  • Nom et adresse de facturation et de livraison de l'acheteur
    
  • Numéro d'identification à la TVA du client (pour les ventes B2B intra-UE)
    
• La quantité et le type de biens et services fournis
  
• Base taxable, ventilée selon les taux et exonérations de TVA applicables ainsi que les éventuelles remises ou ristournes qui diminuent la base taxable, sauf si ces remises ou ristournes sont déjà comptabilisées dans la base taxable
  
• Taux de TVA ; si les postes de facture sont soumis à des taux de TVA différents, le taux correspondant doit être indiqué sur chaque ligne
  
• Montant total de la TVA à payer
  
• Motifs de l'application d'une exonération, d'un taux de TVA nul ou d'une autoliquidation de la TVA :
  
  • Exonération de prestation intracommunautaire (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • Exonération d'exportation (steuerfreier Export)
    
  • Autoliquidation de la TVA (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• Lorsqu'un client émet une facture au nom du vendeur, celle-ci doit comporter la mention « Gutschrift » (« auto-facturation »).
  
• Indication qu'un système de marge a été appliqué
  

Factures simplifiées

Des « factures simplifiées » (Kleinbetragsrechnung) peuvent être émises si le montant total (TVA comprise) n'excède pas 250 €. Une facture simplifiée doit mentionner :

• Le nom complet et l'adresse du fournisseur
  
• La date d'émission
  
• La quantité et le type de biens et services fournis
  
• Le montant total de la facture, y compris le montant taxable et le montant de la TVA
  
• Le taux de TVA ou le motif de l'application d'une exonération
  

Langue

Il n'y a pas d'obligation légale d'émettre des factures en allemand et les clients ne peuvent pas exiger des factures en allemand. Cependant, il est recommandé d'émettre des factures dans la langue de votre client. Si les factures sont émises dans une langue étrangère, l'administration fiscale peut demander une traduction (par exemple, lorsqu'elle effectue un contrôle fiscal). Les auditeurs acceptent généralement les factures en anglais.

Devise

Les factures peuvent être émises dans n'importe quelle devise. Il n'est pas nécessaire de mentionner un taux de change ou un équivalent en euros. Pour les conversions de devises, l'émetteur de la facture doit utiliser soit le taux bancaire réel, soit un taux de change mensuel publié par le ministère fédéral allemand des Finances.

Date d'échéance du paiement

En Allemagne, il n'est pas obligatoire d'indiquer une date d'échéance de paiement sur la facture. Cependant, cela représente une bonne pratique. Si aucune date d'échéance n'est indiquée sur la facture, le client doit payer dans les 30 jours suivant la date d'émission de la facture. Les factures ne doivent pas nécessairement mentionner les coordonnées bancaires, les adresses e-mail ou les numéros de téléphone, mais il est recommandé d'inclure ces informations.

Facturation électronique

L'Allemagne met actuellement en œuvre la facturation électronique obligatoire.

À partir du 1er janvier 2025, les entreprises établies en Allemagne devront être en mesure de recevoir des factures électroniques lorsqu'elles effectuent des transactions B2B nationales. L'Allemagne définit une facture électronique comme une facture émise dans un format électronique structuré conforme à la norme EN 16931 ou dans un format convenu entre l'émetteur et le destinataire, à condition qu'elle permette l'extraction correcte et complète des informations requises conformément à la norme EN 16931 ou qu'elle soit interopérable avec celle-ci. Les formats de factures électroniques les plus utilisés en Allemagne et compatibles avec la norme EN 16931 sont ZUGFeRD et XRechnung.

En 2025 et 2026, les entreprises allemandes pourront émettre des factures dans l'un des trois formats suivants :

• Format papier.
  
• Format électronique structuré conforme ou interopérable avec la norme EN 16931.
  
• Autre format électronique (principalement les formats graphiques tels que JPG, PDF ou TIFF, ainsi que les formats de données structurées qui ne répondent pas à la norme EN 16931 ou qui ne sont pas interopérables avec celle-ci). Toutefois, l'utilisation de ces autres formats est soumise au consentement du destinataire.
  

À partir de 2027, les entreprises ayant un chiffre d'affaires annuel supérieur à 800 000 € l'année précédente devront émettre des factures électroniques. Ces entreprises pourront toujours utiliser des systèmes d'échange de données informatisé (EDI, Electronic Data Interchange) au lieu d'adhérer pleinement aux normes EN 16931, à condition que le destinataire donne son accord. À partir de 2028, toutes les entreprises allemandes seront tenues d'émettre des factures électroniques, marquant ainsi une transition complète vers la facturation numérique à l'échelle nationale.

L'Allemagne n'impose pas de méthode spécifique de transmission des factures électroniques, ce qui permet aux parties contractantes de choisir la méthode qui convient le mieux à leurs besoins. Les méthodes de transmission acceptables comprennent l'e-mail, les interfaces électroniques, les lecteurs partagés et les portails de téléchargement.

Sous quel délai une facture doit-elle être émise ?

Les entreprises doivent émettre leurs factures dans les six mois suivant la fourniture de biens ou de services à une autre entreprise. Il est utile d'émettre les factures peu de temps après la livraison, car la TVA est généralement exigible à cette date.

Lorsque les biens ou les services sont fournis à une entreprise d'un autre pays de l'UE, les factures doivent être émises dans les 15 jours suivant la fin du mois au cours duquel la livraison a été effectuée.

Quelle est la durée de conservation des factures ?

Les factures doivent être conservées pendant 10 ans. Cette obligation s'applique à la fois aux factures de vente et aux factures d'achat.

En général, les factures papier doivent être stockées en Allemagne. Les factures électroniques doivent être stockées dans leur format d'origine, et peuvent l'être dans n'importe quel pays de l'UE, sous réserve qu'elles soient accessibles et téléchargeables en cas de contrôle fiscal. Il est nécessaire d'obtenir l'autorisation de l'administration fiscale pour stocker des factures dans un pays non membre de l'UE.

Pour plus d'informations sur Stripe Invoicing, veuillez consulter notre documentation. Pour plus d'informations sur les fournisseurs tiers de notre boutique d'applications Stripe qui prennent en charge la facturation électronique, consultez ce guide. Pour commencer à envoyer des factures et à accepter des paiements immédiatement, contactez notre équipe commerciale.

[1] Vous trouverez la liste complète des règles allemandes en matière de facturation dans les articles 14 à 14c de la loi allemande sur la TVA (Umsatzsteuergesetz).

[2] La liste complète des services exonérés figure à l'article 4, paragraphes 8 à 29, de la loi fiscale allemande.