Una factura es un documento que detalla y registra una transacción entre una empresa y un cliente. Las facturas se usan con frecuencia en pagos B2B que tienen valores de volumen promedio de pedidos altos o que requieren contratos personalizados con los clientes. Al igual que en el resto de Europa, la facturación es muy común en un entorno empresarial, ya que la mayoría de los pagos B2B se realizan mediante transferencias bancarias que casi siempre se inician con una factura. La facturación también es frecuente en los pagos de los consumidores: el 33 % de las transacciones B2C conllevan facturación, o Kauf auf Rechnung.

A grandes rasgos, las facturas tienen dos propósitos:

1. Actuar como un documento de registro transaccional para elaborar informes comerciales (por ejemplo, los impuestos).
   
2. Actuar como una solicitud de pago, en la que se detalla cuánto debe el cliente y las condiciones de pago.
   

En esta guía, abordaremos las prácticas recomendadas para configurar tus facturas a fin de garantizar que cumplan con los requisitos de elaboración de informes empresariales.

En qué circunstancias hace falta una factura

Las normas alemanas de facturación se aplican si la entrega de bienes o la prestación de servicios está sujeta a impuestos en Alemania. [1]

Para facturas B2B

Las empresas establecidas en Alemania están obligadas a emitir facturas por el suministro de bienes o la prestación de servicios a otra empresa. No es obligatorio emitir facturas por la prestación de determinados servicios exentos (por ejemplo, transacciones financieras y de seguros o servicios educativos). [2]

Las pequeñas empresas (Kleinunternehmer) también están obligadas a emitir facturas, aunque no están autorizadas a mostrar ni cobrar el IVA. Es una buena práctica mencionar el motivo por el que no se cobra el IVA (por ejemplo, se puede agregar la cláusula "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG").

Para facturas B2C

Aunque no existe una obligación general de emitir facturas a clientes no comerciales, las empresas alemanas deben emitir facturas por la venta de bienes a particulares en otros países de la UE si no se utiliza el sistema de ventanilla única (OSS) de la Unión. El régimen OSS de la Unión permite a las empresas registrarse en un estado miembro de la UE para todas las ventas dentro de la comunidad de bienes y servicios a particulares en otros países de la UE.

Qué debe contener una factura

Campos de información

Por lo general, una factura debe contener la siguiente información para cumplir con la normativa:

• El número único y secuencial de factura.
  
• La fecha de emisión de la factura (como mínimo, el mes y el año).
  
• La fecha de suministro. Si la factura se emite antes de que se realice el suministro, la fecha de suministro es el momento en que se recibe el pago total o parcial, siempre que esta fecha de pago sea conocida y no idéntica a la fecha de la factura
  
• Información del vendedor:
  
  • nombre de la empresa o el nombre completo de un empresario particular;
    
  • dirección de la oficina registrada;
    
  • entidad jurídica (p. ej., GmbH, AG, KG, OHG, e.K.);
    
  • número de registro comercial (Handelsregisternummer) y tribunal de registro (Registergericht);
    
  • nombres de los directores ejecutivos (Geschäftsführer), nombre del presidente del consejo de supervisión (Vorsitzende des Aufsichtsrats) y capital social de esas personas, si corresponde;
    
  • número de identificación fiscal (Steuernummer) o número de identificación del IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) del vendedor; para las ventas B2B dentro de la UE, el número de identificación del IVA es obligatorio;
    
  • nombre, dirección y número de identificación fiscal del representante fiscal, si corresponde.
    
• Información del comprador:
  
  • nombre y dirección de facturación y envío del comprador;
    
  • número de identificación del IVA del cliente (para ventas B2B dentro de la UE);
    
• La cantidad y el tipo de bienes suministrados y servicios prestados.
  
• La base imponible, dividida en función de los tipos y exenciones de IVA aplicables, así como cualquier descuento o bonificación que reduzca la base imponible, salvo que ya estén contabilizados en la base imponible.
  
• Tasas del IVA; si las partidas de factura están sujetas a diferentes tipos de IVA, debe mostrarse el tipo correspondiente en cada línea.
  
• El importe total del IVA a pagar.
  
• Motivos para aplicar una exención, tasa cero de IVA o inversión del sujeto pasivo:
  
  • exención por el suministro dentro de la comunidad (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung);
    
  • exención por exportación (steuerfreier Export);
    
  • inversión del sujeto pasivo (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers).
    
• Cuando un cliente emite una factura a nombre del vendedor, la factura debe incluir la palabra "Gutschrift" («factura de autofacturación»).
  
• Una indicación de que se ha aplicado un esquema de margen.
  

Facturas simplificadas

Se pueden emitir «facturas simplificadas» (Kleinbetragsrechnung) si el importe total (IVA incluido) no supera los € 250. Una factura simplificada debe mencionar lo siguiente:

• El nombre completo y la dirección del proveedor
  
• La fecha de emisión
  
• La cantidad y el tipo de bienes suministrados y servicios prestados
  
• El importe total de la factura, incluido el importe imponible y el importe del IVA
  
• El tipo de IVA o el motivo por el que se aplica una exención
  

Idioma

No existe ninguna obligación legal de emitir facturas en alemán y los clientes no pueden exigir facturas en alemán. Sin embargo, es una práctica recomendada emitir facturas en el idioma de tu cliente. Si las facturas se emiten en un idioma extranjero, las autoridades fiscales pueden solicitar una traducción (por ejemplo, cuando realizan una auditoría fiscal). Por lo general, los auditores aceptan facturas en inglés.

Moneda

Las facturas se pueden emitir en cualquier moneda. No es necesario mencionar una tasa de cambio ni su equivalencia en euros. Para las conversiones de monedas, el emisor de la factura debe utilizar la tasa de cambio bancaria real o una tasa de cambio mensual publicada por el Ministerio Federal de Hacienda de Alemania.

Fecha de vencimiento del pago

En Alemania, no es obligatorio incluir una fecha de vencimiento de pago en la factura; sin embargo, es una buena práctica hacerlo. Si en la factura no aparece ninguna fecha de vencimiento, el cliente debe pagar en el transcurso de 30 días a partir de la fecha de emisión de la factura. No es necesario que las facturas mencionen datos de cuentas bancarias, direcciones de correo electrónico o números de teléfono, pero es una buena práctica incluir esos datos.

Facturación electrónica

En la actualidad, Alemania está aplicando la obligatoriedad de la facturación electrónica.

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas establecidas en Alemania deberán poder recibir facturas electrónicas cuando realicen transacciones B2B nacionales. Alemania define una factura electrónica como aquella emitida en un formato electrónico estructurado que cumple con la norma EN 16931 o en un formato acordado por el emisor y el destinatario, siempre que permita la extracción correcta y completa de la información requerida de acuerdo con la norma EN 16931 o sea interoperable con ella. Los formatos de factura electrónica más utilizados en Alemania que son compatibles con la norma EN 16931 son ZUGFeRD y XRechnung.

En 2025 y 2026, las empresas de Alemania podrán emitir facturas en uno de estos tres formatos:

• Formato en papel.
  
• Formato electrónico estructurado que cumpla o sea interoperable con la norma EN 16931.
  
• Formatos electrónicos alternativos, que incluyen principalmente formatos gráficos como JPG, PDF o TIFF, así como formatos de datos estructurados que no cumplen con la norma EN 16931 o no son interoperables con ella. Sin embargo, el uso de estos formatos alternativos está sujeto al consentimiento del destinatario.
  

A partir de 2027, las empresas con una facturación anual superior a € 800,000 en el año anterior estarán obligadas a emitir facturas electrónicas. Estas empresas pueden seguir utilizando sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) en lugar plenamente con las normas EN 16931 por completo, siempre que el destinatario esté de acuerdo. A partir de 2028, todas las empresas de Alemania estarán obligadas a emitir facturas electrónicas, lo que supondrá una transición completa a la facturación digital en todo el país.

Alemania no exige un método específico para la transmisión de facturas electrónicas, lo que permite a las partes contratantes elegir el método que mejor se adapte a sus necesidades. Los métodos de transmisión aceptables incluyen el correo electrónico, las interfaces electrónicas, las unidades compartidas y los portales de descarga.

Cuándo hay que emitir las facturas (cronograma)

Las empresas tienen la obligación de emitir facturas en un plazo de seis meses tras haber suministrado bienes o prestado servicios a otra empresa. Es conveniente emitir las facturas poco después de haberse producido el suministro o la prestación, ya que, en general, el IVA vence en el momento del suministro o la prestación.

Si las empresas suministran bienes o prestan servicios a una empresa de otro país de la UE, las facturas se deben emitir en un plazo de 15 días tras finalizar el mes en el que se han suministrado o prestado.

Durante cuánto tiempo se deben conservar las facturas

Las facturas deben conservarse durante diez años. La obligación de conservar las facturas se aplica a las de ventas y compras.

En general, las facturas en papel deben almacenarse en Alemania. Las facturas electrónicas deben almacenarse electrónicamente y puede hacerse en otro país de la UE siempre que se pueda acceder a ellas y se puedan descargar en caso de haber una auditoría fiscal. La administración fiscal debe aprobar que se almacenen las facturas en un país de fuera de la UE.

Para obtener más información sobre Stripe Invoicing, lee nuestra documentación. Para obtener más información sobre los proveedores externos que admiten la facturación electrónica en nuestra tienda de aplicaciones Stripe, visita esta guía. Para empezar a enviar facturas y aceptar pagos de inmediato, ponte en contacto con nuestro equipo de ventas.

[1] La lista completa de normas de facturación alemanas se puede encontrar en los Artículos 14-14c de la Ley del IVA de Alemania.

[2] La lista completa de servicios exentos puede encontrarse en el Artículo 4, puntos 8-29, de la ley tributaria alemana.